Was ist elektronische Beschaffung?

In den letzten Jahren haben sich das Arbeiten und der Alltag drastisch verändert. Für die Deutschen ist der Alltag mit digitalen Möglichkeiten immer wichtiger geworden. Die Bedeutung und die Relevanz des Online-Shoppings hat sich nicht nur im privaten Bereich verändert, sondern auch im beruflichen Kontext.

Kein Wunder, dass die Popularität der elektronischen und digitalen Einkäufe (E-Procurement) als Alternative zur traditionellen Beschaffung in den letzten Jahren stark zugenommen hat.

Aber wie beginnt man mit dem E-Procurement und wie unterscheidet sich dessen Einsatz in den verschiedenen Sektoren? Gibt es empfehlenswerte Tools, die den Beschaffungsprozess erleichtern? Wir liefern Ihnen die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Elektronische Beschaffung bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen Produkte und Services von anderen Unternehmen über das Internet erwerben. Es handelt sich um eine Weiterentwicklung der herkömmlichen Beschaffung, die seit jeher auf manuellen und papierbasierten Verfahren beruht, um Unternehmen mit Lieferanten zu verbinden, die Waren und Services für ihren Betrieb anbieten. 

Unternehmen können die elektronische Beschaffung nutzen, um mühsame, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und gleichzeitig die Präzision der Betriebsabläufe zu gewährleisten. Damit können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Kosten einsparen und die Datensicherheit verbessern – und das alles in einer einzigen, benutzerfreundlichen Lösung. 

Wie funktioniert die elektronische Beschaffung? 

Herkömmliche Beschaffungsmethoden basieren auf papierbasierten Arbeitsabläufen zur Auftragsverwaltung und zum Erwerb von Waren oder Services. Allerdings können diese Methoden häufig nicht mit der Dynamik der Branchen Schritt halten und unterstützen Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit ausweiten möchten, nur unzureichend. 

Mit moderner Technologie für die elektronische Beschaffung können jedoch Unternehmen jeder Größe im gesamten Beschaffungsprozess von betrieblicher Effizienz, Risikominderung und weiteren Vorteilen profitieren. So geht’s:

Auswahl der Lieferanten

E-Sourcing – bei der Einkäufer eine Liste potenzieller Lieferanten zusammenstellen und eingrenzen – ist der erste Schritt im Prozess der elektronischen Beschaffung. Während dieser Phase stellt die elektronische Beschaffung eine Herausforderung für den herkömmlichen schriftlichen Überprüfungsprozess dar. 

Eine digitale Lösung unterstützt Beteiligte dabei, potenzielle Anbieter zu identifizieren und zu bewerten, sodass sie nur Angebote von den am besten geeigneten Optionen einholen. Sie können auch problemlos eine digitale Auktion oder E-Auktion durchführen, bei der Lieferanten und Käufer um die besten Angebote für Services und Materialien bieten. Ein effizienterer Prozess führt dazu, dass Käufer schneller zu Vertragsverhandlungen gelangen. 

Vertragsverhandlungen

Nachdem die Unternehmen ihre engere Auswahl an potenziellen Anbietern abgeschlossen haben, akzeptieren sie deren Angebote – ein Schritt, den viele Unternehmen als elektronische Ausschreibung bezeichnen. 

Eine elektronische Beschaffungslösung erfasst die gesamte Kommunikation und Dokumentation zwischen Einkäufern und Lieferanten. Außerdem werden alle Anbieter nebeneinander aufgeführt, sodass ihre Angebote und Vertragsbedingungen direkt miteinander verglichen werden können.

Da Werkzeuge der elektronischen Beschaffung Unternehmen vollständige Transparenz beim Vergleich von Lieferanten bieten, können die Unternehmen das Angebot eines Anbieters nutzen, um mit einem anderen Lieferanten einen günstigeren Vertrag zu verhandeln. Verhandlungen werden fortgesetzt, bis sich beide Parteien über Vertragsbedingungen, Preise und Zahlungsbedingungen einig sind. 

Erwerb von Waren oder Services

Der nächste Schritt im Workflow der elektronischen Beschaffung ist die elektronische Bestellung. In dieser Phase erwirbt das Unternehmen Waren oder Services aus dem Online-Katalog des Lieferanten. 

