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Ratgeber zum Thema E-Procurement
In den letzten Jahren haben sich das Arbeiten und der Alltag drastisch verändert. Für die Deutschen ist der Alltag mit digitalen Möglichkeiten immer wichtiger geworden. Die Bedeutung und die Relevanz des Online-Shoppings hat sich nicht nur im privaten Bereich verändert, sondern auch im beruflichen Kontext.
Kein Wunder, dass die Popularität der elektronischen und digitalen Einkäufe (E-Procurement) als Alternative zur traditionellen Beschaffung in den letzten Jahren stark zugenommen hat.
Aber wie beginnt man mit dem E-Procurement und wie unterscheidet sich dessen Einsatz in den verschiedenen Sektoren? Gibt es empfehlenswerte Tools, die den Beschaffungsprozess erleichtern? Wir liefern Ihnen die Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Inhalt
- Was ist E-Procurement?
- Für wen ist E-Procurement gedacht?
- Wie funktioniert E-Procurement?
- Welche Arten der elektronischen Beschaffung gibt es?
- Funktionen der E-Procurement-Systeme
- Vorteile von E-Procurement-Tools und -Software
- Herausforderungen der Online-Beschaffung
- E-Procurement richtig einsetzen
- Begriffe rund um E-Procurement
- FAQs zu Beschaffungsprozessen
Mit Amazon Business erhalten Sie das vertraute Einkaufserlebnis von Amazon mit Funktionen, die den Einkauf für die Arbeit erleichtern.
Was ist E-Procurement?
E-Procurement wird auch als elektronische Beschaffung bezeichnet und ist der Prozess, bei dem Unternehmen Produkte und Dienstleistungen von anderen Unternehmen über das Internet erwerben.
Der digitale Beschaffungsprozess basiert auf dem traditionellen Einkauf, durch den Unternehmen mit den richtigen Waren und Dienstleistungen versorgt werden. E-Procurement ist das digitale Pendant dazu: Es ermöglicht Unternehmen, Waren zu lukrativeren Bedingungen zu erwerben als über ein herkömmliches E-Commerce-System. Im Gegensatz zum digitalen Beschaffungsprozess sind E-Procurement-Systeme geschlossene Netzwerke, zu denen nur durch Einladungen Zutritt gewährt wird.
Hauptmerkmale des E-Procurement:
- Der gesamte Prozess des Einkaufs von Waren oder Dienstleistungen erfolgt über einen Drittanbieter.
- Es umfasst die Bedarfsermittlung, die Beschaffung von Lieferanten und die Ausschreibung.
- Ziel ist es, den Einkauf zu rationalisieren und gute Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen
Etwa 85 % der Einkaufsteam in Unternehmen gaben an, dass die Pandemie ihre Unternehmen dazu veranlasst hat, einen größeren Teil ihrer Beschaffung online abzuwickeln.
— B2B E-Commerce In Evolution Report, Amazon Business
Für wen ist E-Procurement gedacht?
Es gibt kein einheitliches Geschäftsprofil für die elektronische Beschaffung und kann für Unternehmen und Organisationen aller Größen relevant sein. Diese Einschätzung wird durch eine kürzlich durchgeführte Umfrage von Amazon Business untermauert, aus der hervorgeht, dass 96 % der Einkaufsteam planen, die elektronische Beschaffung auch langfristig zu nutzen.
Letztlich werden die Organisationen, die die Technologien für das E-Procurement nicht optimal anwenden, mit erheblichen operativen Herausforderungen konfrontiert sein. Ein großer Fehler, denn sowohl effiziente Arbeitsweisen als auch wertvolle Budgets werden auf diese Weise verschwendet.
— B2B Commerce In Evolution Report, Amazon Business
Werfen wir einen Blick auf die elektronische Beschaffung in Behörden, im Bildungs- und im Gesundheitswesen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie sie in verschiedenen Branchen eingesetzt wird.
Öffentliche Verwaltung
„40 % der öffentlichen Einkaufsteam gaben an, dass die Steigerung der Effizienz innerhalb der Beschaffungsabteilung im Jahr 2022 oberste Priorität hat.“
— B2B Commerce In Evolution Report, Amazon Business
Bildungseinrichtungen
„Der digitale Einkauf unterstützt sowohl Online- als auch traditionelle Bildungseinrichtungen, indem er einen einfachen Zugang zu Materialien ermöglicht, die an verschiedene Standorte versandt werden können: An Universitäten, Schulen und direkt an Studierenden.“
— Rob Green, Amazon Business
Gesundheitswesen
„Der größte Schmerzpunkt für Einkaufsteams im Gesundheitswesen ist der Zugang zu Lieferanten, die ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllen.“
— B2B Commerce In Evolution Report, Amazon Business
Alle Gewerbe
„Wir finden neue und innovative Wege, um Handelsunternehmen zu befähigen, in ihre Regionen zu investieren und Mittelständler sowie privatgeführte Unternehmen zu unterstützen.“
— Petra Schindler-Carter, Amazon Business
Wie funktioniert E-Procurement?
