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Warum Beschaffung Chefsache werden muss
Das Thema „Beschaffung“ hat sich in der deutschen Wirtschaft in den vergangenen Jahren zu einem strategischen Motor für Innovation, Widerstandsfähigkeit und Nachhaltigkeit entwickelt. Die Herausforderungen werden immer anspruchsvoller – von der Personalbeschaffung bis zur Nutzung der optimalen Technologie.
Das Thema Beschaffung wurde in Unternehmen lange als eine wichtige, jedoch eher taktische Geschäftsfunktion angesehen. In den vergangenen Jahren entwickelte sich Beschaffung allerdings zu einem wichtigen Katalysator für Innovation, Resilienz und Wachstum. Die Komplexität globaler Lieferketten mit betrieblicher Effizienz und Nachhaltigkeit in Einklang zu bringen, hat in der deutschen Wirtschaft nach wie vor hohe Priorität. Die Verwendung umweltfreundlicher Materialien und Produktionsprozesse, die Senkung von Treibhausgasen und die Einhaltung ethischer Standards – auch bei den Zulieferern – sind wesentliche Elemente einer nachhaltigen Beschaffung. Gerade die wachsende Bedeutung des sozial verantwortlichen Einkaufs (Socially Responsible Purchasing) drängt die Unternehmen, noch mehr Verantwortung bei der Förderung nachhaltiger und vielfältiger Lieferketten zu übernehmen.
Das aktuelle Amazon Bericht zum Stand der Beschaffung 2025 unter fast 3.500 Führungskräften im Bereich „Beschaffung und Geschäftsführung“ weltweit zeigt, dass Herausforderungen wie Steuerung von Effizienz, Kosten und Lieferantenbeziehungen weiterhin eine große Rolle spielen. Zugleich wird Beschaffung zu einem wichtigen Schlüssel, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, in einem immer komplexeren und dynamischeren Umfeld erfolgreich zu sein. So geht mehr als die Hälfte der Befragten (59 Prozent) davon aus, dass ihr Beschaffungsbudget 2025 steigen wird. Angesichts vieler geopolitisch bedingter Unterbrechungen in der Lieferkette, des ständigen Drangs nach reibungsloseren Prozessen und des raschen technologischen Wandels stellt die Beschaffung für viele Führungskräfte (47 Prozent) durchaus eine betriebliche Herausforderung dar.
Die richtige Datenintegration ist entscheidend
Höchste Priorität hat für 64 Prozent der befragten Entscheider in den nächsten zwei Jahren die Gewinnung besserer Erkenntnisse durch Datenanalyse und künstliche Intelligenz (KI) – von fundierten Entscheidungen profitiert der Einkauf. Die zunehmende Bedeutung und Sichtbarkeit von KI-gestützten Erfahrungen und Datenanalyseverfahren verdeutlicht den Wandel des Themas Beschaffung zu einer wertschöpfenden Rolle bei der Stärkung von Wachstum und der Widerstandsfähigkeit.
Die digitale Transformation revolutioniere die Beschaffung und verspreche Kunden mehr Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen, sagt Spoonemore. Um die Lieferketten von heute effektiv verwalten zu können, benötigen Unternehmen Transparenz über alle Lieferanten hinweg – mit Hilfe der richtigen Datenintegration.
„Durch die gezielte Einrichtung und Konfiguration unseres Unternehmenskontos gehen wir davon aus, rund 80 Prozent der bisherigen Prozesskosten einzusparen”
— Daniel Ralf, Leiter der Buchhaltung bei Dein Dental
Zeit- und Kostenersparnisse durch optimale Business Software
Die uvex group in Fürth in Bayern produziert und verkauft Premium-Schutzprodukte für Arbeit, Sport und Freizeit – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. Um die Beschaffungsprozesse (E-Procurement und Tail Spend) zu optimieren und damit den teils hohen manuellen Aufwand bei Bestell- und Rechnungsbearbeitung überflüssig zu machen, übernahm die uvex group eine Reihe von Lösungen und Funktionen von Amazon Business.
„Wir konnten dadurch Geld und Zeit sparen und die freiwerdenden Ressourcen auf wertschöpfende Aktivitäten im Unternehmen umlenken“, erklärt Thomas Auer, Senior Procurement Consultant bei der uvex group. Allein im ersten Kalenderjahr sparte das Unternehmen 40.000 Euro an „unkontrollierten Ausgaben“.
Auch der Beschaffungsprozess von „Dein Dental“, ein Netzwerk zahnmedizinischer Versorgungszentren mit Sitz in Deutschland, ist stark dezentralisiert. Um die Finanzbuchhaltung effizienter zu machen, ging das Unternehmen eine Partnerschaft mit Amazon Business ein.
Die Umstrukturierung der Finanzprozesse dazu bei, die Kosten zu senken, die Effizienz der Finanzabläufe zu steigern und gleichzeitig die Ausgabenkontrolle zu verbessern. Bisher erforderte das dezentralisierte Beschaffungssystem mehrere Genehmigungsprozesse für jede Bestellung, was den Aufwand für die Buchhaltung und Zahlungsabstimmung erhöhte. „Durch die gezielte Einrichtung und Konfiguration unseres Unternehmenskontos gehen wir davon aus, rund 80 Prozent der bisherigen Prozesskosten einzusparen”, erklärt Daniel Ralf, Leiter der Buchhaltung bei „Dein Dental“.
Qualifizierte Fachkräfte für Beschaffung unumgänglich
Solche Erfolge zeigen, wie wichtig es sein kann, das Thema Beschaffung in den wichtigsten Entscheidungsforen, in denen die Unternehmensstrategie diskutiert wird, einzubeziehen. Laut der Amazon Studie sind jedoch bisher nur 46 Prozent der Entscheidungsträger der Meinung, das Thema Beschaffung tatsächlich auch zur Chefsache zu machen. Tatsächlich sollen also viele Unternehmen daran arbeiten, die Abstimmung zwischen Beschaffung und Geschäftsstrategie zu verbessern.
Ein Problem scheint auch die fehlende Akzeptanz der Beschaffungsteams innerhalb eines Unternehmens zu sein. Der Amazon-Studie zufolge haben die Befragten sehr stark das Gefühl, dass ihre Arbeit und ihr strategischer Einfluss auf die Geschäftsentwicklung eines Unternehmens nicht anerkannt werden. Das Fehlen von Kennzahlen, die ihre Bemühungen darstellen könnten, beschert der Beschaffungsabteilung in manchen Unternehmen den fatalen Ruf, nicht wichtig zu sein.
Dabei ist es gerade erfolgsentscheidend, dass Betriebe angesichts neuer Technologien und der erhöhten Pflege von Netzwerken und Partnerschaften qualifizierte und motivierte Fachkräfte gewinnen, die strategische Wachstumsinitiativen in ihrem Arbeitsbereichen vorantreiben können. Viele Unternehmen haben das erkannt. Und so ist es keine Überraschung, dass die Bindung und Entwicklung bestehender (Spitzen-)Talente für 66 Prozent der Führungskräfte in den nächsten zwei Jahren sehr wichtig ist.
Ob Lieferantensuche, Zielgruppen- und Produktanalyse oder Cashflow-Optimierung – digitale Transformation und KI-gestützte Datenanalysen sind für die Beschaffungsteams immer wichtiger. In den nächsten Jahren werden Einkaufs- und Serviceprozesse verstärkt in der Business-Software eines jeden Unternehmens integriert sein. Und so wird deutlich werden, dass die Beschaffung nicht allein eine funktionale Aufgabe ist, sondern eine entscheidende Rolle für den gesamten Unternehmenserfolg spielt.
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