Die Automatisierung der elektronischen Beschaffung ist in dieser Etappe von Vorteil, da sie Engpässe durch manuelle Genehmigungen beseitigt. Über einen elektronischen Datenaustausch automatisieren Unternehmen die Genehmigung von Bestellanforderungen, senden Bestellungen an Lieferanten und gleichen Lieferantenrechnungen mit Bestellungen ab. Das Ergebnis sind effiziente Workflows mit minimalem Fehlerrisiko. 

Lieferantenmanagement

Schließlich müssen Unternehmen die Vertragseinhaltung ihrer Lieferanten überwachen und das mit der Zusammenarbeit verbundene Risiko kontinuierlich bewerten. Manuelle Lieferantenprüfungen sind jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere wenn ein Unternehmen mehrere Lieferantenverträge koordinieren muss. 

Dank der elektronischen Beschaffung können Unternehmen diese Lieferantenüberprüfungen automatisch und sorgfältig durchführen. Einkäufer können beurteilen, ob die Zusammenarbeit mit den aktuellen Lieferanten weiterhin im besten Interesse ihres Unternehmens liegt. Ein umfassendes Lieferantenmanagement ermöglicht ihnen, fundierte Erkenntnisse zu gewinnen und somit agil und wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Welche Vorteile bietet die elektronische Beschaffung?

Unternehmen, die Workflows für die elektronische Beschaffung effektiv implementieren, können diese zur Steigerung ihres Unternehmenswachstums nutzen und profitieren von weiteren Vorteilen für ihren gesamten Betrieb:

Erhöhte Effizienz

Die elektronische Beschaffung beschleunigt die internen Abläufe eines Unternehmens durch digitale Workflows und Automatisierungen. Diese verbesserte Effizienz und Genauigkeit spart Unternehmen wertvolle Zeit und Energie und verschafft ihnen mehr Betriebskapital, das sie in andere Bereiche des Unternehmens reinvestieren können.

Verbesserte Transparenz im Einkauf 

Mit der elektronischen Beschaffung erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Einkaufsdaten. Anhand dieser Kennzahlen können sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren – beispielsweise durch die Konsolidierung ähnlicher Bestellungen aus verschiedenen Teams innerhalb des Unternehmens – und so jeden ausgegebenen Euro optimal nutzen.

Engere Beziehungen zu Lieferanten

Lösungen im Bereich der elektronischen Beschaffung spielen eine grundlegende Rolle dabei, Unternehmen beim Aufbau solider Lieferantenbeziehungen zu unterstützen. Schnelle, zuverlässige Prozesse stärken das Vertrauen der Lieferanten in ein Unternehmen, während stabile Lieferantenbeziehungen Risiken reduzieren und die Voraussetzungen für profitablere Verträge schaffen. 

Die Herausforderungen der elektronischen Beschaffung 

Obwohl die elektronische Beschaffung erhebliche Vorteile bietet, kann die Einführung eines neuen elektronischen Beschaffungsprozesses besondere Herausforderungen mit sich bringen, die Unternehmen berücksichtigen sollten, bevor sie eine endgültige Entscheidung treffen: 

Technologieabhängigkeit

Bei der elektronischen Beschaffung handelt es sich um eine technologiebasierte Lösung. Wenn die Technologie versagt, kann dies zu Problemen mit Prozessen und der Sorgfaltspflicht führen. Um das Risiko zu minimieren, sollten Sie bei der Investition in eine elektronische Beschaffungslösung ein Produkt wählen, das weltweit für seine Stabilität und Sicherheit bekannt ist.

Möglichkeit von Engpässen

Ausfallsichere Werkzeuge der elektronischen Beschaffung bieten zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten, die große Datenmengen generieren. Der Versuch, all diese Informationen zu analysieren und zu verstehen, kann den Genehmigungs- und Verifizierungsprozess eines Unternehmens überfordern. Infolgedessen kann sich der gesamte Prozess verlangsamen, was zu Zeit- und Kostenverschwendung führt. 

Komplexität und Integration

Die Implementierung neuer Geschäftsabläufe für die elektronische Beschaffung erfordert Zeit und Geduld. Darüber hinaus sind nicht alle Systeme miteinander kompatibel. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die sich in eine Vielzahl von Beschaffungswerkzeugen integrieren lässt.

