Was ist Procurement?

Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen: Sie müssen regulatorische Vorgaben wie das Lieferkettengesetz (LkSG) erfüllen, sind hohem Kostendruck ausgesetzt und unterliegen verschärften ESG-Verpflichtungen. Mit dezentralen Einkaufsstrukturen verlieren Betriebe schnell die Kontrolle über einen erheblichen Teil ihrer Ausgaben. Um das zu vermeiden, rückt die strategische Beschaffung in den Fokus.

Beschaffung – oder Procurement – ist mehr als der Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Es ist ein strategisches Instrument, um die Kosten zu senken, die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und das Geschäftsergebnis zu verbessern.

In diesem Leitfaden erfahren CPOs (Chief Procurement Officer) und Beschaffungsleiter, wie sie mit strategischer Beschaffung messbare Mehrwerte erzielen können.

Was ist strategische Beschaffung?

Strategische Beschaffung ist nicht nur der Kauf von Gütern und Dienstleistungen, sondern umfasst – im Unterschied zum transaktionalen Einkauf – auch die langfristige Planung, Lieferantenbeziehungen, Risikomanagement, Qualitätssicherung und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Dies trägt maßgeblich zur Erreichung der Geschäftsziele bei. Damit verschiebt sich der Fokus von „Bestellung abwickeln“ hin zu „Wert schaffen und Risiken steuern“.

In Organisationen ist das Beschaffungsmanagement heute ein strategischer Schlüsselfaktor – ein Bereich, der Mehrwert schafft, Risiken minimiert und sicherstellt, dass alle Einkaufsaktivitäten regelkonform und nachhaltig sind.

Digitale Beschaffung erweitert diesen Ansatz durch den Einsatz von Technologien wie E-Procurement-Systemen, Datenanalyse und automatisierten Workflows, unterstützt durch künstliche Intelligenz. So können Beschaffungsleiter schneller Entscheidungen treffen, den gesamten Prozess sauber dokumentieren und Richtlinien standardisiert umsetzen.

Procurement vs. Einkauf: Was ist der Unterschied?

Oft werden „Einkauf“ und „Beschaffung“ synonym verwendet. Allerdings verfolgen sie unterschiedliche Ziele: Der Einkauf wickelt Transaktionen ab, die Beschaffung steuert die strategische Ausrichtung und schafft geschäftlichen Mehrwert:

• Fokus:
  Beschaffung – strategisch und langfristig
  Einkauf – operativ und transaktional

   

• Zeithorizont:
  Beschaffung – langfristige Planung und Partnerschaften
  Einkauf – kurzfristige Bestellabwicklung

   

• Hauptziel:
  Beschaffung – Wertschöpfung, Risikominderung, Compliance
  Einkauf – Ausführung von Bestellungen, Preisnachlässe

   

• Aktivitäten:
  Beschaffung – Marktanalyse, Lieferantenentwicklung, Vertragsverhandlung, Risikomanagement
  Einkauf – Bestellungen aufgeben, Rechnungen bearbeiten, Lieferungen verfolgen

   

• Verantwortung:
  Beschaffung – strategische Führungsebene (CPO, Beschaffungsleitung)
  Einkauf – operative Ebene (Einkäufer)

   

• Beziehung zu Lieferanten:
  Beschaffung – langfristige Partnerschaften, Lieferantenentwicklung
  Einkauf – transaktionale Beziehungen

   

• Entscheidungskriterien:
  Beschaffung – Total Cost of Ownership, Qualität, Risiko, Nachhaltigkeit
  Einkauf – Preis und Verfügbarkeit

   

• Compliance-Fokus:
  Beschaffung – strategische Governance, LkSG-Konformität, ESG-Integration
  Einkauf – Einhaltung von Bestellrichtlinien

   

Warum Procurement heute entscheidend ist

Strategische Beschaffung fördert die Wertschöpfung und geht weit über Kosteneinsparungen hinaus. Die Vorteile im Überblick:

• Kosten und Aufwand steuern: Beschaffung macht einen wesentlichen Teil der Gesamtausgaben einer Organisation aus. Mit Lieferantenkonsolidierung, Volumenbündelung und transparenter Datengrundlage kann das Beschaffungsteam Kosten einsparen. Besonders im Tail-Spend lassen sich Streuverluste eindämmen.

