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msg group
Die Integration der msg group mit Amazon Business hilft bei der Zentralisierung der Ausgaben
Übersicht
Mit mehr als 10 000 Mitarbeitenden auf der ganzen Welt bietet die msg group Beratung für Systemintegrationen in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen, regulatorisches Reporting, Performance Management, Customer Experience und IoT-Technologie. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, dessen Kunden unter anderem aus der Automobilbranche und dem Bankensektor kommen, wollte den Einkauf für seine wachsende und geografisch verteilten Mitarbeiter rationalisieren. msg arbeitete mit Amazon Business zusammen, um eine Integration mit SAP Ariba zu erreichen und so eine direkte Beschaffung für Mitarbeiter zu schaffen, wobei die Ausgabenrichtlinien und Genehmigungen über das zentrale Einkaufssystem abgewickelt werden.
Zentralisierung der Ausgaben für eine dezentralisierte Belegschaft
Da immer mehr Mitarbeiter des msg-Teams von zu Hause aus arbeiteten und das Unternehmen seine Mitarbeiterzahl weiter erhöhte, um den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, wurden die Zentralisierung der Ausgaben und die Zeitersparnis bei der Erfassung der Ausgaben zu einer Priorität für mehrere interne Abteilungen. Um den Geschäftseinkauf zu vereinfachen, suchte das Unternehmen nach automatisierten Genehmigungsprozessen entsprechend seiner Ausgabenrichtlinien.
Anstatt die Beschaffungsleiter IT-Zubehör, Büromaterial und Literatur für die Mitarbeiter bestellen zu lassen, wollte Christiane Rimat, Leiterin der Beschaffungsabteilung bei msg, die Mitarbeiter in allen Abteilungen dazu befähigen, ihre Einkäufe selbst zu erledigen und gleichzeitig dem Beschaffungsteam Einblick in diese Transaktionen zu geben.
Das erste Ziel war es, einen schnellen, einfach zu bedienenden Mechanismus für den geschäftlichen Einkauf zu schaffen. Um zunächst eine direkte Verbindung zwischen Amazon Business und dem Beschaffungssystem von msg, SAP Ariba, zu schaffen, richtete das msg-Team die Punchout-Integration von Amazon Business ein, die es den Benutzern ermöglicht, aus SAP Ariba auf die große Auswahl an Produkten von Amazon Business zuzugreifen. Dann entschied sich msg, auch die integrierte Suche von Amazon Business zu nutzen, die es den Benutzern ermöglicht, Amazon-Business-Produkte direkt aus der SAP-Ariba-Umgebung zu suchen.
„Da wir bereits über ein Punchout verfügten, war die Einrichtung der integrierten Suche mithilfe der von Amazon Business zur Verfügung gestellten Dokumentation und den Spezialisten von Amazon sehr einfach.“
— Karlheinz Graf, Senior Project Manager, msg group
Bevor msg SAP Ariba implementierte, führte das msg-Team intern umfangreiche Tests durch, um zu ermitteln, wie lange die Mitarbeiter für die Bestellung brauchten: vom Beginn der Produktsuche bis zur abschließenden Eingabe des Erstattungsbelegs.
„Mit Punchout ging das deutlich schneller, im Durchschnitt halbierte sich der Zeitaufwand und damit auch unsere Abwicklungskosten“, so Graf. Mithilfe der Integrierten Suche hat das Team deutlich weniger Zeit mit dem Vergleichen von Angeboten verbracht und konnte somit auch hier Prozesskosten einsparen.
Erfahren Sie mehr über Punchout und integrierte Suche
