Effizienzsteigerung im Beschaffungswesen

Die Steigerung der Effizienz ist ein zentraler Bestandteil jeder digitalen Transformation.
 

Die Digitalisierung sollte sich darauf konzentrieren, die Effizienz zu steigern und Kosteneinsparungen zu erzielen. Warum sollte man sie sonst durchführen?
 

Amazon ist bekannt dafür, seinen Kunden das Einkaufen zu vereinfachen. Aus diesem Grund hat sich Amazon zu einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich des elektronischen Handels entwickelt. Allerdings können Unternehmenskunden andere Anforderungen haben als herkömmliche Verbraucher. Dies führte 2015 zur Gründung von Amazon Business. Eine der wichtigsten Methoden hierfür ist die Integration mit Systemen von Drittanbietern, wodurch Effizienzsteigerungen erzielt und Erkenntnisse schnell gewonnen werden können. 
 

Satya Mishra, Director of Product Management bei Amazon Business, erläutert, wie das Unternehmen Beschaffungsleiter bei der Integration ihrer Systeme unterstützt, damit sie Zeit und Geld sparen können.
 

Viele Menschen kaufen bei Amazon ein. Was ist Amazon Business und in welcher Beziehung steht es zur Beschaffung?

Satya Mishra: „Über sechs Millionen Kunden weltweit nutzen Amazon Business. Sie genießen unter anderem Vorteile wie spezielle Preise und Auswahl nur für Unternehmen, Integrationen in Einkaufssysteme, eine kuratierte Website-Erfahrung, Business Prime, Einzel- oder Mehrbenutzer-Geschäftskonten sowie einen engagierten Kundensupport.
 

Ich leite das technische Integrationsteam von Amazon Business, das Integrationen mit Systemen von Drittanbietern für elektronische Beschaffung, Ausgabenmanagement, E-Sourcing und Identitätsanbieter entwickelt. Wir erstellen auch APIs für unsere Kunden, die entweder sie selbst oder externe Systemintegratoren nutzen können, um Lösungen zu entwickeln, die den Beschaffungsanforderungen der Kunden entsprechen. Durch Integrationen können Unternehmenskunden vernetzte Kaufprozesse erstellen, die wir als intelligente Geschäftskaufprozesse bezeichnen. 
 

Wenn ein Kunde über keine bestehenden Beschaffungssysteme verfügt, die er integrieren möchte, kann er andere native Werkzeuge wie das Dashboard für Beschaffungsanalysen im Amazon Business Marktplatz nutzen, um seine Unternehmensausgaben zu überwachen. Im neuen Amazon Business App Center können Kunden außerdem integrierte Apps von Drittanbietern entdecken und nutzen.“
 

Warum sollte ein Kunde sich für die Integration seiner Systeme entscheiden? Sind CPOs hier Vorreiter?

Satya Mishra: „Durch die Integration von Systemen können Kunden Zeit und Kosten einsparen, die Compliance verbessern, die Transparenz der Ausgaben erhöhen und genauere Einblicke gewinnen. Ich stehe in regelmäßigem Austausch mit CPOs, um mehr über ihre Herausforderungen zu erfahren. Von diesen Führungskräften höre ich oft, dass es für Beschaffungsteams schwierig sein kann, Einkaufsrichtlinien zu verwalten oder zu erstellen. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein hohes Einkaufsvolumen von Mitarbeitern aus der gesamten Organisation vorliegt und eine kleine Gruppe von Mitarbeitern oder sogar nur ein einzelner Mitarbeiter die Überprüfung und Abstimmung manuell durchführt. Durch Integrationen können diese Prozesse automatisiert und eine intuitivere Einkaufserfahrung über alle Systeme hinweg geschaffen werden.
 

Die Beschaffung ist eine strategische Unternehmensfunktion. Sie ist datengesteuert und messbar. CPOs verwalten die Einkäufe des Unternehmens, und diese Einkäufe können sich direkt auf das Betriebsergebnis eines Unternehmens auswirken. Wenn Beschaffungswerkzeuge nicht automatisch mit einer Bezugsquelle verbunden sind, können Kaufentscheidungen für Unternehmen komplexer werden. Richtig integrierte Technologiesysteme können Beschaffungsleitern dabei helfen, diese Probleme zu lösen.“

Vor welchen weiteren Herausforderungen stehen Beschaffungsleiter neben der Prozesskomplexität?

Satya Mishra: „Im Bericht zum Stand der Beschaffung 2024 von Amazon Business nannten die Befragten als weitere wichtige Herausforderungen den Zugang zu einer großen Auswahl an Anbietern und Produkten, die ihren Anforderungen entsprechen, sowie die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien.
 

Der Bericht ergab außerdem, dass 52 % der Entscheidungsträger im Beschaffungswesen für die Beschaffung an mehreren Standorten verantwortlich sind. Von dieser Gruppe tätigen 57 % Einkäufe für mehrere Länder.

In meinen Gesprächen mit CPOs höre ich immer wieder, dass sie durch den Zugang zu Millionen von Produkten aus vielen Kategorien über Amazon Business ihre Lieferantenanzahl optimieren und weniger Zeit damit verbringen mussten, physische Geschäfte aufzusuchen oder auf verschiedenen Online-Websites nach den gewünschten Produkten zu suchen. Sie teilten außerdem mit, dass die Möglichkeit, Einkäufe über Amazon Business an mehrere Adressen zu versenden, sehr hilfreich sei, um die Komplexität sowohl bei Sofortkäufen als auch bei geplanten oder wiederkehrenden Käufen zu reduzieren. Unternehmen müssen möglicherweise bestimmte Produkte wie Kopierpapier oder Snacks regelmäßig kaufen. Andere Produkte wie Schreibtische hingegen müssen sie möglicherweise nur einmal und in großen Mengen kaufen. Die Bestellfunktionen von Amazon Business sind flexibel und können die Komplexität des Einkaufs verringern.“
 

Wie sollten Beschaffungsleiter entscheiden, welche Integrationen für sie am nützlichsten sind?  

