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Neue Sparmöglichkeiten in der Beschaffung

Beschaffungsprofis in Fertigung und Industrie stehen unter großem Druck, Kosten zu senken und gleichzeitig die Lieferfähigkeit aufrechtzuerhalten. Ein neuer Ansatz beim Einkauf kann jedoch helfen, neue Möglichkeiten zum Sparen zu finden.

Unternehmen aus dem Fertigungs- und Industriesektor stehen enormen Herausforderungen gegenüber. Eine seit Jahren wachsende Inflation, Versorgungsengpässe infolge von Konflikten, Unterbrechungen der Handelswege sowie eine schwächelnde Nachfrage – die Zeiten könnten kaum schwieriger sein.

Jetzt muss die Branche auch noch mit Unsicherheiten aufgrund der Einführung von Handelszöllen durch die USA mit möglichen Auswirkungen auf die Nachfrage aus einem ihrer wichtigsten Exportmärkte ebenso fertig werden wie mit der Einführung höherer Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer. Vielleicht ist es daher nicht verwunderlich, dass die Produktion im britischen Fertigungssektor laut Daten des Branchenverbands Make UK in den ersten drei Monaten des Jahres 2025 um sieben Prozent zurückgegangen ist.

Für Mitarbeitende in der Beschaffung hat dies den Druck erhöht, Kosten zu kontrollieren, Preissteigerungen, wo sie unvermeidbar sind, abzufedern und an anderer Stelle Kosten zu senken. Ein Schwerpunkt wird dabei darauf liegen, die Ausgaben mithilfe von Grenzwerten und Lieferantenreferenzen besser zu kontrollieren, und die Beschaffung somit effizienter zu gestalten.

Dadurch rückten die Lieferantenrisiken auch stärker in den Fokus. Laut dem Bericht zum Stand der Beschaffung 2025 von Amazon Business sehen 33 % der Führungskräfte und 32 % der Entscheidungsträger Lieferkettenunterbrechungen oder -verzögerungen als den Faktor, der in den nächsten zwei Jahren am ehesten organisatorische Herausforderungen oder Risiken mit sich bringen wird. Gleichzeitig steht die Beschaffung selbst unter Druck: Fast die Hälfte (49 %) der Einkäufer in Großbritannien gibt an, dass Effizienz und Komplexität ihre größten Herausforderungen sind.

Mit der Suche nach neuen Einsparungsmöglichkeiten seitens der Industrieunternehmen werden sich die Verantwortlichen im Beschaffungswesen wahrscheinlich verstärkt auf Ausgabenkategorien außerhalb des Kerngeschäfts konzentrieren, die oft als „Tail-End-Ausgaben“ bezeichnet werden. Im industriellen Bereich kann dies Wartungs-, Reparatur- und Betriebsartikel oder persönliche Schutzausrüstung (PSA) umfassen.

Zu der Kategorie gehören jedoch auch andere Ausgaben, die zwar nicht Teil des Kerngeschäfts, aber für den Geschäftsbetrieb unverzichtbar sind, beispielsweise IT oder Technologie, Bürobedarf und -material, Möbel oder Verbrauchsmaterialien wie Toilettenartikel.

Bisher wurden diese Ausgaben von der Beschaffung oft ignoriert, da sie als zu zeit- oder ressourcenintensiv angesehen wurden. Das gilt insbesondere im Vergleich zu kosteninensiveren Ausgabenkategorien, in denen konkretere Sparmöglichkeiten leichter zu ermitteln sind.

Solche indirekten Ausgaben können jedoch erhebliche Beträge ausmachen, wodurch mehr Ausgaben verwaltet werden müssen und das Risiko von Lieferengpässen steigt. Über moderne Online-Marktplätze wie Amazon Business können Beschaffungsteams internen Kunden die Möglichkeit geben, Artikel unter Einhaltung der Einkaufsrichtlinien des Unternehmens zu kaufen, entweder über ein Unternehmenskonto oder als Punchout-Option über eine E-Procurement-Software.

Ein Unternehmen, das davon bereits profitiert hat, ist The Workplace Depot. Das Unternehmen begann zunächst als Verkäufer mit Amazon Business zusammenzuarbeiten, erkannte jedoch auch das Potenzial, seine Ausgaben besser zu verwalten. Heute erwirbt es so eine ganze Reihe von Artikeln, von Büroausstattung bis hin zu Reinigungsmitteln. „Alles, was mit Effizienz und Sicherheit am Arbeitsplatzes zu tun hat, kaufen wir wahrscheinlich über Amazon Business“, sagt Annabelle Earps, Digital PR Manager.

Neben den niedrigeren Preisen profitiert das Unternehmen damit auch von einer besseren Kontrolle über seine Ausgaben. So weiß das Beschaffungsteam genau, wofür in diesen Kategorien Geld ausgegeben wird und welche Bereiche noch weiter optimiert werden können.

Dies ist ein weiterer wichtiger Aspekt: Laut dem Bericht „Stand der Beschaffung“ denken 34 Prozent der Führungskräfte, dass mehr Zeit in die Verbesserung der Berichterstattung und Analyse investiert werden sollte.

Unternehmen können außerdem besser kontrollieren, welche Lieferanten sie nutzen, und sicherstellen, dass vorab vereinbarte Kriterien im Einklang mit der allgemeinen Unternehmenspolitik stehen.

Laut dem Bericht „Stand der Beschaffung“ haben fast alle (99 %) Unternehmen inzwischen konkrete Ziele in den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance („Environmental, Social and Governance“, ESG) und zwei Drittel (66 %) der Befragten im Vereinigten Königreich geben an, dass die übergeordneten ESG-Ziele im letzten Jahr an Bedeutung gewonnen haben. 80 % sind angehalten, mit zertifizierten Verkäufern zusammenzuarbeiten. Die gängigsten Ziele sind hier Lieferanten, die nachhaltige Praktiken anwenden (61 %), lokale Unternehmen (46 %) und zertifizierte Kleinunternehmen (44 %).

Der Einkauf über einen Marktplatz kann auch in anderen Bereichen zu Effizienzsteigerungen beitragen. Die Nutzung einer einzigen Plattform führt zu weniger Papierkram und macht Einzelbestellungen oder -rechnungen überflüssig. Dies kann auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften helfen, da ein klarer Prüfpfad bereitgestellt wird.

Beschaffungsunternehmen in der Industrie profitieren zudem vom Einsatz neuer Technologien wie der künstlichen Intelligenz (KI). Fast jede vierte (38 %) Beschaffungsfachkraft beabsichtigt, in den nächsten drei Jahren KI zur Bedarfsprognose einzusetzen, und ebenso viele wollen KI für die Ausgabenanalyse und die Automatisierung von Beschaffungsprozessen nutzen.

Ursprünglich veröffentlicht in The Manufacturer.