Die elektronische Beschaffung soll es Unternehmen erleichtern, ihre benötigten Produkte und Dienstleistungen zu organisieren. Wie bei der traditionellen Beschaffung wird ein geschlossenes E-Procurement-System aufgesetzt, das Einkäufer:innen und Lieferanten zusammenbringt. Um diese Vorteile zu nutzen, müssen sich Firmen registrieren und eines der Systeme beitreten.
E-Procurement vereinfacht Bereiche wie:
- Einkauf von Produkten
- Aushandeln von Bedingungen
- Vereinfachung der Bestellprozesse
- Nachverfolgung von Bestellungen
- Aktualisierung von Unterlagen
„Führungskräfte im Beschaffungswesen können die Effizienz in ihrem Unternehmen steigern. Hierzu können sie digitale Lösungen wie die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Bestellungen, Rechnungen, Genehmigungs-Workflows, Spesenmanagement und verbesserte Sicherheitsprotokolle abteilungsübergreifend zur Verfügung stellen.“
— B2B Commerce In Evolution report, Amazon Business
Mit Amazon Business erhalten Sie das vertraute Einkaufserlebnis von Amazon mit Funktionen, die den Einkauf für die Arbeit erleichtern.
Welche Arten der elektronischen Beschaffung gibt es?
Der elektronische Beschaffungsprozess existiert in verschiedenen Ausführungen. Hierbei gilt es zu unterscheiden, ob direkte Verbindung zu einem oder mehreren Einkaufsteams existiert.
Offenes E-Procurement-System
In einem offenen E-Procurement-System sind die Kataloge verschiedener Händler einsehbar und hinterlegt. Es können Bestellungen von mehreren Dienstleistenden getätigt werden. Amazon Business gilt als offenes E-Procurement-System.
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Halboffenes E-Procurement-System
Bei einem halboffenen E-Procurement-System wird über ein exklusives Portal bei den Händlern geordert.
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Geschlossenes E-Procurement-System
Bei einem geschlossenen E-Procurement-System sind zwei Unternehmen exklusiv miteinander verbunden. Die Order erfolgt direkt und ausschließlich bei einem Dienstleister.
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Funktionen der E-Procurement-Systeme
Die Hauptfunktionen des E-Procurements sind:
- Automatisierung der mit der Beschaffung verbundenen Aufgaben und Freisetzung von Ressourcen
- Verbesserung der Kommunikation durch Echtzeit-Updates und Straffung des Beschaffungszyklus
- Bereitstellung eines Systems für alle Beschaffungsaktivitäten, sodass alle Beteiligten den gleichen Überblick haben
- Zentralisierte Nachverfolgung, Berichterstattung sowie Vertragserfüllung
- Konzentrierte Verhandlungen zwischen mehreren Partnern und Interessengruppen
Vorteile von E-Procurement-Tools und -Software
Die Procurement-Tools und Softwarelösungen von Amazon Business können Ihnen dabei helfen, den Beschaffungsprozess zu optimieren. Unten entdecken Sie die Vorteile eines vereinfachten Beschaffungsprozesses.
Optimierung der Beschaffung
Kaufen Sie intelligenter und einfacher ein. Amazon Business bietet Ihnen zahlreiche Produkte und Großmengen und stellt sicher, dass getätigte Bestellungen bearbeitet werden und schnell bei Unternehmen ankommen.
- Größere Auswahl an Produkten und Angeboten: Wählen Sie zwischen mehreren Angeboten von Verkäufern im umfassendsten Online-Shop für den geschäftlichen Einkauf.
- Fügen Sie Lieferanten schnell und sicher hinzu: Ermöglichen Sie Einkäufer:innen mit Single Sign On (SSO) den Zugang zu Amazon Business.
- Vereinfachen Sie Ihre Einkaufsvorgänge: Nutzen Sie die volle Einkaufskraft von Amazon Business mit intuitiven Tools für Budgetierung, Abwicklung und Nachbestellungen.
Optimieren Sie Ihre Ausgabenübersicht
Verschaffen Sie sich mit der Ausgabenanalyse von Amazon Business einen Überblick über Ihre Kosten. Gewinnen Sie neue Einblicke, um die Effizienz zu steigern und den Cashflow besser zu verwalten.
- Erhalten Sie Einblicke ins Bestellverhalten: Analysieren Sie Einkaufsmuster und nutzen Sie Erkenntnisse für intelligentere Kaufentscheidungen.
