Neuerungen im Zahlungsabstimmungsbericht: Zugriff auf 75 Spalten, Details zu Einzelposten und vieles mehr

Der verbesserte Zahlungsabstimmungsbericht von Amazon Business bietet Ihnen einen vollständigen Überblick an einem zentralen Ort: Bestelldetails, Sendungsdaten, benutzerdefinierte Felder Ihres Unternehmens, Preisaufschlüsselungen sowie Kosten und Erstattungen – alles auf Einzelpostenebene. Dank 75 Spalten (statt bisher 34) und 41 völlig neuer Felder erhalten Sie die nötigen Daten, um alle Transaktionen abzugleichen, ohne separate Berichte abrufen oder Tabellen manuell zusammenstellen zu müssen.

Ob Sie die Finanzen allein verwalten oder ein eigenes Kreditorenteam haben – die Zahlungsabstimmung sollte für alle unkompliziert sein. Der verbesserte Bericht wurde als direkte Reaktion auf Kundenfeedback entwickelt, um genau das zu erreichen – und damit auch ein Plus an Geschwindigkeit, Vollständigkeit und Genauigkeit.

In diesem Blogbeitrag wird erläutert, was es Neues gibt, was sich für derzeitige Benutzerinnen und Benutzer des Berichts ändert und wie Beschaffungs- und Finanzteams ihre Buchhaltung mit dem verbesserten Bericht schneller abschließen können.

Was ist neu im verbesserten Zahlungsabstimmungsbericht?

Der verbesserte Bericht stellt eine erhebliche Erweiterung dar, weg vom einfachen Abgleich von Zahlungen auf Transaktionsebene und hin zu einer vollständigen Zahlungsabstimmung auf Einzelpostenebene. 

Was hat sich geändert?

Für die Kundinnen und Kunden bringen diese Änderungen weniger manuelle Schritte, vollständigere Transaktionsdaten und einen einfacheren Weg zu einer genauen Zahlungsabstimmung mit sich. Kurz gesagt erhalten Sie nun neben den Kosten auch Details auf Sendungsebene, vollständige Preisaufschlüsselungen, Produktkennungen sowie Daten zu Rücksendungen/Erstattungen – alles in einem einzigen Download. Zu den Verbesserungen gehören:

• Granularität auf Einzelposten- und Sendungsebene – anstatt nur Summen auf Bestellungsebene angezeigt zu bekommen, können Sie dank Feldern wie Versanddatum, Sendungsstatus, ASIN, Produktbezeichnung und der vollständigen UNSPSC-Hierarchie die Abstimmung auf der Postenebene durchführen.

• Eine vollständige Preisaufschlüsselung für jeden Posten – Stückpreis, Artikelzwischensumme, Versandkosten, Sonderangebote, gesetzliche Gebühren, Steuersatz und Nettosumme – ersetzt das alte Einzelbetragsfeld.

• Die Kostenkennzeichnung, die eindeutige Referenz, die jede Transaktion Ihrem Kartenauszug zuordnet, ist nun nicht mehr hinter der Option „Spalten anpassen“ versteckt, sondern wird standardmäßig angezeigt. (Mehr über die Kostenkennzeichnung erfahren →)

• Rechnungs- und Kreditkartenabstimmung in einem Bericht – hiermit wird zusammengefasst, wofür bisher getrennte Berichte erforderlich waren, einschließlich der Ansicht „Analyse des Kaufs auf Rechnung (KAR)“.

   

Neue Datenkategorien

Durch neu hinzugefügte Datenkategorien erhalten Kundinnen und Kunden einen umfassenderen Überblick über jede Transaktion. So können sie Zahlungen schneller abstimmen, den manuellen Aufwand verringern und die Genauigkeit erhöhen. Zu den Kategorien zählen:

• Informationen zu Rechnungen und Gutschriften (Ausstellungsdatum des Dokuments, Belegnummer, ursprüngliche Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum der Rechnung, Dokumentenstatus)

• Sendungsinformationen (Versanddatum, -status, -land und -menge)

• Preisaufschlüsselung (Stückpreis, Artikelzwischensumme, Versandkosten, Sonderangebote, Geschenkverpackung, gesetzliche Gebühren, sonstige Gebühren, Steuersatz, Gesamtsteuer, Nettosumme)