Für wen ist die elektronische Beschaffung geeignet? 

Unternehmen aller Größen und Branchen können von den Vorteilen der Einführung der elektronischen Beschaffung profitieren, die größten Vorteile bieten sich jedoch für folgende Branchen:

Gesundheitswesen und gemeinnützige Organisationen

Laut der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung stellt das Gesundheitswesen den größten Bereich aller öffentlichen Beschaffungsausgaben dar. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Gesundheits- und gemeinnützige Organisationen über Beschaffungsprozesse verfügen, die ihren Anforderungen gerecht werden.

Elektronische Beschaffung unterstützt Führungskräfte im Gesundheitswesen und in gemeinnützigen Organisationen dabei, die Beschaffung zu beschleunigen, auf mehr Lieferoptionen zuzugreifen, die Transparenz zu verbessern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Gleichzeitig werden die strengen Branchenvorschriften eingehalten.

In den letzten Jahren ist der Beschaffungsprozess durch die Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice noch komplexer geworden – Administratoren benötigen nun auch außerhalb des Büros Zugriff auf Beschaffungslösungen. Die elektronische Beschaffung unterstützt dies, indem sie Führungskräften im Gesundheitswesen und in gemeinnützigen Organisationen ermöglicht, die Beschaffung von jedem Ort aus effizient zu koordinieren.

Dies sind einige der wichtigsten Beschaffungsprioritäten für Unternehmen im Gesundheitswesen und gemeinnützige Organisationen:

• Vereinfachung der Lieferantensuche und -verwaltung zur Förderung langfristiger Beziehungen
• Ausbau der Netzwerksysteme zur Risikominderung bei Unterbrechungen der Lieferkette
• Verbesserung der betrieblichen Arbeitsabläufe für mehr Effizienz bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Ausgabenkontrolle
• Wirkungsvolle, datenbasierte Entscheidungen treffen, die den Einkauf und die Budgetierung steuern und so die finanzielle Tragfähigkeit steigern

Behörden

Viele Behörden müssen sich im Beschaffungswesen mit komplexen Vorschriften auseinandersetzen. Die US-Regierung beschleunigt beispielsweise ihren Beschaffungsprozess mithilfe einer „Drei-Angebote-und-ein-Kauf“-Regel: Die Abteilungen treffen eine Kaufentscheidung, nachdem sie drei Angebote von potenziellen Lieferanten geprüft haben. 

Um diesen Prozess zu optimieren, ermöglicht die elektronische Beschaffung den Einkäufern, potenzielle Angebote einzusehen, zu vergleichen und nach Zertifizierungsstatus zu filtern. Auf diese Weise können Behörden jeder Größe eine größere Auswahl an Lieferanten finden, Kosten einsparen und gleichzeitig die Vorschriften einhalten.

Dies sind die vier wichtigsten Beschaffungsprioritäten für Behörden:

• Erhöhung der Einkaufstransparenz, Durchführung steuerbefreiter Einkäufe und Verwaltung von Berechtigungen ohne unnötige Hürden
• Vergleich von Angeboten, um Produkte nebeneinander zu prüfen und fundierte, kosteneffiziente Entscheidungen zu treffen 
• Unterstützung lokaler Unternehmen durch einfaches Auffinden und Kaufen ihrer Waren oder Services über eine intuitive Lösung
• Diversifizierung der Lieferanten zur Unterstützung einer Risikomanagementstrategie und zum Aufbau von Ausfallsicherheit gegenüber Unterbrechungen der Lieferkette

Fertigung und Industrie

Unternehmen in der Fertigungs- und Industriebranche stehen häufig vor regulatorischen Herausforderungen und Engpässen in der Lieferkette. Unabhängig davon, ob sie Rohstoffe oder Maschinen erwerben, müssen Einkäufer ihre Ausgaben optimieren, um ihre Gewinnspanne zu sichern. In der Regel ist es finanziell vorteilhafter, in großen Mengen zu bestellen, daher benötigen Unternehmen Lieferanten, die dies ermöglichen. 

Durch die Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse können Fertigungs- und Industrieunternehmen die Kundennachfrage erfüllen, potenzielle Lieferunterbrechungen vermeiden und den Umsatz steigern, um ihr verfügbares Kapital zu erhöhen. 

