Die Transformation des Einkaufs durch Technologie und KI

Innovation im Beschaffungswesen ist längst kein Luxus mehr, sie ist eine Notwendigkeit. Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Forderung konfrontiert, Prozesse zu vereinfachen, die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen und flexibel auf unvorhersehbare Herausforderungen zu reagieren. Technologie, insbesondere künstliche Intelligenz (KI), treibt diesen Wandel voran, indem sie intelligentere, effizientere Beschaffungssysteme ermöglicht.

Technologie revolutioniert die Beschaffung, von der Reduzierung manueller Arbeit bis hin zu prädiktiver Analytik, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Trends und innovativen Lösungen vorgestellt. Experten berichten, wie sich große Unternehmen wie Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) und Siemens Energy auf die Zukunft der Beschaffung vorbereiten.

Warum Innovationen im Beschaffungswesen wichtig sind

Einer der Schlüssel zum Erfolg bei Innovationen im Beschaffungswesen ist es, zu verstehen, warum Änderungen notwendig sind. Die Antwort ist einfach, aber effektiv: Es müssen die dringendsten Probleme in der Beschaffung vorhergesehen und angegangen werden. Für die einen sind dies die manuellen Aufgaben, die Zeit und Ressourcen verschlingen. Für andere geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Compliance und Benutzerfreundlichkeit zu finden. Aber für fast alle Unternehmen besteht das Hauptziel in der Optimierung von Prozessen und einem nahtlosen Einkaufserlebnis.

Unternehmen aller Branchen setzen Technologien ein, die sich an die Phasen des Beschaffungslebenszyklus anpassen. Diese Innovationen zielen auf spezifische Probleme ab, vereinfachen das Einkaufserlebnis und schaffen verwertbare Erkenntnisse, während sie gleichzeitig die Compliance fördern.

Schauen wir uns drei Trends, die die Zukunft des Einkaufs bestimmen, genauer an.

Die wichtigsten Trends, die Innovationen im Einkauf vorantreiben  

1. Vereinfachungen durch optimierte Beschaffungsprozesse

Effizienz hat mittlerweile für Führungspersonen in der Beschaffung weltweit oberste Priorität. Die Vereinfachung des Einkaufsprozesses ist besonders wichtig für Unternehmen, die große Kundenportfolios verwalten. Die Technologie bietet Lösungen zur Steigerung der Produktivität, z. B. Tools zur Automatisierung manueller Genehmigungen, zur Nachverfolgung von Ausgabenmustern und zum Aufzeigen potenzieller Compliance-Risiken.

Mit smarten Überprüfungssystemen wie Spend Anomaly Monitoring können Unternehmen jetzt ungewöhnliche Ausgabenmuster in Echtzeit erkennen. Durch den Wegfall manueller Überprüfungen spart diese Technologie Zeit und verbessert die finanzielle Steuerung, insbesondere für Unternehmen mit komplexen Beschaffungsnetzwerken.

Die Ausweitung des Zugangs zu Beschaffungssystemen ist eine weitere Ebene der Vereinfachung. Durch die Freigabe von Unternehmenskonten für mehr Nutzer können Unternehmen gelegentliche oder neu hinzukommende Käufer einbeziehen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

2. Gleichgewicht zwischen Konformität und Benutzerfreundlichkeit

Eine der größten Herausforderungen in der Beschaffung besteht darin, die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen, ohne dabei Hindernisse für die Endnutzer zu schaffen. Bei zu stark vereinfachten Systemen besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter die Einkaufsprotokolle umgehen, während zu starre Prozesse die Benutzer oft frustrieren und die Effizienz beeinträchtigen.

Viele größere Unternehmen, wie z. B. Siemens Energy, haben Tools wie Guided Buying eingeführt, das mit Hilfe von kuratierten Katalogen die Kaufoptionen vereinfacht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bei vorab genehmigten Lieferanten oder nur bestimmte Produkte einkaufen und die Einkäufe automatisch mit den Unternehmensrichtlinien in Einklang gebracht werden.

Darüber hinaus verbessern Innovationen wie Proactive Budgeting die Compliance durch die Automatisierung von Budgetzuweisungen. So werden Teammitgliedern beispielsweise Finanzmittel zugewiesen, sobald sie zu bestimmten Beschaffungsgruppen hinzugefügt werden, wodurch die Notwendigkeit manueller Genehmigungen entfällt. Diese Automatisierung sorgt für wirtschaftliche Konsistenz über weit verzweigte Teams oder mehrere Abteilungsstandorte hinweg.

Durch die Bereitstellung dieser benutzerfreundlichen Tools waren Unternehmen wie CCEP und Siemens Energy in der Lage, unberechtigte Ausgaben zu reduzieren und gleichzeitig die Beschaffung insgesamt zu verbessern.

