Wie Beschaffungsteams durch Datentransparenz langfristigen Mehrwert schaffen

Beschaffungsteams stehen vor ständigen Herausforderungen: Sie müssen die Kosten im Griff behalten, die Lieferketten verwalten und die Effizienz steigern. Doch eines der größten Hindernisse für entsprechende Fortschritte bleibt oft unbemerkt – ein Mangel an eindeutigen, zugänglichen Daten.

Wenn Unternehmen die Transparenz in Bezug auf ihren Einkauf, ihre Prozesse und ihre Lieferanten verbessern, können sie die Komplexität verringern, bessere Entscheidungen treffen und die Betriebsabläufe widerstandsfähiger machen.

Warum Datentransparenz in der Beschaffung so wichtig ist

Viele Unternehmen erzeugen riesige Datenmengen. Ohne Transparenz fällt es den Teams jedoch schwer, ineffiziente Abläufe zu erkennen, Einsparungen zu erzielen oder mit Zuversicht zu planen.

Datentransparenz verschafft den Beschaffungsteams einen Echtzeit-Überblick über Ausgaben, Lieferantenaktivitäten und Einkaufsmuster. Durch diese Einblicke ist es einfacher:

• Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen;

• intelligentere, strategischere Einkaufsentscheidungen zu treffen;

• die Widerstandsfähigkeit gegenüber Störungen in der Lieferkette zu erhöhen;

• die Nachhaltigkeit durch Auswahl der richtigen Lieferanten zu fördern.

   

Mit Spend Visibility von Amazon Business können Teams die meistgekauften Artikel verfolgen, die Einkaufsaktivitäten nach Abteilungen überwachen und dafür sorgen, dass die Einkäufe den Beschaffungsrichtlinien entsprechen – alles an einem zentralen Ort.

Wie Datentransparenz die Widerstandsfähigkeit erhöht

Führende Unternehmen aus verschiedensten Branchen zeigen, wie Daten die Beschaffungsabläufe vereinfachen und strategische Ziele unterstützen können.

Tourismus und Gastgewerbe

Costa Crociere, ein weltweit tätiger Kreuzfahrtveranstalter, steht vor der komplexen Herausforderung, die Beschaffung sowohl für den Betrieb an Land als auch für seine internationale Schiffsflotte zu bewältigen. Bei über zwei Millionen Gästen pro Jahr und ganz unterschiedlichen Produktkategorien erfordert die Gewährleistung gleichbleibend hochwertiger Urlaubserlebnisse eine präzise Koordination. Die Beschaffungsteams kümmern sich um alles von den Produkten für die Gästebereiche (die sich unmittelbar auf die Zufriedenheit der Gäste auswirken) bis hin zu wichtigen Produkten für den im Hintergrund ablaufenden Tagesbetrieb.

Durch eine Verbesserung der Datentransparenz konnte Costa Prozesse optimieren, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verbessern und die Entscheidungsfindung effizienter gestalten – selbst in einem hochdynamischen Umfeld, in dem Hafenzeitpläne, Lieferfristen und mehrere Einkaufsbüros aufeinander abgestimmt werden müssen.

Dank der Partnerschaft mit Amazon Business hat Costa Crociere die Verwaltung des Tail-Spend vereinfacht. Mithilfe des Logistiknetzes von Amazon konnte das Unternehmen die Lieferzeiten verkürzen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und sicherstellen, dass die Lieferkette sowohl zu Wasser als auch zu Lande reibungslos funktioniert.

Gesundheitswesen

Im Gesundheitssektor räumt der East London NHS Foundation Trust, der an mehr als 200 Standorten psychiatrische und andere gesundheitsbezogene Dienstleistungen erbringt, der datengestützten Beschaffung ebenfalls Priorität ein, um die Dienstleistungen zu sichern und die Effizienz zu erhöhen. Der Trust versorgt jährlich mehr als eine Million Menschen, wobei die nicht lohnbezogenen Ausgaben mehr als 200 Millionen GBP pro Jahr betragen. Daher ist die Überwachung der Beschaffung von entscheidender Bedeutung.

Zu Beginn der Transformation hatte der Trust nur einen begrenzten Einblick in den Einkauf. Einige Mitarbeitende erwarben Artikel über persönliche Konten oder tätigten Einkäufe unter Missachtung der vereinbarten Prozesse. Das verursachte Ineffizienzen, fragmentierte Daten und zusätzliche Komplexität.