Hier sind einige der wichtigsten Beschaffungsprioritäten für Fertigungs- und Industrieunternehmen:

• Durch umfassende Einkaufs- und Leistungsdaten mit dem sich wandelnden Verbraucherverhalten Schritt halten, um wettbewerbsfähig und innovativ zu bleiben 
• Änderungen an globalen und nationalen Vorschriften für Lieferketten verfolgen und datengestützte Entscheidungen zur Risikosteuerung treffen
• Aufbau starker Lieferantenbeziehungen, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und Möglichkeiten für günstigere zukünftige Verträge zu schaffen
• Mehr Transparenz im Einkauf, um Großaufträge zu Vorzugspreisen aufzugeben, ohne Lagerkosten zu verursachen

Bildung (Grundschule bis Gymnasium und Hochschule) 

Elektronische Beschaffung im Bildungswesen ermöglicht erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Einkäufer im Bildungswesen profitieren von einer besseren Übersicht über ihre Einkäufe, wodurch sie Kosten kontrollieren und ihr Budget einhalten können. 

Automatisierte Beschaffungsprozesse ermöglichen es Lehrkräften, Mitarbeitenden und Verwaltungsangestellten außerdem, die für die Ausbildung ihrer Studierenden erforderlichen Materialien zu beschaffen, ohne sich mit komplexen Beschaffungsanforderungen auseinandersetzen zu müssen.

Hier sind einige der wichtigsten Beschaffungsmöglichkeiten im Bildungswesen: 

• Schnellere Beschaffung von Material und effizientere Nutzung von Budgets durch exklusive Preise und Mengenrabatte
• Einsparung von Zeit für Verwaltungsangestellte durch Festlegung von Ausgabenlimits zur Reduzierung des Risikos von nicht genehmigten Ausgaben und durch die Implementierung von Kategorieeinschränkungen zur Einhaltung von Vorschriften
• Unterstützung von Lehrkräften und Mitarbeitenden durch benutzerfreundliche Online-Einkäufe und unkomplizierte Workflows für die Genehmigung von Bestellanforderungen
• Überblick über die Ausgaben im gesamten Unternehmen und Nutzung von Werkzeugen für die Berichterstattung in Echtzeit zur Optimierung des Cashflows
• Erreichen verantwortungsbewusster Einkaufsziele durch die strategische Beschaffung von Produkten mit Nachhaltigkeitszertifikaten und von lokalen Unternehmen

Tourismus und Gastgewerbe

Unternehmen im Tourismus und Gastgewerbe müssen ihren Gästen stets einen Schritt voraus sein, ihre Erwartungen vorausschauend erkennen und auf Branchentrends reagieren. Eine zentralisierte elektronische Beschaffungslösung stellt sicher, dass diese Unternehmen über effiziente und agile Mittel verfügen, um die Waren und Services zu erwerben, die sie für die Betreuung ihrer Kunden benötigen, und die Wünsche ihrer Gäste vorhersagen können. 

Immer mehr Kunden legen Wert auf umweltfreundliche Praktiken. Daher müssen Unternehmen berücksichtigen, wie sich ihre Geschäftstätigkeit auf die Umwelt auswirkt, und Strategien entwickeln, um ihr Geschäft nachhaltiger zu gestalten – einschließlich der Auswahl ihrer Lieferanten für die Beschaffung von Waren.

Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen für Tourismus und Gastgewerbe:

• Aufrechterhaltung von genügend Betriebskapital, um finanzielle Verluste aufgrund von wirtschaftlichen Veränderungen oder Branchenumbrüchen auszugleichen
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Einführung nachhaltigerer Unternehmensmethoden und Kontaktaufnahme mit Lieferanten, die umweltbewusste Werte vertreten
• Reduzierung unkontrollierter Ausgaben durch Analyse der Ausgabendaten und Schaffung transparenterer interner Richtlinien und Verfahren
• Einführung von Finanz- und Cybersicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Unternehmens- und Gästedaten
• Aufbau langfristiger Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten, die es Unternehmen ermöglichen, die Wünsche ihrer Gäste auf originelle und innovative Weise zu erfüllen

Gewerbebetriebe 

Bei herkömmlichen Beschaffungsmethoden ist es für gewerbliche Einkäufer schwieriger, Einkäufe anhand genauer Daten und unter Berücksichtigung aller Lieferantenoptionen zu tätigen. Darüber hinaus ist jedes gewerbliche Unternehmen, von Bekleidungsgeschäften bis hin zu Cafés, mit ganz eigenen Herausforderungen konfrontiert. Dennoch bietet die elektronische Beschaffung eine Lösung für alle. 

