Wie kleine und mittlere Unternehmen Abläufe mit Technologie optimieren können

Bei KMUs spielt jeder Beschäftigte eine entscheidende Rolle für dessen Erfolg. Deshalb ist es unerlässlich, Wege zur kontinuierlichen Verbesserung der Betriebsabläufe zu finden. Die Angestellten von KMUs arbeiten mit einem kleinen Beschaffungsteam zusammen – sofern es überhaupt eines gibt. Umso wichtiger ist es, dass sie über robuste Tools verfügen, mit denen sie ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen, neue Fähigkeiten erlernen und die modernsten Technologien zur Steigerung von Produktivität und Wachstum nutzen können. Mit den richtigen Instrumenten zur Optimierung der Beschaffung können Unternehmen ihre Abläufe besser bewältigen, den Verwaltungsaufwand verringern und die Mitarbeitenden entlasten, damit diese sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Die Herausforderungen für KMUs

KMUs stehen vor verschiedenen Herausforderungen, darunter die Inflation, der erschwerte Zugang zu Krediten und die jüngsten Kostensteigerungen. Zusätzlich zu diesen wirtschaftlichen Problemen haben sie mit einem gravierenden Mangel an Fachkräften zu kämpfen.

Dies stellt ein Problem für Beschaffungsteams dar, die oft unterbesetzt sind und manchmal sogar schlicht übersehen werden.  Laut der CPO Agenda 2024 "der Hackett Group" führt der Mangel an Fachkräften in Verbindung mit der zunehmenden Arbeitsbelastung im Beschaffungswesen dazu, dass die bestehenden Beschaffungsteams in KMUs mit weniger Ressourcen mehr leisten müssen. Zum Glück ermöglicht die Technologie eine dringend benötigte Entlastung der Teams. Investitionen in die richtigen Werkzeuge und Systeme sind für Beschaffungsteams nicht nur wichtig, um mit dem Mangel an Fachkräften klarzukommen, sondern auch, um intelligente geschäftliche Kaufentscheidungen zu treffen.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage von Gartner, Inc. zeigt Bemerkenswertes: Nur 14 % der Führungskräfte im Beschaffungswesen haben Vertrauen in ihren derzeitigen Pool an Arbeitskräften und weisen auf einen zunehmenden Bedarf an wirtschaftlichem Verständnis und Technologie-/Datenkenntnissen anstelle von traditioneller Beschaffungsexpertise hin. 46 % sind der Meinung, dass die vorhandenen Arbeitskräfte weitergebildet werden müssen. Die Führungskräfte sind besorgt über die Zukunftsfähigkeit und fragen sich, ob ihre Teams wirklich auf die Zukunft vorbereitet sind. Das ist ein deutlicher Aufruf an KMUs, auf neue Technologien und Innovationen zu setzen, um die Belegschaft fortzubilden und sicherzustellen, dass sie für die Komplexität der Zukunft gut gerüstet ist.

Wie KMUs mithilfe von Technologie erfolgreich sein können

Für kleine Unternehmen ist jeder Moment von Bedeutung. Daher müssen sie so effizient wie möglich arbeiten und zugleich strikte Vorgaben einhalten. Mithilfe der entsprechenden Technologie sollten KMUs jedoch in der Lage sein, alles im Griff zu behalten, die Arbeitsbelastung deutlich zu reduzieren und es den Mitarbeitenden letztendlich zu ermöglichen, sich auf strategische Entscheidungen und vor allem auf die Endkunden zu konzentrieren.