- Skalieren Sie den Einkauf durch Compliance: Bieten Sie Ihren Kunden einen Leitfaden, damit sie sich bei ihren Einkäufen an Richtlinien und Compliance-Verpflichtungen halten.
- Verwalten Sie den Cashflow: Erleichtern Sie Ihren Cashflow mit flexiblen Zahlungsoptionen. Sie können bis zu 55 Tage zinsfrei mit einem Amazon Business-Kredit oder Kauf auf Rechnung bezahlen.
Beschleunigen Sie Ihr Wachstum
Bringen Sie Ihr Business schneller zum Wachsen, indem Sie gezielt und präzise die starken Leistungen von Amazon Business einsetzen. Erweitern Sie betriebliche Möglichkeiten – effizient und ohne Umwege:
- Füllen Sie operative Lücken: Wenn Sie expandieren, greifen Sie auf das Amazon Business Partner Netzwerk zu, um eine Sicherstellung der betrieblichen Anforderungen zu erfüllen.
- Integrieren Sie das gesamte Unternehmen: Vereinfachen Sie den Einkaufsprozess für Ihr Einkaufsteam, indem Sie mit Beschaffungstools arbeiten, die bereits mit Amazon Business integriert sind.
Sicherheit
- Nutzen Sie Single Sign On: Ihre Angestellten sowie Lieferanten erhalten exklusiven Zugang durch personalisierte Single Sign Ons.
- Einhaltung von Richtlinien: Definierte Prozesse und Regeln geben Ihren Mitarbeitern ein sicheres Gefühl bei der Beschaffung. Die Sicherheit der Kostenkontrolle liegt jederzeit in Ihren Händen.
Unternehmenslösungen für jede Unternehmensform
- Großkonzerne: Änderungen im Beschaffungswesen können die betriebliche Effizienz steigern und die Beschaffung für alle Beteiligten erleichtern, indem sie Abteilungen dazu bringen, verantwortungsvolle Einkaufsentscheidungen zu treffen. Mehr erfahren
- Bildungseinrichtung: Geringe Kosten und die Einhaltung von Vorschriften sind die wichtigsten Faktoren bei der Beschaffung im Bildungswesen. Vermeiden Sie unnötige Ausgaben mit genehmigten Budgets und entwickeln Sie sichere Verfahren mit individuellen Einkaufsrichtlinien. Mehr erfahren
- Kleine Unternehmen & Start-ups: Wenn Sie ein kleines oder neugegründetes Unternehmen führen, sind Zeit und Geld wichtige Ressourcen. Verringern Sie den Zeitaufwand für den Einkauf mit benutzerdefinierten Einkaufslisten und kaufen Sie bei Tausenden von Anbietern über ein System ein. Mehr erfahren
- Selbstständige. Einfache Kontoverwaltung und eine schnelle Übersicht über Ausgaben sind für Freelancer und Gründer Gold wert. Budgetierung und Transparenz zahlen mit den Tools von Amazon Business auf die Unternehmensgründung ein. Mehr erfahren
Herausforderungen der Online-Beschaffung
Die elektronische Beschaffung hat viele geschäftliche Vorteile, aber sie ist nicht für jede Art von Unternehmen die ideale Lösung. Es sollte im Vorfeld geprüft werden, ob potenzielle Nachteile auftauchen könnten.
- Technische Ausstattung: Die elektronische Beschaffung ist eine technologiebasierte Lösung. Wenn die Technik versagt, kann dies zu Problemen bei den Verfahren und der Sorgfaltspflicht führen. Investieren Sie in ein System, das weltweit für Stabilität und Sicherheit bekannt ist, um Risiken zu minimieren.
- Probleme bei der Einbindung in Geschäftsabläufe: Jedes neue System bringt Prozessänderungen mit sich. Daher kann es schwierig sein, das Team mit ins Boot zu holen. Wählen Sie ein Beschaffungssystem, das für ihre intuitive Nutzung, benutzerfreundliche Funktionen und umfassenden Support bekannt ist.
- Komplexität und Integration: Nicht alle Systeme sind miteinander kompatibel und können sich als Fehlerquellen erweisen. Wählen Sie ein System, das sich in eine Vielzahl bestehender Beschaffungsinstrumenten integrieren lässt.
E-Procurement richtig einsetzen
Amazon Business hilft Ihnen dabei, den E-Procurement-Prozess zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Durch die Integration mit bestehenden Beschaffungssystemen bietet Amazon Business die Möglichkeit, die Beschaffung von einem System aus zu betreiben.