Angenommen, ein Restaurant muss seine Ware präzise bestellen, um Verschwendung zu vermeiden, möchte aber auch mit nachhaltigen Lieferanten zusammenarbeiten. Einkäufer benötigen einen detaillierten Einblick in ihre internen Prozesse, um ihre Bestellungen optimal zu planen, und einen detaillierten Lieferantenvergleich, um einen Lieferanten zu finden, dessen Werte mit ihren eigenen übereinstimmen. Lösungen der elektronischen Beschaffung ermöglichen es Einkäufern, wichtige datengestützte Entscheidungen zu treffen, die ihnen letztendlich helfen, ihre Kunden besser zu bedienen und den Umsatz zu steigern.

Dies sind einige der wichtigsten Beschaffungsprioritäten für Gewerbebetriebe:

• Identifizierung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung durch verbesserte Ausgabentransparenz in einer intuitiven Benutzeroberfläche
• Auffindung und Vergleich alternativer Produkte und Lieferanten zur Verbesserung des Lieferkettenmanagements und zur Risikominderung
• Erstellung einer Liste vorab geprüfter Lieferanten und Lieferoptionen für Großeinkäufe, damit Unternehmen die steigende Nachfrage bedienen und neue Kunden gewinnen können
• Wettbewerbsfähige Preise und eine umfassende Lieferantenauswahl durch Ausschreibungen und die Nutzung von Lieferantenleistungsdaten zur Aushandlung vorteilhafter Verträge

Arten von Software für die elektronische Beschaffung 

Die heutigen Beschaffungsstrategien umfassen mehr als nur Kostensenkungen. Unternehmen müssen nach neuen Möglichkeiten suchen, um effiziente Abläufe zu gewährleisten, Lieferantenbeziehungen zu stärken und wirtschaftliche Schwankungen zu bewältigen. Um dies zu erreichen, können Unternehmen entweder eine umfassende Lösung für die elektronische Beschaffung wählen oder sich für einzelne Anwendungen entscheiden.

Dies sind die gängigsten Arten von Software für die elektronische Beschaffung:

• Ausgabenverwaltung
• Online-Lieferantenausschreibung
• Verwaltung des Vertragslebenszyklus
• Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsstellung
• Lieferantenmanagement
• Lagerhaltung oder Bestandsverwaltung

Unternehmen, die sich für Einzweck-Tools für elektronische Beschaffung entscheiden, zahlen häufig zu viel für Software oder für doppelte Funktionen. Die Alternative ist Source-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Software. Diese Komplettlösung eliminiert das Risiko, zu viel für Software zu bezahlen oder unnötig komplexe Arbeitsabläufe zu schaffen.

Bewährte Methoden für die elektronische Beschaffung

Die erfolgreiche Einführung einer E-Procurement-Software hängt von der Fähigkeit eines Unternehmens ab, die folgenden bewährten Methoden umzusetzen:

• Nutzung von Automatisierung zur Optimierung von Prozessen
• Durchführung regelmäßiger Ausgabenanalysen
• Festlegen, welche Beteiligten für die einzelnen Phasen des Prozesses verantwortlich sind
• Integration der elektronischen Beschaffungslösung in bestehende Systeme
• Durchführung von Software-Audits und Anpassungen zur Sicherstellung der Genauigkeit
• Die Auswahl einer benutzerfreundlichen E-Procurement-Software für eine reibungslose Einführung
• Sicherstellung einer unternehmensweiten Transparenz des gesamten Prozesses

Bericht zum Stand der Beschaffung 2025: Ein detaillierter Einblick in die Situation der globalen Beschaffung

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung zwar weiterhin hohe Priorität im Beschaffungswesen haben, der Einkauf im Einklang mit den Unternehmenswerten jedoch zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Unternehmenskäufer bevorzugen weiterhin kanalübergreifende – und in einigen Fällen ausschließlich digitale – Interaktionen mit Lieferanten. Laut dem Bericht zum Stand der Beschaffung 2025 von Amazon Business: 

