Rechnungen mit Umsatzsteuer

Verwalten Sie Ihre Amazon Business-Rechnungen – mit oder ohne Umsatzsteuer

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USt-Rechnungen einfach verwalten

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Viele Unternehmen und Selbstständige müssen Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Deshalb benötigen sie eine Rechnung, auf der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Doch die gezielte Suche nach Produkten mit einer entsprechenden Angabe der Steuer kann sehr viel Zeit kosten – ebenso wie die Verwaltung der Belege. Das ist wenig effektiv und kostet Geld.

Dabei verbringen kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ohnehin bereits viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Eine Studie zu Bürokratiekosten¹ ergab, dass KMUs 14 Stunden Mehraufwand pro Woche haben, um Vorschriften für ihr Gewerbe zu erfüllen. Daher benötigen sie Hilfsmittel, die ihnen dabei helfen, Zeit bei Routineaufgaben zu sparen.

Sehen Sie auf einen Blick, welche Produkte über eine Rechnung mit Umsatzsteuer verfügen

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Nettopreise vergleichen

Sie sehen auf den Produktseiten der Artikel direkt, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer angegeben sind. So können Sie nicht nur die Bruttopreise, sondern auch die Nettopreise vergleichen und finden schnell das passende Produkt. Steht eine Rechnung mit Umsatzsteuer für das Produkt zur Verfügung, wird das ebenfalls auf der Produktseite angezeigt. Manche Verkäufer:innen bieten diesen Service nicht an. Sie können diese aber kontaktieren, um einen Kaufbeleg mit Umsatzsteuer zu erhalten.

Zudem können Sie gezielt nach Produkten suchen, für die eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer zum Download angeboten wird. Wählen Sie dafür beim Anzeigen der Suchergebnisse die entsprechende Option im Suchverfeinerungsmenü unterhalb von „Rechnungstyp“ aus. Anschließend erhalten Sie nur Artikel, für die eine Umsatzsteuerrechnung zum Download zur Verfügung steht.

Einkaufsrichtlinien einrichten

Richten Sie USt-Richtlinien ein, damit alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf einen Blick erkennen, bei welchen Produkten eine Quittung mit Umsatzsteuer zum Herunterladen enthalten ist. Als Amazon Business Prime-Kund:in können Sie mit Amazon Guided Buying ebenfalls USt-Rechnungs-Richtlinien einrichten. Die Richtlinien lassen sich auch für bestimmte Gruppen in Ihrem Unternehmen anpassen.

Loggen Sie sich in Ihr Amazon Business-Konto ein und gehen Sie auf „Business Konto verwalten".

Unter dem Punkt Einkaufsrichtlinien" finden Sie die Schaltfläche „USt-Rechnungs-Richtlinien".

Klicken Sie auf „Richtlinien hinzufügen" und wählen Sie 'Produkte einschränken, für die keine USt-Rechnung heruntergeladen werden kann' aus.

Klicken Sie auf „Richtlinien speichern".

Die Richtlinie muss nur einmal in Ihrem Konto festgelegt werden und ist anschließend als Einstellung hinterlegt.

In den Richtlinien können Sie festlegen, ob Produkte, für die keine Rechnung mit Umsatzsteuer zum Download angeboten wird, eingeschränkt oder blockiert werden sollen. Ihre Nutzer:innen erhalten dann den Hinweis „Eingeschränktes Produkt“ auf den Suchergebnis-Seiten und den Produkt-Detailseiten. So können Ihre Mitarbeiter:innen Artikel schneller filtern und bessere Einkaufsentscheidungen treffen.

Rechnungen verwalten

Bei den meisten Artikeln können Sie als Amazon Business- oder Amazon Business Prime-Kund:in die Rechnung direkt herunterladen, bei der die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Das erleichtert Ihnen die Übersicht Ihrer Bestellungen und sorgt für Transparenz. Steht ein Download der Rechnung nicht direkt auf der Produktseite zur Verfügung, können Sie den Beleg bei Verkäufer:innen anfordern. Im Menü „Beschaffungsanalysen“ haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, sämtliche Rechnungen auf einmal herunterzuladen.

Melden Sie sich mit Ihrem Business-Konto an und klicken Sie auf „Meine Bestellungen".

Um eine Rechnung herunterzuladen, klicken Sie neben der entsprechenden Bestellung auf „Rechnung".

Sollte die gewünschte Rechnung nicht zum Download zur Verfügung stehen, wählen Sie „Rechnung anfordern" im Dropdown Menü, um den/die Verkäufer:in zu kontaktieren.

Sie finden die Rechnung zum Download unter „Meine Bestellungen", sobald der:die Verkäufer:in die Rechnung hochgeladen hat. Sie können in der Regel mit einer Antwort des/der Verkäufer:in innerhalb von zwei Werktagen rechnen.

Genehmigungsprozesse definieren

Für Bestellungen von Produkten, für die beispielsweise keine USt-Rechnung zum Download bereitsteht, können Sie einen Genehmigungsprozess definieren. So verwalten Sie Einkäufe bei Konten mit mehr als einer Person transparenter und können alle Einkäufe verfolgen.

Melden Sie sich mit Ihrem Amazon Business-Konto an und gehen Sie zu „Business Konto verwalten".

Wählen Sie unter 'Einkaufsrichtlinien' den Punkt „Genehmigungen" aus.

Setzen Sie ein Häkchen bei „Bestellungen mit Artikeln, die Einschränkungen unterliegen".

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass der/die Genehmiger:in ebenfalls als Nutzer zu Ihrem Amazon Business-Konto hinzugefügt ist.

Rechnungen empfangen

Wenn Sie die Zahlungsmethode Kauf auf Rechnung nutzen, können Sie eine Rechnungskopie bequem per E-Mail an die Person senden, die die Bestellung aufgegeben hat. Sie können eine weitere E-Mail Adresse angeben, an welche Rechnungskopien und Zahlungsaufforderungen gesendet werden sollen (z.B. Ihre Buchhaltung).

Administrator:innen können über den Menüpunkt „Ihre Rechnungen über Kauf auf Rechnung" alle Einzelheiten zu Rechnungen einsehen und herunterladen.

USt-IdNr. verwalten

Kontoadministrator:innen können Umsatzsteuer-Identifikationsnummern hinzufügen oder löschen. Die dem Konto zugeordneten USt-Identifikationsnummern sind für alle Nutzer:innen desselben Amazon Unternehmenskontos sichtbar.

Loggen Sie sich dafür einfach bei Ihrem Amazon Business-Konto ein und gehen Sie auf „USt-IdNr. verwalten“.