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Wie Beschaffungsteams auf ein komplexes Risikoumfeld reagieren

Angesichts von Störungen in den Lieferketten, steigenden Preisen und dem Druck, die Ziele in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) und Corporate Social Responsibility (CSR) zu erreichen, ist die Kontrolle über ihre Budgets für Unternehmen wichtiger denn je.

Die Beschaffung hat sich in letzter Zeit stark verändert. War sie früher eher ein im Hintergrund operierender Geschäftsbereich, der sich auf Kostensenkungen konzentrierte, entwickelt sie sich heute immer mehr zu einer strategischen Schaltstelle, die die Art und Weise prägt, wie Unternehmen auf einige der größten Herausforderungen unserer Zeit reagieren. Vom Umgang mit unzuverlässigen Lieferketten bis hin zur Umsetzung ehrgeiziger ESG-Ziele: Die Beschaffungsteams stehen im Mittelpunkt des Geschehens und müssen dabei ein ausgewogenes Gleichgewicht von Risiken, Widerstandsfähigkeit und Verantwortung finden.

Nie stand mehr auf dem Spiel. In einer Welt, in der eine einzige Störung Folgen für die weltweiten Lieferketten haben kann, überdenken Unternehmen die Art und Weise, wie sie Ausgaben tätigen, mit wem sie zusammenarbeiten und wie sie aus Herausforderungen Chancen machen können. Und dank Online-Lösungen wie Amazon Business finden Beschaffungsteams neue Wege, um immer einen Schritt voraus zu sein.

Bevor Beschaffungsteams die entsprechenden Herausforderungen in Angriff nehmen können, benötigen sie Transparenz. Das Wissen darum, was wo und bei wem ausgegeben wird, ist für das Kostenmanagement und die Risikominimierung von entscheidender Bedeutung. Dennoch tun sich viele Unternehmen nach wie vor schwer, da die Daten lückenhaft und die Prozesse veraltet sind.

Ein neues Zeitalter für die Beschaffung

Für Abhilfe sorgen hier digitale Beschaffungslösungen. Diese Tools bieten einen Gesamtüberblick über die Ausgaben. So können Unternehmen Ineffizienzen erkennen und ihre Kaufentscheidungen an übergeordneten Zielen ausrichten, etwa der Reduzierung des Kohlendioxidausstoßes oder der Unterstützung lokaler Lieferanten. Mit Amazon Business zum Beispiel können Beschaffungsteams Parameter für Ausgaben festlegen und bevorzugte Lieferanten vorgeben, was dafür sorgt, dass die Einkäufe den ESG- und CSR-Zielen entsprechen.

Dieses Maß an Kontrolle trägt nicht nur zu einer höheren Compliance bei, sondern ermöglicht auch eine bessere Planung. Durch Einblicke in die Einkaufsmuster können Beschaffungsteams die Nachfrage vorhersagen, Lieferengpässe vermeiden und sogar bessere Konditionen aushandeln. Auch die Künstliche Intelligenz (KI) spielt hierbei eine immer wichtigere Rolle: 38 Prozent der Führungskräfte im Beschaffungswesen planen, KI in den nächsten Jahren für Nachfrageprognosen und Ausgabenanalysen einzusetzen.

Lieferantenstrategien

Über die Daten hinaus überdenken die Beschaffungsteams auch ihre Lieferantenstrategien. Im Bericht von Amazon Business werden drei wichtige Ansatzpunkte hervorgehoben: die Stärkung der Beziehungen zu Tier-1-Lieferanten, die Diversifizierung des Lieferantenstamms und die Verlagerung der Lieferketten näher an die Betriebsstätten heran. Diese Strategien minimieren nicht nur Risiken, sondern schaffen auch Möglichkeiten zur Umsetzung von ESG-Zielen, wie etwa die Förderung der Lieferantenvielfalt oder die Unterstützung kleiner und lokaler Firmen.

Als Beispiel seien die Tate Galleries genannt. Dem Unternehmen mit 1.500 Mitarbeitenden an mehreren Standorten mangelte es an der entsprechenden Kontrolle über die eigenen Einkäufe. Die Mitarbeitenden kauften ohne klare Strategie bei verschiedenen Lieferanten ein, was zu Ineffizienzen und verpassten Einsparmöglichkeiten führte. Durch die Zusammenarbeit mit Amazon Business konnten die Tate Galleries die eigene Beschaffung zentralisieren, was dafür sorgt, dass die Einkäufe den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und den Verwaltungsaufwand verringert.

„Das Ganze ist sehr vorteilhaft, weil unsere Teams wissen, dass sie nicht tagelang nach einem Lieferanten für einen Nischenartikel suchen müssen“, sagt Declan McAlister, Leiter der Beschaffung bei den Tate Galleries. „Die Teammitglieder können wie ganz normale Kunden ganz einfach bei Amazon Business nach Artikeln suchen. Dadurch haben wir bei unserem Einkauf an Dynamik gewonnen.“

Relevant bleiben

Bei der zunehmenden Bedeutung der Themen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften. Vielmehr geht es darum, in einer Welt relevant zu bleiben, in der Verbraucher, Investoren und Mitarbeitende zunehmend erwarten, dass Unternehmen verantwortungsvoll handeln. Die Beschaffungsteams stehen an der Speerspitze dieses Wandels und müssen sicherstellen, dass jeder Euro diesen Werten entsprechend ausgegeben wird.

Während Unternehmen sich in diesem komplexen Risikoumfeld zurechtfinden müssen, ist eines klar: Bei der Beschaffung geht es längst nicht mehr nur um Kostensenkungen. Sondern darum, die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen, die Nachhaltigkeit zu fördern und in der gesamten Lieferkette einen Mehrwert zu schaffen.

Ursprünglich veröffentlicht auf City AM.