• Geben 32 Prozent der Entscheidungsträger im Beschaffungswesen an, dass Störungen oder Verzögerungen in der Lieferkette das größte Risiko für ihre Geschäftstätigkeit im Jahr 2025 darstellen
• Gaben 23 Prozent der Befragten an, dass die Reduzierung der Ausgaben der Bereich sei, den ihre Unternehmen im nächsten Jahr priorisieren sollten
• Geben 47 Prozent der Entscheidungsträger an, dass betriebliche Effizienz und Komplexität die größten Herausforderungen für ihre Beschaffungsabläufe darstellen
• Geben 17 Prozent der Führungskräfte im Beschaffungswesen an, dass Lieferanten, die keine digitale Beschaffung unterstützen können, eine häufige externe Herausforderung für den Betrieb darstellen

Integrationen mit Amazon Business erkunden 

Die Lösungen für die elektronische Beschaffung und die Partnerintegrationen von Amazon Business fördern einen optimierten Einkauf und lassen sich einfach einrichten und verwenden. Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, ihre Beschaffungssysteme mit Amazon Business zu verknüpfen – und Einkäufer sowie Beschaffungsteams werden sofort die Vorteile eines effizienteren Arbeitsablaufs erkennen. 

Hauptmerkmale des E-Procurement:

• Der gesamte Prozess des Einkaufs von Waren oder Dienstleistungen erfolgt über einen Drittanbieter.
• Es umfasst die Bedarfsermittlung, die Beschaffung von Lieferanten und die Ausschreibung.
• Ziel ist es, den Einkauf zu rationalisieren und gute Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen

Für wen ist E-Procurement gedacht?

Es gibt kein einheitliches Geschäftsprofil für die elektronische Beschaffung und kann für Unternehmen und Organisationen aller Größen relevant sein. Diese Einschätzung wird durch eine kürzlich durchgeführte Umfrage von Amazon Business untermauert, aus der hervorgeht, dass 96 % der Einkaufsteam planen, die elektronische Beschaffung auch langfristig zu nutzen.

Werfen wir einen Blick auf die elektronische Beschaffung in Behörden, im Bildungs- und im Gesundheitswesen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie sie in verschiedenen Branchen eingesetzt wird.

Wie funktioniert E-Procurement?

Die elektronische Beschaffung soll es Unternehmen erleichtern, ihre benötigten Produkte und Dienstleistungen zu organisieren. Wie bei der traditionellen Beschaffung wird ein geschlossenes E-Procurement-System aufgesetzt, das Einkäufer:innen und Lieferanten zusammenbringt. Um diese Vorteile zu nutzen, müssen sich Firmen registrieren und eines der Systeme beitreten.

E-Procurement vereinfacht Bereiche wie:

• Einkauf von Produkten
• Aushandeln von Bedingungen
• Vereinfachung der Bestellprozesse
• Nachverfolgung von Bestellungen
• Aktualisierung von Unterlagen

Welche Arten der elektronischen Beschaffung gibt es?

Der elektronische Beschaffungsprozess existiert in verschiedenen Ausführungen. Hierbei gilt es zu unterscheiden, ob direkte Verbindung zu einem oder mehreren Einkaufsteams existiert.

Funktionen der E-Procurement-Systeme

Die Hauptfunktionen des E-Procurements sind:

• Automatisierung der mit der Beschaffung verbundenen Aufgaben und Freisetzung von Ressourcen
• Verbesserung der Kommunikation durch Echtzeit-Updates und Straffung des Beschaffungszyklus
• Bereitstellung eines Systems für alle Beschaffungsaktivitäten, sodass alle Beteiligten den gleichen Überblick haben
• Zentralisierte Nachverfolgung, Berichterstattung sowie Vertragserfüllung
• Konzentrierte Verhandlungen zwischen mehreren Partnern und Interessengruppen

E-Procurement richtig einsetzen

Amazon Business hilft Ihnen dabei, den E-Procurement-Prozess zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Durch die Integration mit bestehenden Beschaffungssystemen bietet Amazon Business die Möglichkeit, die Beschaffung von einem System aus zu betreiben.

