Ausgabenoptimierung für eine erfolgreiche Beschaffung

Ob Inflationsdruck oder engere Budgets – Beschaffungsfachkräfte sehen sich zunehmend Herausforderungen gegenüber. Diese wachsende Kluft zwingt Unternehmen dazu, effizienter zu arbeiten. Beschaffungsteams müssen ihre Strategien deshalb überdenken und Prozesse mithilfe innovativer Tools optimieren.

Im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht die Ausgabenoptimierung als wichtige Säule einer effektiven Beschaffung. Durch die Neukonzeption der Ausgabenverwaltung in Unternehmen kann die Beschaffung ihre Rolle als reine Transaktionsfunktion überwinden und zu einer strategischen Triebkraft werden. In diesem Artikel geben Führungskräfte aus drei unterschiedlichen Branchen praktische Beispiele für die erfolgreiche Implementierung von Strategien zur Ausgabenoptimierung in ihren Unternehmen. Dabei betonen sie auch die Bedeutung von Zusammenarbeit, Innovation und Anpassungsfähigkeit.

Verbesserung der Beschaffungsprozesse durch Ausgabenverwaltung bei AXA UK

Der führende Versicherungsanbieter AXA UK hat seine Beschaffungsprozesse vor Kurzem umfassend überarbeitet und dabei eine Strategie zur Ausgabenverwaltung eingeführt. Vor dieser Umstellung waren die Beschaffungsaktivitäten fragmentiert und die Mitarbeitenden nutzten separate Konten. Diese mangelnde Zentralisierung beeinträchtigte nicht nur die Ausgabentransparenz, sondern stellte auch eine Herausforderung für Governance und Compliance dar.

Die Umstellung von AXA UK auf eine einheitliche Beschaffungsplattform brachte sofort klar ersichtliche Vorteile. Ein wichtiger Faktor für die Umstellung war die Einführung eines Punch-Out-Katalogs, der die Beschaffungsaktivitäten zentralisierte und eine bessere Kontrolle und Transparenz über den Tail-Spend ermöglichte. So werden zum Beispiel Anschaffungen wie Festplatten und Speicherkarten, die zuvor außerhalb der Governance getätigt wurden und Sicherheitsrisiken darstellten, nun innerhalb strikter Genehmigungsabläufe verwaltet. Dieses System automatisiert Genehmigungen für Transaktionen unter XX € und leitet kostspieligere Anschaffungen zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung weiter. So wird die Compliance optimiert, ohne dass zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht.

Über die Kostenkontrolle hinaus sorgt das neue System bei AXA UK für betriebliche Effizienz und eine verbesserte Kontrolle der Nachhaltigkeit. Dank dem Zugriff auf Echtzeitdaten kann das Unternehmen nun nahtlos Jahresabschlussberichte erstellen und damit die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen. Zudem fördert die erhöhte Transparenz auch strategischere Partnerschaften – wie zum Beispiel ein laufendes Pilotprojekt mit IT-Automaten, die mit Artikeln wie Ladegeräten und Tastaturen bestückt sind. Diese innovative Lösung vereinfacht nicht nur die Beschaffung, sondern verbessert auch die Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeitenden und spiegelt damit das Engagement von AXA UK für einen nutzerorientierten Ansatz wider.

Die Ergebnisse sprechen für sich. AXA UK konnte bei häufig gekauften Artikeln Kosteneinsparungen von etwa 5 % erzielen und dank der verstärkten Partnerschaft mit seinem Beschaffungsmarktplatz zusätzliche Einsparungen aushandeln.

Tail-Spend-Verwaltung mit Technologie bei Enel

Für das multinationale Energieunternehmen Enel stellt die Beschaffungsverwaltung über verschiedene Geschäftsbereiche und Regionen hinweg eine besondere Herausforderung dar. Tail-Spend, also geringwertige Einkäufe, die sich auf zahlreiche Lieferanten verteilen, sind besonders komplex, bieten aber viele Optimierungsmöglichkeiten. Bei Enel macht Tail Spend 1 Mrd. Euro der jährlichen Beschaffungsausgaben in Höhe von 13 Mrd. Euro aus.

Enel ging die Thematik zunächst an, indem es Transparenz und Kontrolle in den Vordergrund rückte. Mit der Einführung einer digitalen Einkaufsplattform versetzte das Unternehmen seine Mitarbeitenden in die Lage, schnell und einfach konforme Einkäufe zu tätigen. Ein gutes Beispiel für diese Umwandlung ist die Beschaffung wichtiger Artikel wie Sonnencreme und Vitamine für Fabrikarbeiter, die unter extremer Hitze arbeiten. Bisher waren die Mitarbeitenden auf unqualifizierte lokale Lieferanten angewiesen, was zu Ineffizienzen und Compliance-Problemen führte. Mit dem neuen System können solche Artikel nun über eine genehmigte Plattform bestellt werden, die eine Lieferung innerhalb von 24 Stunden und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien gewährleistet.

Um den Tail-Spend weiter zu optimieren, hat Enel ein spezielles „Fast-Track-Team“ aufgestellt, das bei nicht standardmäßigen Einkäufen hilft. Außerdem wurden KI-gestützte Screening-Tools implementiert. Diese Technologien helfen Mitarbeitenden, Katalogübereinstimmungen sofort zu identifizieren, was die Arbeitsbelastung für die Teams reduziert und einen schnelleren und effizienteren Einkauf ermöglicht. Darüber hinaus spiegelt der Fokus auf den Einkauf umweltfreundlicher Produkte und wo immer möglich die Bevorzugung lokaler Lieferanten das Engagement von Enel für Nachhaltigkeit wider.