• Details zu Versand- und Empfänger (Name des Empfängers, Lieferadresse, Lieferstatus, Empfangsstatus)

• Details zu Rücksendungen und Erstattungen (Grund für die Erstattung, Wiedereinlagerungsgebühren, Rücksendekosten inkl. Steuer)

• Produktinformationen (ASIN, Bezeichnung und die vollständige UNSPSC-Hierarchie mit Segment, Familie, Klasse und Warengruppe)

• Verkäuferinformationen (Name und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, Status der E-Rechnungstransaktion)

• Informationen zu Einsparungen (Preiseinsparungsprogramm und gewährter Rabatt)

Was ändert sich für derzeitige Benutzerinnen und Benutzer des Berichts?

Ein Großteil des Benutzererlebnisses bleibt unverändert. Der bestehende Zugang, die Berichtsoberfläche und erstellte automatisierte Prozesse funktionieren weiterhin. Vor dem Start ist jedoch einiges zu beachten.

Wo finde ich den verbesserten Bericht? Im Dropdown-Menü „Berichte“ werden zwei Optionen für den Zahlungsabstimmungsbericht angezeigt: eine ist mit „Neu“ und eine mit „Alt“ gekennzeichnet. Der verbesserte Bericht ist unter der Kennzeichnung „Neu“ verfügbar. Um auf Ihre zuvor erstellten Vorlagen zuzugreifen, rufen Sie den mit „Alt“ gekennzeichneten Zahlungsabstimmungsbericht auf (verfügbar bis zum 31. Oktober 2026).

Muss ich meine gespeicherten Berichtsvorlagen neu erstellen?

Nicht gleich. Bis zum 31. Oktober 2026 können Sie weiter auf Ihre alten Berichtsvorlagen zugreifen. Danach sind zuvor gespeicherte Vorlagen nicht mehr verfügbar und müssen im verbesserten Bericht neu erstellt werden. Vorlagen für andere Berichte zu Amazon Beschaffungsanalysen sind nicht betroffen.

Tipps zum Erstellen von Berichtsvorlagen:

• Bestimmen Sie zunächst die Spalten, die Ihr Team in jedem Zyklus nutzt (z. B. Kostenkennzeichnung, Bestellnummer, Sachkonto, Kostenstelle).

• Fügen Sie über „Spalten anpassen“ die neuen Felder hinzu, die für Ihren Zahlungsabstimmungsprozess am relevantesten sind, wie etwa das Fälligkeitsdatum der Rechnung, den Sendungsstatus oder die UNSPSC-Produkthierarchie. 

• Speichern Sie das Layout als benannte Vorlage, damit alle Teammitglieder es wiederverwenden können.

• Bei Ausführung mehrerer Zahlungsabstimmungs-Workflows (z. B. für Rechnungen und Kreditkarten) sollten Sie für jeden Workflow eine separate Vorlage erstellen.

Muss ich die Kostenkennzeichnung nach wie vor manuell hinzufügen?

Nein. Die Kostenkennzeichnung ist jetzt eine Standardspalte. In der aktuellen Version mussten Kundinnen und Kunden die Kosten-ID manuell über „Spalten anpassen“ hinzufügen. Im verbesserten Bericht wird sie standardmäßig angezeigt, wodurch ein wiederkehrender Schritt in jedem Zahlungsabstimmungszyklus entfällt. 

Wie der neue Zahlungsabstimmungsbericht Teams in der Kreditorenbuchhaltung unterstützt

Transaktionen mühelos Bestellungen zuordnen

Neue Produktfelder – ASIN, Produktbezeichnung und die vollständige UNSPSC-Hierarchie – ermöglichen die Abstimmung auf Einzelposten- statt auf Bestellungsebene. In Kombination mit der Kostenkennzeichnung und der Zahlungsreferenznummer können Sie alle Kosten dem genauen Posten und der zugehörigen Bestellung zuordnen. Diese Genauigkeit verringert die Zahl der Streitfälle und beschleunigt Genehmigungen.

