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blikk
"Es geht einfach alles schneller: Unplanbare Artikel, die zügig gebraucht werden, sind dank Amazon Business blitzschnell in unseren Praxen."
Veröffentlicht am
4.August 2021
Über blikk
blikk ist ein Zusammenschluss aus radiologischen und nuklearmedizinischen Praxen. An bundesweit rund 30 Standorten sowie in einer interdisziplinären Klinik in Berlin arbeitet – sowohl im konservativen als auch im operativen Bereich – ein großes Team an Experten aus allen Gebieten der Radiologie und der Nuklearmedizin, der Kardio- und Neuroradiologie, Kinderradiologie, interventionelle Radiologie und Mammographie. blikk schafft durch den Einsatz modernster Geräte und der damit verbundenen hochauflösenden Bildqualität Spitzenradiologie für Patienten, Zuweiser und Krankenhäuser. blikk bietet schnelle Termine und Befunde, um einen ebenso schnellen Einsatz von Therapien zu ermöglichen. Mit mehr als einer Million Untersuchungen p. a. und rund 1.000 Mitarbeitern zählt die blikk-Gruppe zu den größten Radiologieverbunden Deutschlands. blikk ist mit seinen Praxen in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg und Berlin vertreten.
Die Einkaufsstrategie
blikk verwendet seit langem hochwertige IT-Systeme, die eine optimale Kommunikation zwischen allen Standorten sowie eine effiziente Ressourcennutzung fördern. Regelmäßig testet der Radiologieverbund zudem Innovationen, die die Digitalisierung der Behandlungs- und Arbeitsprozesse verbessern können. Amazon Business ist ein lösungsorientiertes Tool, mit dem blikk die digitale Vernetzung nun noch weiter vorantreibt.
Der zentrale Einkauf ist bei blikk grundsätzlich für die gesamte Beschaffung zuständig. Um bedarfsgerechte Bestellungen zu gewährleisten, werden die Bestellprozesse von den einzelnen Standorten bzw. Bereichsleitern ausgelöst und anschließend zentral abgewickelt sowie verbucht. Dieses Vorgehen ist sehr funktional und kostensenkend im Bereich der medizinischen Produkte. Jedoch: Für Kleinstbeschaffungen, wie alltägliche Bedarfsgegenstände oder Büroutensilien, ist eine dezentrale Einkaufslösung, die zügig, transparent und zugleich zuverlässig funktioniert, weitaus sinnvoller.
Die Herausforderung
Die blikk-Gruppe verfügt über ein ERP-System, durch das die Praxen ihre Bedarfe für medizinische und nicht medizinische Verbrauchsmaterialien decken. Für die Verbrauchsmaterialien, die nicht effektiv über einen Lieferanten bündelbar waren, suchte man nach einer digitalen, flexiblen und anpassungsfähigen Beschaffungslösung. Amazon Business war hier die erste Wahl.
Insbesondere bei Alltagsbedarfen (wie Glühbirne, Mülleimer, Türstopper, Batterie, Zubehör für die Kaffeemaschine oder Schreibtischlampe) erwies sich der bisherige Beschaffungsprozess als zu aufwendig und langwierig. Belege waren auch nicht immer vorhanden oder konnten den zugehörigen Kostenstellen nur schwer zugeordnet werden. Des Weiteren musste für die Produkte nach ihrer Bestellung eine zu lange Wartezeit eingeplant werden.
Kurzum, die Beschaffung von Verbrauchsmaterial bedeutete hohen Aufwand sowie Wartezeit und zu wenig Budgetkontrolle für die Standorte. Die Finanzabteilung hatte aufgrund der fehlenden Belege Schwierigkeiten damit, der Belegpflicht konsequent nachzukommen.
„Vor der Einführung von Amazon Business wurde kreuz und quer für jeden einzelnen Standort über den zentralen Einkauf bestellt. Das hat zu längeren Bearbeitungszeiten sowie Lieferzeiten, aber auch zu einem hohen zeitlichen Aufwand für den Zentraleinkauf geführt. Und es gab keine Nachverfolgung dazu, wer wann bei welchem Lieferanten bestellt hat.“
— Peter Maslo, Prokurist und Einkaufsleiter der blikk-Gruppe
Die Lösung
Seit der Einführung von Amazon Business bestellen alle Standorte der blikk-Gruppe ihre Kleinstbedarfe unter Einhaltung der Richtlinien des Zentraleinkaufs gesammelt über ein Konto. Aktuell haben 60 Benutzer einen schnellen und bequemen Zugriff auf eine breite Auswahl an Produkten und dies, dank Amazon Business, mit besonders zügiger und versandkostenfreier Lieferung. Aufgrund der umfassenden Analysefunktionen ist für den Zentraleinkauf jederzeit ersichtlich, wer sich im Konto befindet und welche Artikel bestellt werden.
Durch den digitalen Freigabeprozess und eine Budgetverwaltung behält der Zentraleinkauf die volle Kostenkontrolle über das Bestellaufkommen in den Praxen. Mithilfe der Katalogverwaltung konnten ausgewählte Produktkategorien ausgeschlossen werden, die bereits über bestehende Lieferanten gebündelt sind – auch hier sind also Stringenz und Einfachheit gewährleistet. Jede der rund 30 Praxen nutzt zudem für die Bestellungen eine eigens eingerichtete Einkaufsgruppe, welcher die jeweiligen Personendaten, Versand- und Rechnungsadressen sowie Einkaufsrichtlinien zugewiesen sind.
Insgesamt führt dies zu einer großen Erleichterung im Arbeitsalltag für die Standorte, die nun gebündelt Bestellungen aufgeben und ihr Budget sowie ihre Bestellvolumina samt -historie immer im Blick haben. Der Zentraleinkauf und die Finanzbuchhaltung haben es nun ebenfalls leichter, denn auch für sie sind alle Vorgänge zu jeder Zeit transparent nachvollziehbar. Die Möglichkeit auf Rechnung zu kaufen (inklusive einem automatisierten Rechnungsversand per E-Mail direkt an die Buchhaltung) war außerdem ein ausschlaggebender Faktor, um mit Amazon Business professionell zu starten.
Insgesamt gilt: Der Einkaufsprozess für Betriebsbedarfe, Verbrauchsmaterialien sowie Hausmeister- und Sanitärbedarf konnte signifikant vereinfacht und beschleunigt werden.
Die Hauptvorteile beschreibt Peter Maslo so: „Der Workflow ist nun strukturierter und effizienter. Zudem werden mehr Ressourcen für den Zentraleinkauf frei. Alle Buchungsvorgänge sind direkt einzusehen, der Zeitaufwand für die Beschaffung ist gesunken, die Produktauswahl ist größer und wir können Kosten einsparen.“ Das Wichtigste ist laut dem Einkaufsleiter dabei die schnelle Lieferung von Alltagsartikeln: „Es geht einfach alles schneller: Im Bedarf unplanbare Artikel, die zügig gebraucht werden, sind dank Amazon Business blitzschnell in unseren Praxen.“