Amazon Business verfügt über verschiedene Beschaffungslösungen, mit denen Unternehmen aller Größenordnungen wiederkehrende Aufgaben automatisieren können. So können KMUs mit weniger Ressourcen mehr erreichen und sich auf ihre eigentliche Geschäftstätigkeit konzentrieren. Eine Vereinfachung ergibt sich durch die Möglichkeit, die Lieferantensuche in einem elektronischen Beschaffungssystem zu konsolidieren. So können KMUs den Beschaffungsprozess optimieren, da sie Produkte von mehreren Lieferanten auf einer Website finden, wodurch das mühsame Aufrufen einzelner Lieferanten-Websites entfällt. Mit einem schnelleren Einkaufsverfahren sparen KMUs Zeit und Geld. Zugleich wird sichergestellt, dass alle Einkäufe über ein bevorzugtes Beschaffungssystem getätigt werden. Ein Unternehmen kann zum Beispiel über die integrierte Suchfunktion alle benötigten Büroartikel an einem Ort finden und bestellen, anstatt sie bei jedem Lieferanten und Hersteller einzeln einzukaufen. Darüber hinaus verringert dieser One-Stop-Shop den Zeitaufwand für das manuelle Sortieren von Rechnungen, da Amazon Business digitale Rechnungen bereitstellt, was die Verwaltung und Abstimmung von Zahlungen erleichtert. 

Ferner erhalten KMUs Zugang zu Tools, mit denen sie bei Amazon Business Listen mit häufig erworbenen Produkten erstellen und verwalten können. Mit Unternehmenslisten, die einer normalen Einkaufsliste ähneln, können KMUs Artikel speichern sowie schnell und effizient nachbestellen. Dieses praktische Tool hilft den Unternehmen, organisiert zu bleiben und einen beständigen Vorrat an wichtigen, häufig eingekauften Waren zu gewährleisten. Ein Restaurantleiter kann zum Beispiel eine Unternehmensliste der täglich genutzten Reinigungsmittel erstellen. Gehen diese Artikel zu Neige, kann er mit nur wenigen Klicks schnell eine neue Bestellung für alle benötigten Artikeln aufgeben, was den Prozess vereinfacht und optimiert.

Amazon Beschaffungsanalysen

Häufig wenden KMUs viel Zeit dafür auf, die Details der Daten zum Einkaufsverhalten zu prüfen. Zeit, die für andere Aufgaben fehlt. Amazon Beschaffungsanalysen bieten den Unternehmen benutzerfreundliche Dashboards, die schnelle Einblicke in Ausgabentrends und monatliche Ausgaben liefern und zugleich Einsparungen und Bestellverläufe hervorheben. Mit diesen datengestützten Tools können KMUs fundiertere Entscheidungen auf Grundlage von Ausgabenmustern treffen und Bereiche ermitteln, in denen man Kosten einsparen kann. Außerdem erhalten Unternehmen mit Amazon Beschaffungsanalysen die notwendige Transparenz zur Verfolgung von Ausgaben und Einsparungen. Eine Einkäuferin kann beispielsweise mithilfe der leistungsstarken Amazon Beschaffungsanalysen die Ausgaben im laufenden Monat für Bürobedarf mit den Ausgaben im gleichen Zeitraum vor 12 Monaten vergleichen. So kann sie Produkte finden, für die das Unternehmen mehr Geld ausgegeben hat als im Vorjahr, und so gezielt Möglichkeiten zur Kostensenkung bei den Lieferanten ermitteln.

Den Umgang mit leistungsfähiger, fortschrittlicher Analytik zu erlernen, ist bei der Rationalisierung des Arbeitsalltags ein wichtiger Faktor. Laut dem Deloitte Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey 2023, in dessen Rahmen 350 Beschaffungsleiter in über 40 Ländern befragt wurden, nutzen große Unternehmen einschlägige Tools zur Optimierung der Betriebsabläufe. KMUs verfügen nicht immer über einen CPO. Daher ist es von Vorteil, dass Amazon Business Firmen aller Größenordnungen Zugang zu entsprechenden Lösungen bietet.

Darüber hinaus stellt Amazon Business Tools zur Verfügung, die die tagtägliche Geschäftsführung erleichtern. Diese vereinfachen und automatisieren zum Beispiel die Buchhaltung und das Ausgabenmanagement für Einkäufe, optimieren die Einkaufsprozesse und erleichtern Benutzern den Einkauf.