Durch die Konsolidierung des Einkaufs über Amazon Business erhält der Trust einen Echtzeit-Überblick über seine Ausgaben. Mit Tools wie den Dashboards der Amazon Beschaffungsanalysen können die Beschaffungsteams jetzt die meistgekauften Produkte nachverfolgen, die Einkaufsaktivitäten nach Abteilungen überwachen und Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung von Richtlinien leicht erkennen.

Ein Beispiel ist die Ermittlung unerwarteter Ausgaben für Artikel wie Sets von Perlenarmbändern zum Selbermachen. Auch wenn diese Einkäufe auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen, sind die entsprechenden Artikel bei einigen Rehabilitationsmaßnahmen wichtige therapeutische Hilfsmittel. Solche tiefgehenden Einblicke helfen dem Trust, den Tail-Spend nachzuvollziehen und strategischere Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Durch die Standardisierung von Produkten (z. B. bei Büromaterial oder Elektrogeräten) konnten ebenfalls Kosten gesenkt und Prozesse vereinfacht werden. So hat der Trust beispielsweise Fälle ermittelt, in denen unnötigerweise mehrere Versionen von Alltagsartikeln eingekauft wurden. Mithilfe der Einblicke von Amazon Business wurden daraufhin Standardkataloge erstellt, um sicherzustellen, dass die Einkäufe sowohl den Qualitäts- als auch den Budgetanforderungen entsprechen.

Die Kombination aus verbesserter Transparenz und optimierten Prozessen hat die Widerstandsfähigkeit gestärkt und es dem Trust ermöglicht, die eingesparten Mittel in die Patientenversorgung zu investieren. In einer Zeit der Umstrukturierung und des finanziellen Drucks tragen Beschaffungsdaten auch dazu bei, Stellen zu bewahren. Sie schützen wichtige Arbeitsplätze und kommen der langfristigen Nachhaltigkeit des NHS zugute.

Langfristiger Nutzen durch Smart Business Buying

Eine bessere Datentransparenz bringt den Unternehmen nicht nur kurzfristige Einsparungen, sondern hilft ihnen auch bei der Planung für die Zukunft. Mit genaueren Einblicken in das Einkaufsverhalten und die Lieferantenbeziehungen können die Teams:

• Prozesse standardisieren und unnötige Einkäufe vermeiden;

• auf effektivere Weise mit Lieferanten verhandeln;

• den Fortschritt bei Kosteneinsparungen und Effizienzzielen verfolgen;

• fundierte Entscheidungen treffen, die die Nachhaltigkeitsziele unterstützen.

   

Wie sieht die Zukunft für Beschaffungsteams aus?

Digitale Plattformen und Echtzeit-Dashboards bringen eine Umgestaltung der Beschaffungsprozesse mit sich. Einige Unternehmen nutzen bereits KI und Automatisierung, um diese Entwicklung weiter voranzutreiben. Doch auch einfache Maßnahmen können viel bewirken. Zum Beispiel helfen die bei Business Prime verfügbaren Guided Buying-Richtlinien, die Mitarbeitenden auf vorab genehmigte Produkte zu verweisen und nicht genehmigte Kategorien einzuschränken. So werden vertragswidrige Ausgaben reduziert und die Compliance unterstützt – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.   

Der effektivste Ansatz beginnt mit klaren Prioritäten. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Daten, stellen Sie sicher, dass die Teams leicht darauf zugreifen können, und unterstützen Sie mithilfe der Daten eine bessere Entscheidungsfindung auf allen Ebenen.

Wenn Ihr Unternehmen daran arbeitet, die Transparenz in der Beschaffung zu verbessern, sollten Sie:

• die Daten klaren Zielen zuordnen, wie die Verringerung der Komplexität oder die Verbesserung der Lieferantenleistungen;

• einfache, nützliche Einblicke bereitstellen, die die tagtäglichen Entscheidungen unterstützen;

• die Vorteile klar kommunizieren und aufzeigen, wie die Verbesserungen mit den Geschäftsergebnissen zusammenhängen.

   

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr nur um den reinen Einkauf. Vielmehr ist sie von zentraler Bedeutung, um effiziente Abläufe und einen langfristigen Nutzen für das Unternehmen zu erreichen. Die Verbesserung der Datentransparenz ist dabei essenziell.

Wenn den Beschaffungsteams die richtigen, gut aufbereiteten Daten zur Verfügung stehen, können sie die Komplexität reduzieren, fundiertere Entscheidungen treffen und am Aufbau von Unternehmen mitwirken, die widerstandsfähig, effizient und auf künftige Herausforderungen vorbereitet sind.

Daten sind nicht nur Zahlen, sondern ein Instrument, mit dem Sie das Potenzial Ihres Unternehmens ausschöpfen und einen nachhaltigen, langfristigen Nutzen schaffen können.