Die Strategie von Enel konzentriert sich auf Flexibilität und Transparenz. Durch die gezielte Anwendung skalierbarer digitaler Lösungen auf fragmentierte Ausgaben hat das Unternehmen einen bislang vernachlässigten Bereich in eine bedeutende Quelle der Wertschöpfung verwandelt.

Beschaffungsoptimierung für Schulen der Harris Federation

Die Londoner Harris Federation, ein Multi-Academy Trust, der 55 Grund- und weiterführende Schulen verwaltet, sah sich mit den typischen Herausforderungen dezentraler Unternehmen konfrontiert. Einzelne Schulen arbeiteten oft unabhängig voneinander und kauften bei einer Vielzahl von Lieferanten ein. Diese mangelnde Koordination führte zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und verpassten Sparmöglichkeiten.

Um eine elegantere Lösung zu finden, hat die Harris Federation ihre Beschaffungsaktivitäten über eine einheitliche digitale Plattform zentralisiert. Mit der Nutzung eines Rahmenvertrags für den öffentlichen Sektor konnte die Stiftung sicherstellen, dass ihre Prozesse strenge Compliance-Standards erfüllen und gleichzeitig die Beschaffung für Schulen vereinfachen.

Ein nennenswertes Ergebnis dieser Umstrukturierung ist die deutliche Reduzierung der Lieferantenanzahl von 4.700 auf 2.500. Die Konsolidierung der Lieferantenbeziehungen hat zu einer besseren Übersicht und Kontrolle geführt und gleichzeitig Mengenrabatte und Preisnachlässe ermöglicht. Ein eindrucksvolles Beispiel ist der Mobilfunkvertrag des Verbands: Durch Neuverhandlung der Konditionen und Nutzung der kollektiven Kaufkraft konnten die Kosten von £18,000 auf nur noch £3,000 pro Monat gesenkt werden.

Operative Einsparungen bedeuten unmittelbar mehr Ressourcen für die Schüler. Mit der Anmeldung für ein Premium-Lieferabonnement konnte die Harris Federation beispielsweise allein im letzten Jahr £124,000 sparen. Diese Kosteneinsparungen ermöglichen dem Verband die Verlagerung von Ausgaben in wichtige Bereiche wie Schulausflüge, Uniformen und Unterrichtsmaterialien.

Der Ansatz der Harris Federation unterstreicht das transformative Potenzial einer kooperativen und strategischen Beschaffung. Durch die zentrale Ausrichtung bei gleichzeitiger Wahrung der Mitsprache der Schulen bei Entscheidungen hat sich die Beschaffung von einer reinen Transaktionsfunktion zu einem strategischen Partner gewandelt, der greifbare, schülerorientierte Ergebnisse liefert.

Wichtige Erkenntnisse für eine moderne Strategie zur Ausgabenoptimierung

Die Ausgabenoptimierung ist mehr als nur eine Maßnahme zur Kostensenkung – sie kann auch einen größeren Mehrwert für das Unternehmen erschließen. Die Erfahrungen von AXA UK, Enel und der Harris Federation verdeutlichen mehrere wichtige Grundsätze für moderne Führungskräfte in der Beschaffung, die Veränderungen vorantreiben möchten:

1. Zentralisierung schafft Kontrolle: Einheitliche Beschaffungsplattformen, wie sie beispielsweise von AXA UK und der Harris Federation genutzt werden, verbessern die Transparenz, erhöhen die Compliance und ermöglichen Kosteneinsparungen.
2. Technologie steigert die Effizienz: Von KI-gestützten Screening-Tools bei Enel bis hin zu IT-Automaten bei AXA UK – Technologie ermöglicht es Beschaffungsteams, Prozesse zu optimieren und sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.
3. Zusammenarbeit fördert die Innovation: Ob bei der Aushandlung von Lieferantenrabatten oder der Erprobung neuer Lösungen, starke Partnerschaften zwischen Beschaffungsteams und Lieferanten schaffen konkrete Vorteile für beide Seiten.
4. Daten sind ein strategischer Vorteil: Der Echtzeit-Zugriff auf Beschaffungsdaten wie bei AXA UK reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht datengestützte Entscheidungen.
5. Lokale Auswirkungen beeinflussen den globalen Wandel: Der Ansatz der Harris Federation zeigt, wie die Optimierung der Beschaffung nicht nur Geld spart, sondern auch positive Auswirkungen hat, von denen einzelne Schulen und letztendlich auch ihre Schüler profitieren.

Beschaffungsteams müssen flexibel sein und schnell auf ein Umfeld reagieren können, in dem die Budgets knapp aber die Erwartungen hoch sind. Durch die Einführung von Strategien, die auf Zusammenarbeit, Innovation und Datenanalyse ausgerichtet sind, können Unternehmen ihre Beschaffung zu einem strategischen Faktor umwandeln, der weit mehr leistet als nur die Verwaltung von Ausgaben.

Die Beschaffung zu optimieren ist nie einfach, aber wie diese Unternehmen gezeigt haben, kann der richtige Ansatz Herausforderungen in Chancen verwandeln und damit die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und langfristigen Erfolg schaffen.