Tourismus und Gastgewerbe

Clever einkaufen: So reduzieren Unternehmen im Reise- und Gastgewerbe ihren Tail Spend

Mit Amazon Business Tools können Unternehmen im Gastgewerbe den Tail-Spend effektiver verwalten und so die Effizienz steigern und Kosten einsparen.

Christine Carrillo, Head of Travel and Hospitality

Aufgrund der oft dezentralen Standorte von Gastronomiebetrieben und Franchise-Unternehmen ergeben sich bei der Beschaffung verschiedene Herausforderungen – etwa unterschiedliche Anforderungen, komplexe Lieferketten und Kommunikationshürden.

In der Praxis führt das häufig dazu, dass Mitarbeitende in Gastgewerbeunternehmen mit mehreren Standorten benötigte Artikel eigenständig beschaffen, mit eigenen Mitteln und auf Kosten des Unternehmens.

Diese sogenannten Tail-Spend-Ausgaben machen zwar nur rund 20 % des gesamten Beschaffungsvolumens aus, entfallen jedoch auf etwa 80 % der Lieferanten. Werden sie nicht effektiv gesteuert, kann dies die Effizienz erheblich beeinträchtigen und die Kosten spürbar in die Höhe treiben.

Weniger Effizienz für alle Beteiligten

Unkontrollierter Tail Spend kann im Gastgewerbe zu uneinheitlichen Einkaufsprozessen führen – sowohl für Mitarbeitende vor Ort als auch für Beschaffungsteams in verschiedenen Filialen, Immobilien oder Franchisebetrieben. Während einzelne Mitarbeitende benötigte Materialien eigenständig beschaffen, müssen die Einkaufsteams jeden Monat Hunderte, teils sogar Tausende Spesenabrechnungen prüfen und bearbeiten. Das ist für Administratoren wie für Einkäufer gleichermaßen zeitaufwändig und wenig effizient.

Wenn jeder Standort eigene Kaufentscheidungen trifft, bleibt das Potenzial für Mengenrabatte oder strategische Einkaufsvereinbarungen ungenutzt – und die Gesamtkosten steigen.

Setzen Unternehmen im Gastgewerbe dagegen auf einen zentralen Anbieter wie Amazon Business, lassen sich Beschaffungsprozesse deutlich vereinfachen. Bestellungen und Lieferanten können gebündelt werden, wodurch Rabatte bei Großbestellungen möglich werden und sowohl Administratoren als auch Einkäufer entlastet werden.

Erhöhtes Risiko

Im Gastgewerbe kann Tail Spend zu einer Vielzahl von Problemen führen: von Compliance-Verstößen über schwankende Produktqualität bis hin zu einer geringeren Servicequalität. Werden Einkaufsrichtlinien nicht konsequent befolgt und Produkte von Lieferanten mit unterschiedlichen Standards bezogen, wirkt sich das direkt auf das Gäste- und Kundenerlebnis aus.

Die Zusammenarbeit mit einem bevorzugten Partner hilft, viele dieser Risiken zu reduzieren: Beschaffungsprozesse werden standortübergreifend vereinheitlicht, die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien wird gesichert und eine gleichbleibende Produktqualität gewährleistet.

Mit Amazon Business können Beschaffungsverantwortliche im Gastgewerbe Einkaufsrichtlinien festlegen, in denen bevorzugte Produkte und Lieferanten klar hervorgehoben werden. So erhalten Einkäufer – unabhängig vom Standort – Waren in gleichbleibender Qualität und können die Erwartungen ihrer Gäste und Kunden an die Marke zuverlässig erfüllen.

Mangelnde Transparenz und Kontrolle

Gerade in Unternehmen des Reise- und Gastgewerbes mit mehreren, räumlich verteilten Standorten gerät Tail Spend oft aus dem Blickfeld der Beschaffungsabteilungen. Fehlen verlässliche Daten zum Ausgabeverhalten, wird es schwierig, Budgets präzise zu planen, Bedarfe vorherzusagen und Bestände effizient zu verwalten – alles Schlüsselfaktoren in dieser Branche.

Mit Amazon Business als bevorzugtem Beschaffungspartner gewinnen Unternehmen wieder Transparenz und Kontrolle über ihren Tail Spend. Mithilfe von Tools wie den Amazon Beschaffungsanalysen lassen sich Einkaufsdaten auswerten, die betriebliche Effizienz steigern, Lagerbestände optimieren und fundiertere, strategische Kaufentscheidungen treffen.

Auf dem Weg zu einem effektiven Tail-Spend-Management

In einer stark dezentral organisierten Branche wie dem Reise- und Gastgewerbe kann Tail Spend erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben. Ein gezielter, strategischer Managementansatz hilft nicht nur, bestehende Herausforderungen zu meistern, sondern auch die gesamte Beschaffungsstrategie zu verbessern.

Durch die Smart Business Buying Tools von Amazon Business können Unternehmen aus dem Reise- und Gastgewerbe die betriebliche Effizienz steigern und Kosten einsparen, um in einem zunehmend wettbewerbsorientierten und anspruchsvollen Umfeld erfolgreich zu sein.

Ursprünglich veröffentlicht in Hospitality Net