3. Nutzung von KI für die prädiktive Beschaffung

KI ist heute der angesagteste Trend im Beschaffungswesen, und es ist klar, warum. Die prädiktive Beschaffung nutzt KI-gestützte Modelle, um das bisherige Ausgabeverhalten zu analysieren, den künftigen Bedarf zu prognostizieren und Effizienzvorteile in den Bereichen Beschaffung, Einkauf und Bestandsmanagement zu erzielen.

Außerdem verbessert KI den Einblick in die Finanz- und Lieferantendaten drastisch. Tools wie Spend Visibility liefern Beschaffungsmanagern detaillierte Analysen, mit deren Hilfe sie Herausforderungen wie Preisschwankungen oder Unterbrechungen der Lieferkette besser vorhersagen können. Bereinigte, strukturierte Daten sind für diese Systeme unverzichtbar und ermöglichen Ergebnisse, die zuvor mit manuellen Methoden nicht zu erreichen waren.

CCEP zum Beispiel hat KI eingesetzt, um seine Beschaffungsstrategien zu verbessern. Durch die Implementierung datengestützter Lösungen wurden die Beschaffungskapazitäten verbessert und ressourcenintensive Aufgaben wie das Onboarding von Lieferanten automatisiert. Siemens Energy hat KI-Anwendungen zur Optimierng der Lieferantenauswahl und zur proaktiven Erkennung von Risiken erforscht. Diese Innovationen machen die Beschaffung schon jetzt schneller, robuster und weniger abhängig von manueller Arbeit.

So passen sich Unternehmen an

Erkenntnisse aus führenden Unternehmen zeigen, dass die strategische Implementierung eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung von Technologien spielt. Wir zeigen Ihnen, warum Unternehmen wie Coca-Cola und Siemens Energy der Konkurrenz einen Schritt voraus sind.

Folgende Lehren können Sie von ihnen übernehmen:

1. Klein anfangen: Unternehmen sollten ihre digitale Transformation mit gut durchdachten Pilotprojekten beginnen. Das Testen neuer Tools in einem überschaubaren Rahmen erleichtert später die Skalierung und verringert Risiken bei der Einführung innovativer Lösungen im größeren Stil.
   
2. Menschliches Fachwissen trifft auf KI: KI ist nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung zu menschlichen Fähigkeiten gedacht. Beschaffungsexperten verfügen über den Kontext und die strategische Ausrichtung, die KI-Tools nicht nachbilden können. So entsteht die perfekte Mischung aus Effizienz und Fachwissen.
3. Maßgeschneiderte Lösungen für spezifische kulturelle Kontexte: Multinationale Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn sie Technologien weltweit einsetzen. Die Anpassung von Lösungen an regionale Normen sorgt für eine reibungslosere Akzeptanz und bessere Nutzererlebnisse.
4. Priorisierung der Datenqualität: Sowohl Coca-Cola als auch Siemens Energy empfehlen, sich auf bereinigte, verwertbare Daten als Grundlage für die Integration von KI zu konzentrieren. Ohne zuverlässige Daten können auch die besten KI-Tools keine optimalen Ergebnisse liefern.
5. Umfassende KI-Workflows: Von der Beschaffung bis zur Rechnungsstellung schaffen automatisierte „Predictive Procurement“-Systeme vollständig integrierte Ökosysteme, die die Effizienz maximieren und es den Beschaffungsfachleuten ermöglichen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Ein Gleichgewicht zwischen Technologie und Menschen

Eine Konstante bei der Umgestaltung des Beschaffungswesens ist der Mensch. Die KI automatisiert wiederkehrende Aufgaben, aber es ist das Fachwissen von Beschaffungsexperten, das für strategische Ergebnisse sorgt. Egal, ob es um das Aushandeln von Lieferantenverträgen, die Vorhersage der Nachfrage oder die Einhaltung von Vorschriften geht – menschliches Wissen bleibt unersetzlich.

KI ermöglicht auch eine effizientere Zusammenarbeit, da sie die Datenaufbereitung beschleunigt und den Teams mehr Zeit gibt, sich auf den Aufbau von Lieferantenbeziehungen und die Wertschöpfung zu konzentrieren.

Die Zukunft der Beschaffung

Technologie verändert das Beschaffungswesen in einer Weise, die früher unmöglich schien. Durch die Zusammenführung von KI-gestützten Funktionen und qualifizierten Beschaffungsteams können Unternehmen Möglichkeiten für clevere, effizientere Abläufe nutzen.

Coca-Cola und Siemens Energy sind nur zwei Beispiele dafür, wie weltweit führende Unternehmen Innovationen nutzen, um ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern. Doch Technologie ist nicht mehr nur den Riesen der Branche vorbehalten. Moderne Beschaffungslösungen sind für Unternehmen jeder Größe zugänglich und ebnen den Weg für eine breitere Technologie-Einführung und tiefgreifende Veränderungen.