PunchOut und Punch-in

Amazon Business bietet verschiedene Systemintegrationsmethoden, darunter PunchOut und Punch-in, die jeweils auf einen anderen Teil des Beschaffungsprozesses zugeschnitten sind.

Der PunchOut beginnt im vorhandenen elektronischen Beschaffungssystem eines KMUs. Dabei greifen die Mitarbeitenden auf die interne Beschaffungssoftware zu, die dann die Website von Amazon Business aufruft. Auf diese Weise können die Unternehmen die benötigten Artikel durchsuchen und auswählen. Anschließend kann der Einkaufswagen zurück in das elektronische Beschaffungssystem übertragen werden, wo dann die Genehmigung und die Bestellabwicklung durch das Unternehmen erfolgt. Mit diesem PunchOut-Verfahren wird sichergestellt, dass alle Einkäufe den jeweiligen Unternehmensbudgets und -standards entsprechen.

Das Punch-in-Verfahren hingegen gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, direkt auf der Website von Amazon Business einzukaufen. Dort können sie die benötigten Artikel durchsuchen und auswählen. Anschließend wird der Einkaufswagen zur Überprüfung und Genehmigung an die elektronische Beschaffungssoftware des Unternehmens übermittelt. Diese Vorgehensweise eignet sich für diejenigen, die lieber die Amazon-Oberfläche für ihre Einkäufe nutzen. Sie gewährleistet ein nahtloses Einkaufserlebnis – unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens.

Beide Tools sorgen für die Sicherheit und Konformität der Beschaffungsprozesse. Und da die Einkäufe über elektronische Beschaffungssysteme abgewickelt werden, behalten KMUs den Überblick über die erworbenen Artikel und die Ausgaben.

Betriebliche Effizienz bei KMUs

Angesichts der Schwierigkeiten, Spitzenkräfte zu finden, greifen KMUs zur Schließung der Lücken in ihren Beschaffungsteams auf die Tools und Lösungen von Beschaffungspartnern wie Amazon Business zurück.

Forto, ein digitales Speditionsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin, stand vor der Herausforderung, eine wachsende Zahl internationaler Standorte mit einheitlicher Beschaffungsstruktur zu versorgen – und gleichzeitig lokale Flexibilität zu gewährleisten. Vor der Einführung von Amazon Business liefen Bestellungen über bis zu sechs verschiedene Lieferanten. Der Einkauf war uneinheitlich, wenig transparent und für die Buchhaltung aufwendig nachzuvollziehen.

Mit Amazon Business konnte Forto seine Prozesse standardisieren, einen standortübergreifenden Katalog einführen und die Bestellungen zentral wie dezentral effizient steuern. Gleichzeitig ermöglicht das System eine individuelle Anpassung an lokale Anforderungen – etwa durch nutzerspezifische Konten, Genehmigungsprozesse oder länderspezifische Einstellungen. Die Buchhaltung profitiert von automatisierten Rechnungen und Echtzeit-Transparenz über Zahlungsflüsse, was den Zeitaufwand für Zahlungen um ein Drittel reduziert hat.

Zu den spürbaren Vorteilen gehören eine deutlich höhere Transparenz, geringerer administrativer Aufwand und mehr Kontrolle über den gesamten Einkaufsprozess. Forto kann so seine wachsenden Standorte zuverlässig versorgen, die operative Effizienz steigern und sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren.

KMUs können über Amazon Business die gleichen Tools und Lösungen wie Großunternehmen nutzen und behalten dabei die volle Kontrolle. Von der integrierten Suche, die Klicks und Zeit spart, bis hin zu den PunchOut- und Punch-in-Angeboten – die Lösungen sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Ausgaben im Griff behalten und zugleich von einem nahtlosen Einkaufserlebnis profitieren. So können KMUs in einem sich rasch verändernden Markt wettbewerbsfähig, effizient und finanziell gut aufgestellt bleiben.

Ursprünglich veröffentlicht im Procurement Magazine.