Amazon Business Punchout

Richten Sie PunchOut ein, um Ihre elektronische Beschaffung mit Amazon Business zu integrieren. Mit PunchOut können Sie:

• Einkaufserlebnisse vereinfachen
• Vorschriften und Compliance-Richtlinien besser einhalten sowie die Integration von elektronischen Rechnungen verbessern
• Ausgaben transparenter darstellen und analysieren

Vorteile von E-Procurement-Tools und -Software

Die Procurement-Tools und Softwarelösungen von Amazon Business können Ihnen dabei helfen, den Beschaffungsprozess zu optimieren. Unten entdecken Sie die Vorteile eines vereinfachten Beschaffungsprozesses.

Optimierung der Beschaffung

Kaufen Sie intelligenter und einfacher ein. Amazon Business bietet Ihnen zahlreiche Produkte und Großmengen und stellt sicher, dass getätigte Bestellungen bearbeitet werden und schnell bei Unternehmen ankommen.

• Größere Auswahl an Produkten und Angeboten: Wählen Sie zwischen mehreren Angeboten von Verkäufern im umfassendsten Online-Shop für den geschäftlichen Einkauf.
• Fügen Sie Lieferanten schnell und sicher hinzu: Ermöglichen Sie Einkäufer:innen mit Single Sign On (SSO) den Zugang zu Amazon Business.
• Vereinfachen Sie Ihre Einkaufsvorgänge: Nutzen Sie die volle Einkaufskraft von Amazon Business mit intuitiven Tools für Budgetierung, Abwicklung und Nachbestellungen.

Optimieren Sie Ihre Ausgabenübersicht

Verschaffen Sie sich mit der Ausgabenanalyse von Amazon Business einen Überblick über Ihre Kosten. Gewinnen Sie neue Einblicke, um die Effizienz zu steigern und den Cashflow besser zu verwalten.

• Erhalten Sie Einblicke ins Bestellverhalten: Analysieren Sie Einkaufsmuster und nutzen Sie Erkenntnisse für intelligentere Kaufentscheidungen.
• Skalieren Sie den Einkauf durch Compliance: Bieten Sie Ihren Kunden einen Leitfaden, damit sie sich bei ihren Einkäufen an Richtlinien und Compliance-Verpflichtungen halten.
• Verwalten Sie den Cashflow: Erleichtern Sie Ihren Cashflow mit flexiblen Zahlungsoptionen. Sie können bis zu 55 Tage zinsfrei mit einem Amazon Business-Kredit oder Kauf auf Rechnung bezahlen.

Beschleunigen Sie Ihr Wachstum

Bringen Sie Ihr Business schneller zum Wachsen, indem Sie gezielt und präzise die starken Leistungen von Amazon Business einsetzen. Erweitern Sie betriebliche Möglichkeiten – effizient und ohne Umwege:

• Füllen Sie operative Lücken: Wenn Sie expandieren, greifen Sie auf das Amazon Business Partner Netzwerk zu, um eine Sicherstellung der betrieblichen Anforderungen zu erfüllen.
• Integrieren Sie das gesamte Unternehmen: Vereinfachen Sie den Einkaufsprozess für Ihr Einkaufsteam, indem Sie mit Beschaffungstools arbeiten, die bereits mit Amazon Business integriert sind.

Sicherheit

• Nutzen Sie Single Sign On: Ihre Angestellten sowie Lieferanten erhalten exklusiven Zugang durch personalisierte Single Sign Ons.
• Einhaltung von Richtlinien: Definierte Prozesse und Regeln geben Ihren Mitarbeitern ein sicheres Gefühl bei der Beschaffung. Die Sicherheit der Kostenkontrolle liegt jederzeit in Ihren Händen.

