Capita

Übersicht

Capita ist ein Beratungs-, Digital Service- und Softwareunternehmen, das in Großbritannien, Europa, Indien und Südafrika tätig ist. Mit über 61.000 Mitarbeitern in mehr als 260 verschiedenen Unternehmen und sechs verschiedenen Abteilungen bietet Capita innovative Lösungen und vereinfacht die Verbindungen zwischen Unternehmen und Kunden. Vor allem für britische Behörden bekannt als Outsourcer, erweitert das Unternehmen sein Dienstleistungsangebot – sowohl intern als auch durch Akquisitionen.

Eine schlankere und skalierbarere Einkaufslösung schaffen

Bei Capita gibt es zwei Zahlungsmethoden für geringwertige IT-Peripherieausgaben – entweder verwaltet das Beschaffungsteam die Kaufanfragen aller sechs Abteilungen und ihrer zahlreichen Unternehmen, oder die lokalen Teams können ohne Beteiligung des Beschaffungsteams bei vorab vereinbarten Lieferanten einkaufen. In der Vergangenheit bedeutete dies, dass das Unternehmen mit Last-Minute-Anfragen für Einkäufe von geringem Wert konfrontiert wurde und sich schwer tat, einen Bestand zu ermitteln, mit dem alle Bereiche einverstanden waren. Jede Anfrage musste vor dem Kauf genehmigt werden, was das Unternehmen geschätzte 85€ pro Bestellung kostete und durchschnittlich 17 Tage von der Bestellung bis zum Erhalt des Produkts dauerte.

Ein Anstoß zur Beschleunigung der Nutzung digitaler Plattformen

Die COVID-19-Pandemie stellte Capita vor unvorhergesehene Herausforderungen, um den Einkauf im Namen seiner Kunden und internen Beteiligten fortzusetzen. Sie gab auch den Anstoß, die Nutzung digitaler Plattformen wie B2B-Marktplätze zu beschleunigen, um die Zeit für Beschaffungsprozesse zu verkürzen, die preisliche Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten und die Einhaltung von Finanzvorschriften sicherzustellen. Die Pandemie verstärkte auch die Notwendigkeit zentralisierter Zahlungsmethoden sowie die Beseitigung von Auftragsgenehmigungen.

Da es sich um ein großes Unternehmen mit mehreren Standorten handelt, musste die Lösung sowohl für Kunden als auch für interne Beteiligte skalierbar sein und auch die finanziellen Compliance-Prozesse erfüllen. Als Chief Procurement Officer von Capita erklärt Shahzad Saleem: „Als CPO möchte ich digitale Plattformen nutzen, die unsere Kunden besser bedienen und gleichzeitig die Kostenwettbewerbsfähigkeit erhalten.“

Während der Pandemie, als die Nachfrage und die Preise für Artikel wie PSA und IT-Vorräte anstiegen, benötigte Capita eine Lösung, die es dem Unternehmen ermöglichte, das zu beschaffen, was benötigt wurde, und gleichzeitig die Einhaltung der Kosten- und Einkaufsprozessvorschriften aufrechtzuerhalten.

Über die Pandemie hinaus zielte die Beschaffungsstrategie von Capita im Jahr 2020 darauf ab, den vom Team bereitgestellten Wert zu steigern. Um dies zu erreichen, war es unerlässlich, transaktionale Einkäufe mit geringem Wert als Teil der täglichen Arbeit zu entfernen, damit sich die leitenden Kategoriemanager auf strategische Beziehungen zu den wichtigsten Lieferanten, Ausschreibungen für neue Lieferanten und Erneuerungsmöglichkeiten konzentrieren können. Dies wiederum führte zu zusätzlichen Einsparungen im Jahr 2020, aber noch wichtiger war es, dass eine Strategie für die Lieferung im Jahr 2021 festgelegt werden konnte.

Profitieren von erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen

Capita hat Amazon Business im September 2020 eingeführt und zunächst dem Kerneinkaufsteam vorgestellt, das im Namen der 45.000 britischen Mitarbeiter einkauft. Durch die Einführung einer neuen einfachen Strategie, die digitale Beschaffung sowie die Nutzung von P-Cards umfasst, konnte das Unternehmen bessere Ergebnisse für seine Kunden und internen Beteiligten liefern. Wie Shahzad Saleem sagt: „Der Einkauf über Amazon Business hat es meinem Kategorieteam ermöglicht, sich auf die strategischen Prioritäten innerhalb der Beschaffungsfunktion zu konzentrieren, anstatt sich mit Ausgaben mit geringem Wert zu beschäftigen.“

Durch die Einführung von Amazon Business für Tail-Spend-IT-Peripheriegeräte profitierte Capita von erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen innerhalb der ersten sechs Monate:

• Senkung der Beschaffungsprozesskosten um mehr als 260.000 € durch Beseitigung der Notwendigkeit einer manuellen Auftragsverarbeitung
• Einsparungen von 32% bei 12.800 Headsets im Vergleich zum Vertriebsnetz – eine Einsparung von rund 127.000 €.
• Reduzierung der Einkaufszeit um 82% – von durchschnittlich 17 Tagen auf nur 3 Tage

Ein Beispiel dafür, wie dies den Kunden zugutekam, war kurz vor Weihnachten, als der UK Fire & Rescue Service seine Fitnessgeräte an 17 britischen Standorten aufrüsten wollte. Die Anfrage ging am 20. Dezember ein, und trotz einer Reihe von Einschränkungen bei Lieferungen an klassifizierte Behördenstandorte wurde am 21. Dezember eine Einigung mit dem UK Fire & Rescue Team erzielt, wobei alle Einkäufe noch am selben Tag erfolgten. Diese wurden innerhalb von zwei Arbeitstagen durch Business Prime geliefert und waren am 24. Dezember gebrauchsfertig vor Ort. Capita erhielt fantastisches Feedback nicht nur vom UK Fire & Rescue Service, sondern auch von den internen Betriebsteams, die erklärten, wie einfach der gesamte Prozess war.

Im Jahr 2021 hat Capita zwei wichtige Prioritäten gesetzt, um die Vorteile von Amazon Business zu steigern, seine Prozesse zu rationalisieren und Kosten- und Zeiteinsparungen weiter zu optimieren: 1) Aktivierung von Single-Sign-On-Funktionen (SSO), um die Einführung für alle Mitarbeiter und Teams zu ermöglichen, und 2) Erweiterung der Kategorieeinführung von IT-Equipment auf alle Tail-Spend-Posten. Durch die Einführung von SSO im Unternehmen werden Einkäufe dezentralisiert, während gleichzeitig finanzielle Kontrollen und Vorgaben automatisiert und nachvollziehbar eingebettet werden können.

Und das Feedback aller Benutzer spricht für sich selbst, wie Suraj Naik, Procurement Operations Director, sagt: „Das Feedback sowohl vom Betriebsteam als auch von den internen Kunden war sehr positiv – so einfach zu bedienen und zu verstehen.“

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