   

• Compliance und Risiko absichern: Gemäß dem Lieferkettengesetz müssen Unternehmen nachweisen, dass ihre Lieferanten Menschenrechte und Umweltstandards einhalten. Eine strukturierte Beschaffung stellt sicher, dass Lieferanten geprüft und dokumentiert werden. Sie minimiert Risiken wie Lieferunterbrechungen, Qualitätsmängel oder Reputationsschäden. Und sie gewährleistet Datenschutz sowie die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften wie jene der BaFin, des BSI oder ISO-Zertifikate durch eine revisionssichere Dokumentation.

   

• Verantwortungsvolle Beschaffung verankern: Stakeholder fordern Transparenz über die ökologische und soziale Verantwortung von Unternehmen. Verantwortungsvolle Beschaffung ermöglicht es der Einkaufsabteilung, nachhaltige Lieferketten aufzubauen, CO₂-Emissionen zu reduzieren und soziale Standards zu fördern. Dies stärkt nicht nur die Reputation, sondern erfüllt auch ESG-Berichtspflichten.

   

• Resilienz erhöhen: Globale Krisen wie Pandemien oder geopolitische Spannungen haben die Verletzlichkeit von Lieferketten deutlich gemacht. Durch strategisches Procurement Management identifizieren Organisationen Abhängigkeiten, diversifizieren die Lieferantenbasis und entwickeln Notfallpläne, um jederzeit Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

   

• Innovation fördern: Enge Beziehungen zu strategischen Lieferanten ermöglichen frühzeitigen Zugang zu Innovationen und neuen Technologien. Damit gewinnt Beschaffung an Relevanz für die Produktentwicklung und kontinuierliche Verbesserung.

   

• Transparenz und Governance schaffen: In dezentralen Organisationen führt mangelnde Ausgabenkontrolle zu Maverick Buying – das sind Einkäufe außerhalb genehmigter Prozesse. Dies untergräbt Verhandlungsmacht sowie Kostenkontrolle und schafft Compliance-Risiken. Moderne Beschaffung ermöglicht Transparenz durch zentrale Datenerfassung und etabliert Governance von Anfang an.

   

• Agil bleiben: Gerade im Mittelstand ist es entscheidend, Beschaffung so zu strukturieren, dass sie sowohl strategische Kontrolle als auch operative Flexibilität ermöglicht. Digitale Beschaffungsplattformen erlauben es dem Procurement Manager, standardisierte Prozesse für indirekte Güter und C-Artikel zu etablieren, ohne die Agilität zu beeinträchtigen, die schnelle Marktreaktionen erfordert.

   

Das Beschaffungswesen ist ein strategischer Faktor für Geschäftsführung und Vorstand. Organisationen, die ihre Beschaffung modernisieren, sparen nicht nur Kosten, sondern ermöglichen langfristige Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit in einem zunehmend regulierten und nachhaltigkeitsorientierten Markt.

Öffentliche vs. Unternehmensbeschaffung

Die Beschaffungslandschaft in Deutschland teilt sich in öffentliche Beschaffung (Public Procurement) und private Unternehmensbeschaffung. Beide Bereiche unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen und Prozessen.

Öffentliche Beschaffung:

Öffentliche Auftraggeber – darunter Bund, Länder, Kommunen, aber auch öffentliche Einrichtungen wie Universitäten und Krankenhäuser – sind an das Vergaberecht gebunden. Zentrale Regelwerke sind das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Vergabeverordnung (VgV) und sektorspezifische Vorschriften. Ziel ist es, Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung zu gewährleisten.