Amazon Business Punchout
Richten Sie PunchOut ein, um Ihre elektronische Beschaffung mit Amazon Business zu integrieren. Mit PunchOut können Sie:
- Einkaufserlebnisse vereinfachen
- Vorschriften und Compliance-Richtlinien besser einhalten sowie die Integration von elektronischen Rechnungen verbessern
- Ausgaben transparenter darstellen und analysieren
Setting up Punchout Integration in Amazon Business
- Open Your Account dropdown
- Select Business Settings
- Click Groups under Members heading
- Click Add Group to create Punchout group
- Select Individual or Shared Payment Methods and Individual or Shared Address
- Click the newly created group
- Go to System Integrations > Configure Purchasing System
- Select your purchasing system, then hit Save
„Wir haben unser Genehmigungssystem nicht in Frage gestellt, das Rad nicht neu erfunden und auch keine drastischen Veränderungen an unseren bestehenden Systemen vorgenommen. Stattdessen haben wir Amazon Business nahtlos in unser Purchase-to-Pay-Ökosystem integriert, um benötigte Bestellungen zu skalieren und zu optimieren.“
— Nassim Kefi, Procurement Advisor, ExxonMobil
Begriffe rund um das E-Procurement
When talking about e procurement there’s a lot of terminology to get your head around. Here are some of the key terms you might encounter:Absichtserklärung: Erste schriftlicher Erklärung, die vor einem Vertrag zustande kommt.
- Annahme von Waren: Umfasst alle Prozesse und Tätigkeiten, die mit dem Warenbestand einhergehen.
- Betriebskosten: Alles Kosten, die für die Produktion, laufende Prozesse und Instandhaltung des Betriebs personell und materiell ausgegeben werden.
- Compliance: Regelwerk, das Normen und Vorgaben vorgibt, die das Handeln von Angestellten oder Lieferanten auf Unternehmensbasis definiert.
- Digitale Transformation: Die Veränderung von analogen Prozessen zu digitalen Arbeitsabläufen.
- Endresultat: andere Bezeichnung des Reingewinns.
- Festpreis: Waren und Produkte besitzen einen festgelegten Preis, der vertraglich festgehalten wurde.
- Gebot: Preisangebot für eine Dienstleistung oder Ware
- Höhere Gewalt: Im Falle von Naturkatastrophen, die zur Verzögerung von Lieferung oder Schäden sorgen, wird von Höherer Gewalt gesprochen.
- Integriertes Beschaffungssystem: optimiert die schnittstellenübergreifenden Prozesse im Bestellablauf.
- Kategorie: definiert eine Gruppe bestimmter Waren
- Konnossement: Frachtbrief, der im Seehandel zum Einsatz kommt.
- Kostenstelle: definiert die Abteilung oder den Verantwortungsbereich, dem die Kosten zuzuschreiben sind.
- Late Tender: Angebot, dass nach Ablauf der Frist eingereicht wird.
- Listenpreis: offizieller Preis, der öffentlich einsehbar ist.
- Mindestbestellmenge: Anzahl der Produkte, die mindestens bestellt werden muss, um die Bestellung durchzuführen.
- Nettobetrag: Summe, die nach Abzug von Steuern übrigbleibt.
- Option: das Recht, eine Vereinbarung oder Bestellung zu reservieren und zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen.
- Purchase-to-Pay: Prozess, der alle Schritte von der Angebotseinholung bis zur Bezahlung umfasst.
- Ursprungszeugnis: Dokument, dass die Herkunft einer Ware offiziell belegt.
FAQs zu elektronischen Beschaffungsprozessen
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Wie funktioniert E-Procurement?
Über optimierte Beschaffungsprozesse können Unternehmen Rohstoffe, Waren oder Dienstleistungen beschaffen und die Aufrechterhaltung der Produktionskette gewährleisten. Ein E-Procurement-System deckt dabei alle Schritte von der Bestellung bis zur Bezahlung ab und vereinfacht dank digitaler Lösungen zeitaufwendige Vorgänge.
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Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung?
Beim Einkauf geht es um die schnelle Organisation von zugänglichen Waren, die sich auf die reine Bestelltätigkeit beschränkt. Die Beschaffung umfasst dagegen den komplexen Gesamtprozess, der Analysen von Angeboten, Bedarfsermittlungen oder Vergabeverhandlungen umfasst. Auf diese Weise wird die Optimierung von Bestellungen, Verbrauch und Kosten transparent gehalten.
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Welche Schritte sollten zur Einführung von E-Procurement umgesetzt werden?
Im ersten Schritt sollten die bestehenden Systeme im Unternehmen geprüft werden, um eine reibungslose Integration eines E-Procurement-Systems zu gewährleisten. Nicht für alle Unternehmen ist der Einsatz die passende Lösung. Daher sollten Verantwortliche im Vorfeld prüfen, wie Beschaffungssysteme in die internen Abläufe eingebunden werden können.
