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Smart Business Buying: Ein strategischer Ansatz für Wachstum und Effizienz

Finden Sie heraus, wie Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Bildung und Biowissenschaften strategische Beschaffung nutzen, um die Effizienz zu steigern, die Komplexität zu reduzieren und Mitarbeiter zu stärken.

Mit der Weiterentwicklung von Unternehmen steigen auch die Erwartungen an ihre Beschaffungsteams. Führungskräfte im Beschaffungswesen konzentrieren sich heute nicht mehr nur auf Kosteneinsparungen, sondern tragen dazu bei, das Wachstum von Unternehmen zu gestalten, Prozesse zu optimieren und begrenzte Ressourcen besser zu nutzen. Der Schlüssel zur Erschließung dieses Potenzials? Die richtige Strategie. Ob im Gesundheitswesen, im Bildungswesen oder in den Biowissenschaften – Unternehmen wie Achieve Together, The White Horse Federation und Bayer überdenken, wie die Beschaffung einen greifbaren Mehrwert für das gesamte Unternehmen erzielen kann.

Beschaffung im Unternehmenswachstum

In vielen Unternehmen verlangsamen veraltete Systeme und isolierte Prozesse den Fortschritt. Eine strategische Beschaffung verlagert den Fokus – weg von strengen Kontrollen hin zu fundierteren, schnelleren Entscheidungen. Es geht darum, die Komplexität zu reduzieren, die Transparenz zu optimieren und die richtigen Partnerschaften aufzubauen, um langfristig Wirkung zu erzielen.

Gesundheitswesen: Strukturierung einer dezentralisierten Umgebung

Achieve Together, einer der führenden Pflegedienstleister Großbritanniens, hatte mit fragmentierten und unkontrollierten Ausgaben eine große Herausforderung vor sich. Mit Tausenden von einzelnen Kreditkartentransaktionen pro Jahr und begrenzter Transparenz zwischen den Teams gab es keinen zentralen Mechanismus für Überwachung, Standardisierung oder Kosteneinsparungen.

Um dieses Problem zu lösen, führte das Unternehmen einen standardisierten Beschaffungsprozess ein, der von „Kauf auf Rechnung“ und „Rechnung durch Amazon“ unterstützt wird. Diese Umstellung reduzierte die Abhängigkeit von persönlichen und Ad-hoc-Käufen, es konnte eine monatliche Rechnungsstellung eingeführt werden und das Beschaffungsteam erhielt einen vollständigen Überblick über die Ausgaben des Unternehmens.

Lokale Pflegekoordinatoren können nun wichtige Artikel schnell und effizient aus einer konsolidierten Liste zugelassener Produkte einkaufen. So wird sichergestellt, dass das Personal unterstützt wird und das Unternehmen gleichzeitig Zeit und Kosten einspart.

Bildungswesen: Konforme und agile Beschaffung ermöglichen

Bei The White Horse Federation, die mehr als 30 Schulen im Südwesten Englands betreut, war die Umstellung auf zur strategischen Beschaffung ein schrittweiser, aber wirkungsvoller Prozess. Zu Beginn war das Unternehmen mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert: unkontrollierte Spesenabrechnungen von Lehrkräften, Transaktionen in mehreren Währungen, hohe Transaktionskosten sowie mangelnde Transparenz und Kontrolle über Ausgaben. In vielen Fällen waren die Beschaffungsprozesse nicht konform oder schwer zu überprüfen.

Diese Probleme machten den Bedarf an einem strukturierteren, skalierbaren Ansatz deutlich, der sowohl die Flexibilität in den Schulen als auch die Einhaltung von Beschaffungsvorschriften des öffentlichen Sektors unterstützt. Der Verband war in der Lage, über eine schrittweise Umsetzung ein zentralisiertes, konformes Beschaffungswesen zu implementieren. Die Integration seiner Systeme mit Punchout und die Einbettung von Genehmigungs-Workflows trugen zur Etablierung eines klaren Governance-Modells bei und reduzierten gleichzeitig die Reibungsverluste für Mitarbeiter vor Ort. Die Beschaffung ist heute nicht mehr nur ein Kontrollmechanismus, sondern ein strategischer Wegbereiter. Sie dient eher als Leitfaden für Ausgaben als dass sie diese einschränkt und trägt dazu bei, dass Pädagogen die benötigten Tools zur Verfügung stehen, wenn sie diese benötigen.

Biowissenschaften: Optimierung der Beschaffung durch ein vertrauensbasiertes Modell

Beim weltweit tätigen Pharma- und Biowissenschaftsunternehmen Bayer lag der Schwerpunkt in der Beschaffung traditionell auf der Risikominimierung, was jedoch zu Lasten von Geschwindigkeit und Flexibilität ging. Vor diesem Hintergrund startete das Unternehmen die Initiative „Freedom to Spend Smartly“, bei der die Entscheidungsbefugnis bei den Teams mit entsprechender Kompetenz lag.

Anstelle von Vorabgenehmigungen wurde im neuen Modell eine nachträgliche Prüfung eingeführt, sodass Mitarbeiter Kaufentscheidungen nun sofort treffen können und die Konformität erst nach der Transaktion überprüft wird. Dieser Ansatz trug dazu bei, Engpässe zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu optimieren. Außerdem gab er der Beschaffung den Raum, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.

Vorteile wie Guided Buying können solche Veränderungen unterstützen, indem sie bevorzugte Lieferanten hervorheben und Kategoriebeschränkungen durchsetzen, wodurch die Beschaffung transparent wird, ohne sie zu behindern.

Merkmale von Smart Business Buying

Unternehmen, die sich für Smart Business Buying entscheiden, weisen häufig fünf wesentliche Merkmale auf:

Leistungsfähige Teams mit Verantwortungsbewusstsein – Dezentrale Entscheidungsfindung mit Richtlinienkontrollen
Datengestützte Transparenz – Echtzeit-Einblicke in Kaufverhalten und Lieferantenleistung
Integrierte Systeme – Beschaffungstools, die Reibungsverluste reduzieren und die Compliance unterstützen
Zusammenarbeit mit Lieferanten – Starke Partnerschaften, die sich mit den Geschäftsanforderungen weiterentwickeln
Agile, benutzerfreundliche Prozesse – Einfache Schnittstellen, die die Produktivität unterstützen und den manuellen Aufwand reduzieren

Strategische Beschaffung bedeutet nicht, Ausgaben zu beschränken, sondern sie zu steuern. Ob im Pflegeheim, Klassenzimmer oder Unternehmenslabor – eine intelligentere Beschaffung hilft Teams, effektiver zu arbeiten, Vorschriften einzuhalten und bessere Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Mit den richtigen Tools, Transparenz und Lieferantenbeziehungen kann die Beschaffung weit über die reine Kostenkontrolle hinausgehen. Sie wird zu einem wichtigen Motor für Wachstum, Innovation und langfristige Wertschöpfung.