Kernanforderungen sind:

• Transparenzpflicht: Ausschreibungen müssen ab bestimmten Schwellenwerten EU-weit über Plattformen wie TED (Tenders Electronic Daily) veröffentlicht werden.

   

• Vergabeverfahren: Öffentliche Aufträge durchlaufen formalisierte Verfahren (offenes Verfahren, nicht-offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren), die genaue Dokumentation und Fristen erfordern.

   

• Wertungskriterien: Entscheidungen müssen auf objektiven, vorab definierten Kriterien basieren, oft mit Fokus auf das wirtschaftlich günstigste Angebot (nicht nur der niedrigste Preis).

   

• Nachhaltigkeitskriterien: Öffentliche Auftraggeber müssen häufig ESG-Kriterien in Ausschreibungen integrieren, etwa durch ILO-Kernarbeitsnormen, Umwelt- und ethische Standards.

   

• E-Vergabe: Digitale Plattformen wie eVergabe und regionale Vergabeportale werden zur Pflicht für öffentliche Ausschreibungen und Angebotsabgabe.

   

Die öffentliche Beschaffung ist durch hohe formale Anforderungen und längere Prozessdauer geprägt, bietet aber durch ihre Transparenz und Strukturierung auch Chancen für systematische Lieferantenentwicklung und Nachhaltigkeitsintegration.

Unternehmensbeschaffung:

Private Unternehmen unterliegen nicht dem Vergaberecht und haben mehr Gestaltungsfreiheit bei ihren Beschaffungsprozessen. Dennoch sind sie an regulatorische Vorgaben wie das Lieferkettengesetz gebunden. Unternehmensbeschaffung fokussiert Flexibilität, Geschwindigkeit und Wertschöpfung.

Besonderheiten sind:

• Strategische Ausrichtung: Unternehmen können ihre Beschaffung an Geschäftszielen ausrichten – sei es durch Kostenreduktion, Innovationspartnerschaften oder Risikominimierung.

   

• Lieferantenbeziehungen: Langfristige Partnerschaften und strategische Lieferantenentwicklung sind ohne formale Einschränkungen öffentlicher Ausschreibungen möglich.

   

• Agilität: Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen reagieren, neue Lieferanten integrieren und Beschaffungsprozesse optimieren.

   

• Digitalisierung: Während die öffentliche Beschaffung oft durch bestehende Legacy-Systeme und E-Vergabe-Plattformen eingeschränkt ist, können Unternehmen digitale Procurement-Lösungen oftmals leichter einsetzen.

   

Unabhängig davon, ob Beschaffungsleiter im öffentlichen oder privaten Sektor tätig sind – die Modernisierung der Beschaffung erfordert strukturierte Prozesse, Transparenz und die Integration regulatorischer Anforderungen. Digitale Beschaffungsplattformen wie Amazon Business können sowohl in der privaten als auch in der öffentlichen Beschaffung helfen, Compliance zu gewährleisten, ohne die benötigte Flexibilität zu verlieren.

7 Schritte: So funktioniert Beschaffung

Ein strukturierter Beschaffungsprozess stellt sicher, dass Organisationen ihren Bedarf effizient, richtlinienkonform (Compliance) und kostenoptimiert decken, und besteht aus sieben Schritten:

Bedarfsermittlung und -analyse

Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Identifikation und Spezifikation des Bedarfs. Fachabteilungen definieren, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, in welcher Qualität, Menge und zu welchem Zeitpunkt. In dieser Phase werden auch Make-or-Buy-Entscheidungen getroffen und geprüft, ob der Bedarf mit bestehenden Rahmenverträgen oder Lieferanten gedeckt werden kann.

Markt- und Lieferantenanalyse

Sobald der Bedarf definiert ist, analysiert die Beschaffung den Markt: Welche Lieferanten kommen in Frage? Welche Preis- und Qualitätsniveaus sind üblich? Welche Risiken bestehen? In dieser Phase werden potenzielle Lieferanten identifiziert und Vorabprüfungen durchgeführt, insbesondere hinsichtlich Compliance-Anforderungen wie Lieferkettengesetz-Konformität, Zertifizierungen und finanzieller Stabilität.

