Gemeinnützige Organisation

Amazon Business: Die Erfolgsgeschichte von The Prince's Trust

Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch digitale Beschaffung.

Übersicht

The Prince's Trust ist eine britische Wohltätigkeitsorganisation, die 1976 von Prinz Charles gegründet wurde. Die Stiftung konzentriert sich neben vielen anderen Aktivitäten darauf, jungen Menschen aus benachteiligten Verhältnissen im Alter von 11 bis 30 Jahren dabei zu unterstützen, ihre Ausbildung fortzusetzen, eine Beschäftigung zu finden, neue Fähigkeiten zu erwerben und ihr eigenes Unternehmen zu gründen.

Da zwei ihrer Kerninitiativen darin bestehen, junge Menschen bei der Arbeitssuche und der Gründung eines eigenen Unternehmens zu unterstützen, haben sie sehr spezifische und vielfältige Anforderungen bei der Beschaffung von Produkten – vom Kauf geeigneter Kleidung für Vorstellungsgespräche bis hin zur Anschaffung der Grundausstattung für die Unternehmensgründung, wie beispielsweise Nagelpflege-Sets für junge Erwachsene, die einen Nagelsalon eröffnen möchten.

Wie bei vielen gemeinnützigen Organisationen hat Covid zu Veränderungen in der Arbeitsweise der Stiftung geführt, darunter die Verlagerung vieler ehemals persönlicher Interaktionen zu digitalen Prozessen.

Die Auswirkungen der Pandemie haben dem Beschaffungsteam die Möglichkeit geboten, durch seine Beschaffungspraktiken einen positiven Einfluss auszuüben und in einer Zeit, in der die Finanzierung immer wichtiger wird, Kosteneinsparungen für das Unternehmen zu erzielen.

Möglichkeiten für einen optimierten Beschaffungsprozess identifizieren

Bis vor kurzem wurden die vielfältigen Waren, die The Prince's Trust für seine Initiativen erworben hat, spontan gekauft. Dieser Mangel an Transparenz machte es schwierig, die Ausgaben nachzuvollziehen und Berichte zu erstellen. Mit zunehmender Größe des Teams wurde diese Schwachstelle erkannt und es wurde nach Möglichkeiten gesucht, diese zu verbessern.

Eines der wichtigsten Anliegen war es, die Ausgaben am Ende der Lieferkette effektiv zu verwalten und zu überwachen sowie einen Genehmigungsprozess zu schaffen, um sicherzustellen, dass keine unerwünschten Ausgaben getätigt werden, die nicht zu den Lieferungen und Strategien passten.

Angesichts der Vielfalt der Produkte, die sie am Ende kauften, benötigten sie einen „One-Stop-Shop“, der ihnen so viele der benötigten Artikel wie möglich liefern konnte.

Neben den erforderlichen Produkten benötigten sie die Möglichkeit, Zahlungen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alle Käufe gültig und für die Organisation notwendig waren sowie mit ihren Einkommensverträgen übereinstimmten.

Die Auswirkungen der digitalen Optimierung

Verity White, Senior Head of Procurement, machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die den spezifischen Anforderungen der Stiftung gerecht wird, mehr Transparenz beim Einkauf schafft und Zeit für andere Bereiche der Organisation freisetzt.

Die Vertrautheit mit der Nutzung des Amazon-Einkaufserlebnisses in Kombination mit Amazon Business, das auf die B2B-Einkaufsbedürfnisse zugeschnitten ist, machte die Entscheidung leicht.

In administrativer Hinsicht wurde es für alle Mitarbeiter vereinfacht, über eine einzige Plattform die große Vielfalt an benötigten Produkten zu jedem beliebigen Zeitpunkt zu erwerben.

Dies bedeutet auch, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Region, nun denselben Prozess befolgen, wodurch das Risiko missbräuchlicher Käufe verringert und die Restausgaben effektiv verwaltet werden.

Durch die Nutzung der Funktion Amazon Business Guided Buying können Verity und ihr Team nun Richtlinien für Produkte festlegen, die gekauft werden dürfen und solche, die nicht gekauft werden dürfen. Dadurch konnte der Zeitaufwand für die Berichterstellung und die manuelle Verwaltung von Ad-hoc-Ausgaben erheblich reduziert werden.

„Für uns läuft alles rund“, sagte Verity. Die umfangreiche Auswahl an Lieferanten an einem Ort spart Zeit und Mühe bei der Suche nach zuverlässigen Lieferanten oder beim Einholen mehrerer Angebote für einzelne Artikel, da all dies mit einem Klick auf Amazon Business verfügbar ist.

Eine weitere Priorität für The Prince’s Trust bestand darin, als gemeinnützige Organisation, die staatliche Zuschüsse erhält, transparent darzulegen, wie die Mittel verwendet werden.

Dadurch, dass diese Informationen jederzeit verfügbar sind und die Rechnungsstellung mit USt-Ausweis direkt vom Konto heruntergeladen werden können, war es einfach, die Verwendung der Gelder, für wen und wo, nachzuverfolgen.

Dank der Zeitersparnis durch die Nutzung einer zentralen Informationsquelle wird das nächste Projekt darin bestehen, die Daten ihres Kontos zu analysieren, um zu ermitteln, welche Produkte bei ihren Mitarbeitenden am meisten gefragt sind. Diese Informationen werden ihnen dabei helfen, in Zukunft fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen, beispielsweise durch die Standardisierung von Artikeln und die Nutzung von Online-Produktkatalogen.

Neue Möglichkeiten nutzen

Das Feedback der Mitarbeiter von The Prince's Trust war äußerst positiv. Viele gaben an, dass Amazon Business ihnen dabei geholfen hat, Probleme zu lösen, wodurch sie Zeit für andere Projekte gewinnen konnten.

„Der Wechsel zu Amazon Business hat uns vollständige Transparenz in Bezug auf die Endausgaben verschafft. Es ist völlig unkompliziert: Sie erhalten die benötigten Materialien, können Ihre Lieferkette und Ihre Endausgaben im Blick behalten und den gesamten Beschaffungsprozess wesentlich effektiver verwalten.“

Die Beschaffung innerhalb der Stiftung hat sich von Jahr zu Jahr weiterentwickelt, und eines ihrer Hauptziele ist es, weiterhin auf eine vollständig digitale Beschaffungsabwicklung hinzuarbeiten.