Unternehmenslösungen für jede Unternehmensform

• Großkonzerne: Änderungen im Beschaffungswesen können die betriebliche Effizienz steigern und die Beschaffung für alle Beteiligten erleichtern, indem sie Abteilungen dazu bringen, verantwortungsvolle Einkaufsentscheidungen zu treffen. Mehr erfahren
• Bildungseinrichtung: Geringe Kosten und die Einhaltung von Vorschriften sind die wichtigsten Faktoren bei der Beschaffung im Bildungswesen. Vermeiden Sie unnötige Ausgaben mit genehmigten Budgets und entwickeln Sie sichere Verfahren mit individuellen Einkaufsrichtlinien. Mehr erfahren
• Kleine Unternehmen & Start-ups: Wenn Sie ein kleines oder neugegründetes Unternehmen führen, sind Zeit und Geld wichtige Ressourcen. Verringern Sie den Zeitaufwand für den Einkauf mit benutzerdefinierten Einkaufslisten und kaufen Sie bei Tausenden von Anbietern über ein System ein. Mehr erfahren
• Selbstständige. Einfache Kontoverwaltung und eine schnelle Übersicht über Ausgaben sind für Freelancer und Gründer Gold wert. Budgetierung und Transparenz zahlen mit den Tools von Amazon Business auf die Unternehmensgründung ein. Mehr erfahren

Herausforderungen der Online-Beschaffung

Die elektronische Beschaffung hat viele geschäftliche Vorteile, aber sie ist nicht für jede Art von Unternehmen die ideale Lösung. Es sollte im Vorfeld geprüft werden, ob potenzielle Nachteile auftauchen könnten.

• Technische Ausstattung: Die elektronische Beschaffung ist eine technologiebasierte Lösung. Wenn die Technik versagt, kann dies zu Problemen bei den Verfahren und der Sorgfaltspflicht führen. Investieren Sie in ein System, das weltweit für Stabilität und Sicherheit bekannt ist, um Risiken zu minimieren.
• Probleme bei der Einbindung in Geschäftsabläufe: Jedes neue System bringt Prozessänderungen mit sich. Daher kann es schwierig sein, das Team mit ins Boot zu holen. Wählen Sie ein Beschaffungssystem, das für ihre intuitive Nutzung, benutzerfreundliche Funktionen und umfassenden Support bekannt ist.
• Komplexität und Integration: Nicht alle Systeme sind miteinander kompatibel und können sich als Fehlerquellen erweisen. Wählen Sie ein System, das sich in eine Vielzahl bestehender Beschaffungsinstrumenten integrieren lässt.

Begriffe rund um das E-Procurement

When talking about e procurement there’s a lot of terminology to get your head around. Here are some of the key terms you might encounter:Absichtserklärung: Erste schriftlicher Erklärung, die vor einem Vertrag zustande kommt.

• Annahme von Waren: Umfasst alle Prozesse und Tätigkeiten, die mit dem Warenbestand einhergehen.
• Betriebskosten: Alles Kosten, die für die Produktion, laufende Prozesse und Instandhaltung des Betriebs personell und materiell ausgegeben werden.
• Compliance: Regelwerk, das Normen und Vorgaben vorgibt, die das Handeln von Angestellten oder Lieferanten auf Unternehmensbasis definiert.
• Digitale Transformation: Die Veränderung von analogen Prozessen zu digitalen Arbeitsabläufen.
• Endresultat: andere Bezeichnung des Reingewinns.
• Festpreis: Waren und Produkte besitzen einen festgelegten Preis, der vertraglich festgehalten wurde.
• Gebot: Preisangebot für eine Dienstleistung oder Ware
• Höhere Gewalt: Im Falle von Naturkatastrophen, die zur Verzögerung von Lieferung oder Schäden sorgen, wird von Höherer Gewalt gesprochen.
• Integriertes Beschaffungssystem: optimiert die schnittstellenübergreifenden Prozesse im Bestellablauf.
• Kategorie: definiert eine Gruppe bestimmter Waren
• Konnossement: Frachtbrief, der im Seehandel zum Einsatz kommt.
• Kostenstelle: definiert die Abteilung oder den Verantwortungsbereich, dem die Kosten zuzuschreiben sind.
• Late Tender: Angebot, dass nach Ablauf der Frist eingereicht wird.
• Listenpreis: offizieller Preis, der öffentlich einsehbar ist.
• Mindestbestellmenge: Anzahl der Produkte, die mindestens bestellt werden muss, um die Bestellung durchzuführen.
• Nettobetrag: Summe, die nach Abzug von Steuern übrigbleibt.
• Option: das Recht, eine Vereinbarung oder Bestellung zu reservieren und zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen.
• Purchase-to-Pay: Prozess, der alle Schritte von der Angebotseinholung bis zur Bezahlung umfasst.
• Ursprungszeugnis: Dokument, dass die Herkunft einer Ware offiziell belegt.

Erfahren Sie mehr über den Beschaffungsprozess