Ausschreibung und Angebotsanforderung

Die Beschaffung erstellt eine Ausschreibung (RfP, Request for Proposal) mit Anforderungen, Bewertungskriterien und Rahmenbedingungen für ausgewählte Lieferanten. Bei öffentlichen Auftraggebern müssen dabei die formalen Anforderungen des Vergaberechts beachtet werden, einschließlich Veröffentlichungspflichten und Fristen. Private Unternehmen haben mehr Flexibilität, sollten aber dennoch auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit achten.

Angebotsauswertung und Lieferantenauswahl

Eingegangene Angebote prüft die Beschaffungsabteilung anhand von Preis, Qualität, Lieferzeit, Nachhaltigkeit, Compliance und Total Cost of Ownership. Moderne Beschaffung geht über Preisvergleiche hinaus und bewertet Lieferanten ganzheitlich. Dabei werden auch Due-Diligence-Prüfungen durchgeführt, um Risiken frühzeitig zu identifizieren. Die finale Auswahl von Lieferanten wird dokumentiert und begründet.

Vertragsverhandlung und -abschluss

Mit dem ausgewählten Lieferanten werden die Konditionen verhandelt: Preise, Mengen, Lieferbedingungen, Zahlungsziele, Qualitätsstandards, Haftungsregelungen und Compliance-Klauseln. Nach Auftragsvergabe und Vertragsabschluss wird der Lieferant in das Lieferantenmanagement-System aufgenommen und für interne Einkaufsprozesse freigegeben.

Bestellabwicklung und Monitoring

Der operative Einkauf löst Bestellungen gemäß den vereinbarten Konditionen aus. E-Procurement-Systeme automatisieren dies und stellen sicher, dass nur bei genehmigten Lieferanten bestellt wird. Während der Lieferphase wird der Status überwacht: Wurden die vereinbarten Liefertermine eingehalten? Entspricht die Qualität den Spezifikationen? Rechnungen werden mit Bestellungen und Wareneingang abgeglichen (3-Way-Match), um Fehler und Betrug zu vermeiden.

Lieferantenbewertung und laufende Verbesserung

Nach Abschluss der Lieferung bewertet das Procurement Team den Lieferanten anhand definierter KPIs: Liefertreue, Qualität, Reaktionsfähigkeit, Compliance-Einhaltung und Nachhaltigkeit. Diese Bewertung fließt in das Lieferantenmanagement ein und beeinflusst zukünftige Entscheidungen. Regelmäßige Lieferantengespräche und Audits stellen sicher, dass Standards eingehalten und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen zurück in die Bedarfsplanung und optimieren den gesamten Beschaffungszyklus.

Durch die Verbindung digitaler Beschaffungssysteme mit Amazon Business lassen sich viele dieser Schritte vereinfachen – durch automatisierte Workflows, Auswertungen und Richtliniensteuerung.

Beschaffungsarten im Überblick

Beschaffung funktioniert nicht überall gleich – je nach Art der Waren, Ausgabenstruktur und strategischer Bedeutung unterscheiden sich Ansätze und Prioritäten. Die verschiedenen Beschaffungsarten zu verstehen, hilft Organisationen, ihre Ressourcen gezielt einzusetzen und Schwachstellen zu identifizieren:

Managed Spend vs. Tail Spend

Managed Spend bezeichnet zentral gesteuerte, budgetierte Ausgaben – etwa große Volumina, die unter Verträgen laufen. Tail Spend hingegen umfasst viele kleine, unkoordinierte Käufe (C-Artikel / C-Spend, Einmalbestellungen), die schwer zu kontrollieren sind.

Hier bietet Amazon Business unmittelbaren Mehrwert: Durch zentrale Einkaufsrichtlinien, Budgetlimits, Freigabe-Workflows und Analytics-Dashboards lassen sich diese unkontrollierten Ausgaben systematisch erfassen und Prozesse automatisieren. Unternehmen behalten die Übersicht über dezentralisierte Käufe und reduzieren Maverick Buying.

