Kauf auf Rechnung

So organisieren Sie die Rechnungen Ihres Unternehmens effizient

In einem Unternehmen fallen täglich viele Rechnungen an. Wir geben Ihnen einige Tipps, um Geschäftsrechnungen effizienter zu organisieren.

Durch die effiziente Organisation Ihrer Geschäftsrechnungen können Sie Ihre Geschäftsausgaben sowie die Dienstleistungen und / oder Verkäufe, die Sie für Ihre Kund:innen erbringen, nachverfolgen und Zeit sparen. Diese Kontrolle ist wiederum notwendig, um Ihren Steuerpflichten korrekt nachzukommen und auch Betriebsausgaben abzuziehen.

Was ist eine Rechnung?

Wenn wir unsere Unternehmensführung effizienter gestalten und das Controlling schneller und einfacher machen wollen, müssen wir uns zunächst einmal im Klaren darüber sein, was eine Rechnung eigentlich ist. Erst dann können wir sie vom Rest der Unternehmensdokumente trennen und leicht identifizieren.

Nach Angaben des Finanzamtes ist eine Rechnung jedes Dokument, aus dem schriftlich hervorgeht, dass es sich dabei tatsächlich um eine Rechnung handelt. Mit anderen Worten: Das Wort „Rechnung“ sollte auf dem Dokument erscheinen. Also eigentlich ganz einfach, oder? Tatsächlich kann es in manchen Firmen zu Irritationen oder Unklarheiten in dieser Hinsicht kommen.

Eines der Hauptprobleme besteht häufig darin, dass die Rechnungen mit Quittungen verwechselt werden – es gibt Anbieter, die Quittungen als Zahlungsbelege senden und so tun, als ob diese die Rechnungsfunktion erfüllten. Angesichts der Tatsache, dass sie diesen rechtlichen Wert gegenüber der Steuerbehörde aber nicht haben, können Sie als Unternehmer:in jedoch von diesem Kauf keine Mehrwertsteuer abziehen.

Verwalten Sie die Rechnungen Ihres Unternehmens

Bei der Verwaltung von Unternehmensrechnungen müssen Sie sich über mehrere wichtige Elemente im Klaren sein – mit diesen werden Sie während des gesamten Abrechnungsprozesses zu tun haben: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass dieser Abrechnungsprozess in Übereinstimmung mit dem Umsatzsteuergesetz (UStG) erfolgt. Dieses legt die gesetzlichen Verpflichtungen für Rechnungen fest.

Insbesondere die Paragraphen 14 und 14a UStG beziehen sich darauf, was in einer Unternehmensrechnung enthalten sein muss: Es müssen unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens aufgeführt sein, die finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, der Leistungszeitraum, die fortlaufende Rechnungsnummer, Erklärung der Menge oder Art und Umfang der Leistung sowie ein Ausstellungsdatum der Rechnung.

Es ist sehr wichtig, dass alle für die Abrechnung erforderlichen Informationen vorhanden und aufgeführt sind, die im Umsatzsteuergesetz festgelegt sind. Denn nur so ist die Rechnung gesetzeskonform und spätere Probleme mit dem Finanzamt können vermieden werden. Mit den ausgefüllten Informationen können Sie die Rechnung ausstellen (Querverlinkung zum Artikel Als Freiberufler Rechnung schreiben). Dafür gibt es gesetzliche Fristen – und es ist wichtig, dass Sie diese einhalten. Ansonsten könnten Sie theoretisch eine Geldstrafe zahlen müssen, bis zu 5.000 Euro sind dafür im Gesetz vorgesehen.

Um Ihre Rechnungssendungen effizienter zu gestalten, besteht eine gängige Methode darin, sie alle am selben Wochentag durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise festlegen, dass dieser Tag Mittwoch ist, müssen Rechnungen, die am Mittwoch dieser Woche noch nicht fertig sind, auf den nächsten warten.

Organisieren Sie Ihre Geschäftsrechnungen

Nachdem Sie nun die Grundelemente der Rechnung und des Rechnungsverwaltungsprozesses kennen, haben wir einige Lösungen parat, wie Sie die Rechnungen Ihres Betriebs organisieren:

Zunächst müssen Sie die Kriterien für Ihre Geschäftsrechnungen festlegen, sowohl für die ausgestellten als auch für die eingehenden Rechnungen. Verwenden Sie idealerweise für beide Rechnungsarten dieselben Kriterien und ändern Sie diese erst im neuen Geschäftsjahr, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie können beispielsweise entscheiden, ob Sie den Fiskalnamen des/der Kund:in (Vorname + Zweitname + Nachname) oder lieber dessen Firmennamen verwenden möchten.
Sobald die Rechnungen eintreffen, ist es am effizientesten, sie bei Erhalt zu archivieren. Bei physischen Rechnungen bietet es sich an, alphabetisch geordnete Aktenschränke zu verwenden. Erstellen Sie bei digitalen Rechnungen einen Ordner, in dem sie automatisch von A bis Z geordnet werden. Legen Sie weiterhin nach Kund*innen oder Projekt sortierte Ordner an, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Im Idealfall sollten die aktuellsten Rechnungen immer ganz oben im Ordner stehen, egal ob es sich um Rechnungen in digitaler oder physischer Form handelt.
Nach Ablauf des Geschäftsjahres legen Sie ab, was Sie nicht mehr benötigen, um Verwirrung zu vermeiden. Verschieben Sie physische Rechnungen aus den Aktenschränken in Kästen, in denen Sie die Rechnungen für jedes Jahr aufbewahren. Verwenden Sie die Aktenschränke für die Rechnungen für das neue Jahr. Legen Sie bei digitalen Rechnungen für jedes Vorjahr einen Ordner an und verschieben Sie die entsprechenden Ordner dorthin.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie in der Lage sein, ein effizienteres Rechnungsmanagement zu erreichen, Ihre internen Prozesse zu rationalisieren und einen wesentlichen Teil der Informationen Ihrer Firma zu kontrollieren. Ganz nebenbei finden Sie sich mit einer durchdachten Rechnungsverwaltung auch schnell zurecht und sparen Zeit.

Übrigens: Wenn Sie bei Amazon Business einkaufen, können Sie neben vielen anderen Vorteilen automatisch herunterladbare Umsatzsteuerrechnungen anfordern, in denen Sie auch alle erforderlichen Informationen angeben können. Dies unterstützt Sie dabei, Ihren Abrechnungsprozess zu optimieren.

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