Satya Mishra: „Bei Amazon Business gehen wir von den Problemen der Kunden aus, um Lösungen zu finden. Ich empfehle CPOs, sich Gedanken darüber zu machen, welche vorhandenen Systeme ihre Mitarbeiter möglicherweise bereits verwenden, welche Kaufanforderungen das Unternehmen hat und wie das typische Einkaufsverhalten ihrer Einkäufer aussieht. Die Einkaufserfahrung sollte intuitiv und angenehm sein.  
 

Amazon Business lässt sich in mehr als 300 Systeme integrieren, darunter Coupa, SAP Ariba, Okta, Fairmarkit und Intuit Quickbooks, um nur einige zu nennen. Mit Integrationen für die elektronische Beschaffung wie Punch-Out und Integrierte Suche beginnen Kunden ihren Einkaufsprozess in ihrem elektronischen Beschaffungssystem. Mit Punch-in beginnen sie auf der Amazon Business-Website und wechseln dann in ihr elektronisches Beschaffungssystem. Mit SSO können Kunden ihre bestehenden Mitarbeiterzugangsdaten verwenden. Unsere Sammlung von APIs unterstützt Kunden bei der individuellen Anpassung ihrer Beschaffungs- und Zahlungsprozesse. Dazu gehört die Automatisierung von Belegen in Spesenmanagementsystemen und die Verfolgung des Fortschritts bei der Erreichung der Ausgabenziele.  
 

Mein Team hat kürzlich ein App Center eingeführt, in dem Kunden Apps von Drittanbietern aus den Bereichen Buchhaltungsmanagement, Prämien & Vergütung, Ausgabenmanagement, integriertes Einkaufen und Bestandsmanagement entdecken können. Wir werden im Laufe der Zeit weitere Apps hinzufügen, um den Prozess der integrierten App-Suche für Kunden zu vereinfachen.
 

Einige Kunden entscheiden sich dafür, ihre Integrationen zu kombinieren, während andere bei einer Integration bleiben, die ihren Anforderungen entspricht. Es gibt viele Möglichkeiten, und Sie müssen sich nicht auf eine einzige Integration beschränken. Sie können beispielsweise mit Punch-out und elektronischer Rechnungsstellung beginnen und dann auch die integrierte Suche einsetzen, sodass Ihre Einkäufer den Amazon Business-Katalog innerhalb des von Ihrem Unternehmen verwendeten Systems für elektronische Beschaffung durchsuchen können.“

Handelt es sich bei Integrationen um technische Projekte?

Satya Mishra: „Nein, Integrationen sollten nicht als technische Projekte betrachtet werden, über die ausschließlich ein IT-Team entscheidet. Integrationen eröffnen Möglichkeiten für eine bessere Datenkonnektivität und Geschäftseffizienz in Unternehmen. Anstatt unzusammenhängende Datenströme zu nutzen, können Sie diese Systeme verbinden und Daten zentralisieren, um die Transparenz der Ausgaben zu erhöhen. So können Sie Muster erkennen und Kosteneinsparungen identifizieren, die sonst verloren gegangen wären. 
 

“Ich höre nicht selten, dass CPOs, CFOs und CIOs bei Unternehmensentscheidungen zusammenarbeiten, um Zeit zu sparen und gemeinsame Ziele zu erreichen, und dass Integrationen Teil ihrer Empfehlungen sind. 
 

Eines der Hauptziele meines Teams war es, Integrationen zu vereinfachen und mehr Self-Service-Lösungen einzuführen. Was die Einrichtung betrifft, können einige Integrationen wie SSO vom Kunden selbst durchgeführt werden. Amazon Business kann Kunden auch bei der Einrichtung von Integrationen unterstützen.“
 

Wie hat sich die Beschaffung in den letzten Jahren verändert?

Satya Mishra: „Die Beschaffung wird nicht mehr als reine Backoffice-Funktion betrachtet. CPOs nehmen zunehmend an strategischen, funktionsübergreifenden Entscheidungen mit CFOs und CIOs teil.
 

95 % der Befragten des Berichts zum Stand der Beschaffung 2024 von Amazon Business geben an, dass ihre Einkäufe überwiegend in den Bereich der verwalteten Ausgaben fallen. Verwaltete Ausgaben werden oft Monate oder Jahre im Voraus geplant. Dies bietet eine hervorragende Gelegenheit, andere Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen einzubeziehen, anstatt die Einkaufsverantwortung auszulagern. Indem Fachexperten für die Unterstützung routinemäßiger Einkaufsaktivitäten eingesetzt werden, kann die Beschaffungsabteilung ihren Fokus auf wichtigere Aufgaben innerhalb des Unternehmens richten und gleichzeitig die Übersicht über die übergeordneten Einkaufsmuster behalten. Erwähnenswert ist auch, dass Integrationen durch die Einbindung in Systeme für die elektronische Beschaffung und das Ausgabenmanagement einen einfachen und sicheren Zugriff auf Produkte bei Amazon Business ermöglichen und die Verwaltung von Ausgaben vereinfachen.“
 

Wie sieht die Zukunft der Beschaffung aus?

Satya Mishra: „Vielversprechend! Durch die Nutzung der digitalen Transformation und künstlicher Intelligenz zur Schaffung agilerer und strategischerer Abläufe können CPOs die Art und Weise beeinflussen, wie ihre Unternehmen innovativ sind und sich an Veränderungen anpassen.“
 

Ursprünglich veröffentlicht in CPO-Strategie.