Direkte vs. indirekte Beschaffung

Direkte Beschaffung betrifft Produktionsmaterialien, Rohstoffe (Raw Materials) und Komponenten.
Indirekte Beschaffung bezieht sich auf unterstützende Güter und Services – zum Beispiel IT, Bürobedarf, Wartung oder Schulungen.

Waren vs. Dienstleistungen

Die Beschaffung von Waren (Hardware, Maschinen) folgt klaren Lieferketten. Dienstleistungen (Consulting, IT, Wartung) benötigen andere Qualitäts- und Risikoindikatoren. Ein strategisches Procurement berücksichtigt beides.

Handlungsempfehlungen für mehr Effizienz

Moderne Beschaffung lebt von laufender Optimierung. Die folgenden Empfehlungen helfen CPOs, die Effizienz zu steigern, Compliance zu sichern und Nachhaltigkeit zu fördern.

1. Die richtigen KPIs tracken

Zu wichtigen Kennzahlen zählen:

• Anteil gesteuerter Ausgaben

• Maverick-Buying-Quote (inkl. Anteil im Tail Spend)

• Durchlaufzeit pro Bestellung

• Vertragsabdeckung

• Einsparungen pro Kategorie

• ESG-Kennzahlen (CO₂, Lieferantenbewertung)

E-Procurement-Systeme und Business-Intelligence-Tools wie die von Amazon Business ermöglichen es, diese KPIs in Echtzeit zu überwachen, Trends zu identifizieren und proaktiv zu steuern.

2. Compliance by Design sicherstellen

Compliance darf kein nachträgliches Add-on sein. Durch eingebaute Genehmigungsregeln, rollenbasierte Zugriffe und automatische Dokumentation erfüllen Organisationen regulatorische Vorgaben von Anfang an. Dies umfasst in Deutschland insbesondere LkSG-Risikoprozesse, Sanktionslistenprüfungen und revisionssichere Nachweise.

3. Beschaffungsdaten zentralisieren

Einheitliche Datengrundlagen vermeiden doppelte Arbeit und Fehleinkäufe. Durch ERP-Integrationen, Reporting-Dashboards und API-Schnittstellen entsteht Transparenz über Ausgaben, Lieferanten und Budgets – auch bei dezentralen Strukturen. Mit Spend-Analysis- oder Vendor-Benchmarking-Tools können Beschaffungsleiter datenbasiert strategische Entscheidungen treffen.

4. Lieferantennetzwerk stärken

Erfolgreiches Procurement lebt von Partnerschaften. Digitale Plattformen helfen, regionale Anbieter zu identifizieren, Zertifikate zu prüfen und Vielfalt zu fördern. Gerade im Mittelstand ist regionale Beschaffung ein ESG-Faktor – durch kurze Lieferwege und resiliente Netzwerke. So wird verantwortungsvolle Beschaffung messbar in Sourcing-Entscheidungen integriert.

5. Maverick Buying und Tail Spend kontrollieren

Maverick Buying und Tail Spend sind zwei der größten versteckten Ineffizienzen in der Beschaffung – und gleichzeitig die Bereiche mit dem höchsten Optimierungspotential. Deutsche Unternehmen verbuchen durchschnittlich 20 % ihrer Ausgaben als unkontrollierten Tail Spend, verteilt auf etwa 80 % der Lieferanten. Mit Richtlinien wie Guided Buying, Freigaben oder Spend Visibility lässt sich dieser Bereich gezielt steuern und Maverick Buying reduzieren.

6. Verantwortungsvolle Beschaffung priorisieren

Nachhaltigkeit ist eine Beschaffungspflicht. Durch gezielte Auswahl nachhaltiger Lieferanten, CO₂-Transparenz und Lebenszyklusbewertung wird ESG zu einem Steuerungsinstrument. Hilfreiche Orientierung bietet zum Beispiel der „Kompass Nachhaltigkeit“ als Ressource für nachhaltige Lieferantenauswahl und -bewertung.

