Amazon Business: Die Erfolgsgeschichte der Tate Galleries
Übersicht
Tate ist ein Netzwerk aus vier der größten Kunstgalerien Großbritanniens – Tate Britain, Tate Modern, Tate Liverpool und Tate St. Ives in Cornwall –, die britische und internationale moderne und zeitgenössische Kunst ausstellen.
Die Galerien werden teilweise durch staatliche Mittel, teilweise aber auch durch Ticketverkäufe und Mitgliedsbeiträge finanziert. Somit ergeben sich einzigartige Anforderungen für dieses Unternehmen, gerade im Bereich der Beschaffung.
Mit 1 500 Mitarbeitern im gesamten Betrieb sind viele Personen aus verschiedenen Standorten, Teams und Abteilungen an der Beschaffung für Tate beteiligt.
Bedarf an Veränderungen erkennen
Mit mehreren Standorten im ganzen Vereinigten Königreich stellten sie fest, dass jedes Team beim Einkaufen unterschiedlich vorging. Die einzelnen Teams kauften Waren von verschiedenen Lieferanten an unterschiedlichen Standorten, ohne dass ein gemeinsamer Handlungsrahmen oder eine einheitliche Berichterstattung vorhanden waren.
Transparenz wurde zum Problem, da nur ein begrenzter Überblick darüber bestand, was gekauft und bestellt wurde, was geliefert wurde bzw. welche Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht vorrätig waren.
Ohne eine eindeutige Berichtsstruktur oder Einkaufsrichtlinien wurde es schwierig, diese Art des Einkaufs zu verwalten, und es fehlte an der für einen effizienten Betrieb erforderlichen Transparenz.
Infolgedessen wurde mehr Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet, während man versuchte, den gesamten Einkaufsprozess zu bewältigen.
Effizienz schaffen und Zeit sparen
Tate hat sehr spezifische Anforderungen, und jedes Team benötigt daher unterschiedliche Produkte. Von der Zusammenarbeit mit Besuchern bei Events und Vorträgen über die Arbeit mit Kindern bei Schulbesuchen bis hin zu den alltäglichen Aufgaben wie der Beschaffung von Möbeln und Büromaterial. Sie benötigte eine zentrale Anlaufstelle, um diesen umfangreichen Anforderungen gerecht zu werden.
Sie haben die Amazon Business-Lösung unternehmensweit eingeführt, um ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und ihren Mitarbeitern eine einfache Einkaufslösung zur Verfügung zu stellen.
Dank ihrer Vertrautheit mit dem Einkaufserlebnis auf Amazon konnten sie problemlos verschiedene Teams einbinden. Dadurch konnten sie schnell Richtlinien für bewährte Methoden einführen und einen zentralen Lieferanten gewinnen, dem sie bei einer Vielzahl von Produkten Vertrauen schenken konnten.
Eine neue Art des Einkaufens
Durch die Einführung von Amazon Business konnte das Unternehmen dank der großen Auswahl an verfügbaren Produkten die Beschaffungsanforderungen der verschiedenen Teams besser verstehen. Es hat zu einer Effizienzsteigerung in ihren Abläufen geführt und ihnen dabei geholfen, ihren gesamten Bedarf an einem einzigen Ort zu decken.
Im vergangenen Jahr profitierten sie zusätzlich von Business Prime, da sie sicherstellen konnten, dass die Mitarbeiter die benötigten Artikel erhielten, um effektiv und komfortabel von zu Hause aus arbeiten zu können.
Aufgrund der Unternehmensgröße der Tate-Gruppe hat sich die Integration des Single Sign-On-Systems (SSO) für alle Teams als äußerst wertvoll erwiesen. Dies ist eine leicht zu implementierende Integration, die allen Käufern des Unternehmens mit einem Klick sicheren Zugang zu Amazon Business ermöglicht und somit Sicherheitsrisiken minimiert.
Was sollten andere Unternehmen beachten, die Amazon Business einführen möchten?
„Ich empfehle, die Lösung vollständig zu integrieren, da sie tatsächlich viele Vorteile bietet und Ihre Abläufe erheblich vereinfacht“, erklärt Declan.
Declan betont, dass es von entscheidender Bedeutung ist, die Stakeholder einzubeziehen, bevor ein neuer Ablauf eingeführt und auf die gesamte Organisation übertragen wird. Die Unterstützung durch die IT-Abteilung wird Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrer Erfahrung herauszuholen. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Zeitaufwand für die Beschaffungsverwaltung zu reduzieren, ist die Konsolidierung an einer zentralen Stelle der richtige Weg.
Das Unternehmen hat festgestellt, dass die Vorteile und die Nutzung von Amazon Business sich für alle Beteiligten als äußerst gewinnbringend erwiesen haben.
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