Rechnungs- und Kreditkartenkäufe an einem zentralen Ort abstimmen

Hierbei handelt es sich um den größten Nutzen des verbesserten Berichts. Ab sofort lassen sich alle Einkäufe bei Amazon Business an einem Ort abstimmen, ganz gleich, ob sie per Kauf auf Rechnung und/oder per Kreditkarte erfolgen. Rechnungsfelder wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum der Rechnung und Dokumentenstatus werden direkt neben den Zahlungs- und Kartendaten angezeigt. So muss Ihr Team zum Abschluss der Buchhaltung nicht mehr zwischen verschiedenen Berichten hin- und herwechseln.

Berichte passend zum eigenen Unternehmen erstellen

Unternehmensspezifische Felder – Sachkonto, Abteilung, Kostenstelle, Projektcode, Standort und bis zu 13 benutzerdefinierte Felder – werden aus der aktuellen Version übernommen. Kombinieren Sie diese Felder über „Spalten anpassen“ mit den neuen Datenkategorien, um einen Bericht zu erstellen, der auf Ihren Kontenplan zugeschnitten ist. Speichern Sie dieses Layout als Vorlage, um es in jedem Zyklus wiederverwenden zu können.

Vollständige Preistransparenz sichern

Die Preisaufschlüsselung ersetzt das alte Einzelbetragsfeld durch Stückpreis, Artikelzwischensumme, Versand- und Abwicklungskosten, Sonderangebote und Rabatte, Gebühren für Geschenkverpackungen, gesetzliche Gebühren, sonstige Gebühren, Steuersatz, Gesamtsteuer und Nettosumme. Diese Transparenz unterstützt genaues 3-Way Matching. Außerdem können Sie so leichter überprüfen, was Ihnen in Rechnung gestellt wurde und warum.

Sendungen und Lieferungen ohne separaten Bericht verfolgen

Sendungs- und Lieferfelder – Versanddatum, Versandstatus, Versandland, Menge, Empfängername, Lieferadresse, Lieferstatus und Empfangsstatus – sind jetzt direkt integriert. So müssen Sie nicht mehr extra im Sendungsbericht nachsehen, was wann angekommen ist.

Rücksendungen und Erstattungen vollständig abstimmen

In den Feldern mit Details zu Rücksendungen werden der Grund für die Erstattung, die Wiedereinlagerungsgebühren und die Rücksendekosten erfasst, jeweils mit einer Aufschlüsselung der Steuern. In Verbindung mit dem Feld „Transaktionsart“ (Belastung, Erstattung oder Übererstattung) kann Ihr Team Gutschriften mit der gleichen Präzision abstimmen wie Belastungen.

Buchhaltung schneller und eigenständiger abschließen

Durch die Zusammenfassung von vorher drei oder vier separaten Berichten –Zahlungsabstimmung, Sendungen, Bestellungen, Erstattungen und KAR – in einem einzigen umfangreichen Download müssen beim verbesserten Bericht keine Daten mehr aus verschiedenen Quellen manuell zusammengeführt werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten kürzere Zahlungsabstimmungszyklen und weniger Abhängigkeit vom Support beim Monatsabschluss.

Bericht optimal nutzen

Durch den verbesserten Zahlungsabstimmungsbericht erhalten Beschaffungs- und Finanzteams eine einzige verlässliche Informationsquelle für alle Einkäufe bei Amazon Business. So können Sie nach dem Start am 25. Juli loslegen:

1. Gespeicherte Vorlage neu erstellen. Erstellen Sie Vorlagen für Zahlungsabstimmungsberichte neu, die Sie in der aktuellen Version genutzt haben.

1. Wichtige Felder hinzufügen. Lassen Sie über „Spalten anpassen“ die neuen Felder für Rechnungen, Sendungen, Preise, Produkte, Rücksendungen oder Verkäufer anzeigen, die Ihr Team benötigt.

1. Layout als Vorlage speichern. Verwenden Sie das Layout in jedem Zyklus wieder, damit der Zahlungsabstimmungsprozess einheitlich und schnell bleibt. 

Dank der Details zu Einzelposten, vollständiger Preistransparenz und der nebeneinander angeordneten Rechnungs- und Kreditkartendaten muss Ihr Team weniger Zeit mit der Zusammenstellung von Daten aufwenden und kann sich stattdessen stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.