Vision Multi Academy Trust

Überblick

Vision Multi Academy Trust ist ein Zusammenschluss mehrerer Schulen mit dem Ziel, Kinder und Jugendliche zu fördern, sie in ihrer Entwicklung zu stärken und ihnen zu helfen, ihr volles Potenzial zu entfalten. Die Organisation betreut über 1.200 Schülerinnen und Schüler im Großraum Manchester und setzt sich dafür ein, ihnen nicht nur eine hochwertige Bildung zu bieten, sondern auch Erfahrungen zu ermöglichen, die ihnen im Alltag sonst vielleicht verwehrt blieben. Eine wichtige Grundlage dafür ist der Zugang zu den nötigen Materialien und Hilfsmitteln, die ihre Bildung bereichern und sie bestmöglich unterstützen.

"Wir sind bestrebt, Chancengleichheit für unsere Kinder zu gewährleisten – und sicherzustellen, dass sie unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem Hintergrund Zugang zu wirklich guten Initiativen, Bildung und Ausrüstung haben“, sagt Darren Cosgrove, Chief Finance Officer von Vision Multi Academy Trust.

Während die Organisation stets auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bei der Beschaffung von Materialien für ihre Schüler und Lehrkräfte achtet, erzielt ihr kleines, aber leistungsstarkes Finanzteam erhebliche Effizienzsteigerungen, indem es sein Amazon Business-Konto optimal nutzt. Dies hilft ihnen, Zeit für die Erledigung der zahlreichen anderen Aufgaben auf ihren To-do-Listen freizusetzen. Ein Tool, das dem Trust hilft, seine Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, ist die Funktion Kauf auf Rechnung, welches berechtigten Amazon Business-Kunden Zugang zu Zahlungszielen, konsolidierten Rechnungen und mehr bietet.

Verbesserung der Effizienz durch automatisierte Genehmigungsprozesse

Im Jahr 2020 führte der Trust Kauf auf Rechnung bei Amazon Business ein, schöpfte aber dessen volles Potenzial noch nicht aus, da die Einrichtung nicht optimal auf die spezifischen Beschaffungsbedürfnisse der Organisation zugeschnitten war. Es gab verschiedene Konten innerhalb der Organisation, was die Verfolgung und Verwaltung der Ausgaben erschwerte. In Zusammenarbeit mit seinem Kundenberater und dem Kundensupport optimierten Cosgrove und sein Team die Einrichtung von Kauf auf Rechnung, indem sie ihre Konten zentralisierten, Genehmigungs-Workflows einrichteten, bevorzugte Lieferanten identifizierten, zuvor manuelle Prozesse automatisierten und konsolidierte Rechnungen nutzten.

Einrichtung von Genehmigungs-Workflows

Bei der Verwendung von Kreditkarten mussten die Einkäufer des Trusts einen langwierigen und manuellen Genehmigungsprozess durchlaufen, was sich auf die Geschwindigkeit auswirkte, mit der die Lehrer ihre Materialien erhielten. „Wenn man mit Lehrern zusammenarbeitet, wollen diese ihre Artikel in der Regel schon gestern haben", bemerkt Cosgrove. Mit ihrer Amazon Business Prime-Mitgliedschaft haben ihre Lehrer jedoch Zugriff auf die Kontofunktionen, die sie für eine Bestellung und die anschließende Genehmigung benötigen. Diese geht direkt an die zuständige Person, die sie schnell genehmigen kann. Durch die Digitalisierung des Genehmigungsprozesses konnte das Team die Positionsdetails in sein Finanzsystem übernehmen, was den Verwaltungsangestellten Zeit bei der Abstimmung von Einkäufen spart.

Implementierung der konsolidierten Rechnungsstellung

Wie viele Bildungseinrichtungen tätigt der Trust viele Einkäufe mit hohem Volumen und geringem Wert, wie z. B. Stifte und Schreibwaren. Diese Güter sind zwar wichtig für Mitarbeiter und Schüler, verursachten aber auch viele einzelne Kreditkartentransaktionen und Papierkram, die für die Verwaltungsangestellten bei der Abstimmung von Einkäufen und der Zahlungsabwicklung nicht nachhaltig waren.

Nach der Einführung der konsolidierten Rechnungsstellung erhält der Vision Multi Academy Trust nun monatlich nur noch eine Rechnung von Amazon Business. Die Funktion der konsolidierten Rechnungsstellung ermöglicht es ihnen, den Zeitpunkt des Rechnungserhalts selbst zu bestimmen, indem sie die Rechnungen je nach den Bedürfnissen und Präferenzen ihrer Organisation in unterschiedlichen Rechnungsintervallen zusammenfassen.

"Wenn Sie eine Packung Stifte oder Schreibwaren für € 4,00 kaufen und eine einzige Rechnung pro Monat erhalten, anstatt jedes Mal, wenn Sie einen solchen Kauf tätigen (was Hunderte Male vorkommen kann), eine Rechnung zu erhalten, sparen Sie wirklich Zeit. Und das ist etwas, das ich sehr schätze."

Transparenz nutzen, um bevorzugte Lieferanten zu identifizieren

Neben der Effizienzsteigerung, die für die Organisation und Cosgrove von großer Bedeutung ist, spielt auch die Einhaltung von Richtlinien (Compliance) eine zentrale Rolle in der gesamten Beschaffungsstrategie. Ob es um das Erreichen von Netto-Null- und Nachhaltigkeitszielen oder die Auswahl geeigneter Lieferanten geht – der Trust setzt darauf, seine Einkäufer dabei zu unterstützen, bewusste Entscheidungen zu treffen.
Mithilfe von Amazon Business Analytics hat Cosgrove die nötige Transparenz gewonnen, um die Ausgaben der Organisation besser zu analysieren und klare Präferenzen festzulegen. So können Einkäufer gezielt Lieferanten auswählen, die den Nachhaltigkeits- und Compliance-Zielen des Trusts entsprechen.

Da der Trust durch die Einführung von Funktionen wie dem Kauf auf Rechnung weiterhin Effizienzgewinne erzielt, nimmt Cosgrove nun gezielt mögliche Einsparungen bei höherpreisigen Artikeln durch Großeinkäufe in den Blick.

"Wir haben Tablets für unsere Schülerinnen und Schüler eingeführt. Der nächste Schritt ist, jedes Kind mit einem passenden Eingabestift auszustatten“, erklärt Cosgrove. „Uns interessiert, wie wir durch Sammelbestellungen bei solchen Produkten sowohl Zeit als auch Kosten sparen können.“

Mit neuen Zielen vor Augen und spürbaren Verbesserungen im Einkaufsprozess blickt der Trust zuversichtlich darauf, was durch die Partnerschaft mit Amazon Business noch erreicht werden kann.

"Es geht nicht nur um das Endergebnis oder reine Kosteneinsparungen“, betont Cosgrove. „Vielmehr geht es um das Gesamtpaket der ganzheitlichen Einkaufserfahrung mit Amazon Business – einschließlich des Mehrwerts, den wir durch Zeitersparnis, gesteigerte Effizienz und mehr Nachhaltigkeit erzielen.“