Den richtigen Beschaffungsmix finden

Es gibt keine Einheitslösung für Beschaffung. Der optimale Beschaffungsmix hängt von Unternehmensgröße, Branche, Reifegrad und strategischen Prioritäten ab.

Nicht jedes Unternehmen braucht eine vollständig zentrale Beschaffung. Der richtige Ansatz ist oft ein Hybrid-Modell:

• Strategische Kategorien: Zentralisierte Steuerung mit Category Management, Rahmenverträgen und strategischen Lieferantenpartnerschaften.

   

• Taktische Kategorien: Zentral definierte Policies und Lieferanten, aber dezentrale Bestellabwicklung durch Fachabteilungen.

   

• Tail Spend und C-Artikel: Self-Service-Procurement über digitale Plattformen mit systemseitiger Policy-Durchsetzung.

Amazon Business hilft CPOs dabei, ihre strategischen Ziele zu erreichen und passt sich dem Reifegrad an. Es bietet eine flexible Lösung für indirekte Beschaffung und Tail Spend, die sich schnell implementieren lässt und sofort Mehrwert schafft – ohne langwierige IT-Projekte oder ERP-Anpassungen.

Best Practice: Beschaffung bei der uvex group

Die uvex group, global führende Unternehmensgruppe im Bereich Schutz- und Sicherheitsprodukte für Beruf, Sport und Freizeit, stand vor einer typischen Herausforderung: eine komplexe Landschaft dezentraler Konten und unkontrollierter Ausgaben im Tail Spend. Ziel war es, die Beschaffungsprozesse zu konsolidieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Transparenz über Ausgaben zu erhöhen. Durch die Integration von Amazon Business als Ergänzung zum bestehenden E-Procurement- und ERP-System konnte die uvex group:

• 105 nicht verwaltete B2B- und B2C-Konten konsolidieren

• Die Transparenz und Kontrolle im Tail Spend signifikant erhöhen

• Compliance und Prozesssicherheit über Funktionen wie Account Authority, Guided Buying und PunchOut stärken

• Durch automatisierte Bestell- und Rechnungsprozesse Zeit und Kosten sparen

Die uvex group erzielte messbare Resultate: Bereits im ersten Jahr sparte das Unternehmen rund 40.000 Euro ein. Weitere Ergebnisse waren effizientere Abläufe, höhere Compliance, weniger Maverick Buying und mehr Freiraum für strategische Beschaffungsaufgaben.

Mit Amazon Business hat die uvex group ein skalierbares, zukunftsorientiertes Modell für digitales Tail-Spend-Management etabliert – ein Beispiel dafür, wie modernes Procurement Mehrwert schafft und Ressourcen stärkt.

Eine smarte Beschaffungsstrategie aufbauen

Beschaffung ist weit mehr als Kostensenkung: Sie unterstützt Procurement-Teams dabei, Compliance zu gewährleisten (LkSG, ESG), Nachhaltigkeit zu fördern, Risiken zu minimieren und agil zu bleiben. Gleichzeitig hilft sie CPOs, Herausforderungen wie die Intransparenz beim Tail Spend, dezentrale Strukturen und wachsende Dokumentationspflichten erfolgreich zu bewältigen.

Moderne Beschaffungslösungen sind dafür unerlässlich: Amazon Business ergänzt bestehende ERP- und P2P (Procure-to-Pay)-Systeme und ermöglicht es Unternehmen, Tail Spend transparent zu machen, Richtlinien durchzusetzen und die operative Beschaffung zu optimieren. So entwickeln Sie eine smarte Beschaffungsstrategie, die den Einkauf einfacher, effizienter und compliant macht – für eine zukunftssichere, nachhaltige Unternehmensentwicklung und Ihren Wettbewerbsvorteil.

Erfahren Sie, wie Amazon Business Ihnen helfen kann, die Beschaffung strategisch und regelkonform zu gestalten.