Spend Your Time Right – Zeitmanagement in der Beschaffung

Durch geschicktes Zeitmanagement können Sie die Performance Ihres Unternehmens verbessern.

Zeit ist Geld: Ein Sprichwort, das wohl jeder kennt – und das auch in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle spielt. Aber wie gut funktioniert das in der Praxis wirklich? Wie kann zum Beispiel der Einkauf sein Zeitmanagement bestmöglich optimieren, etwa durch digitale Tools? Und wie können Mitarbeiter:innen ihre Arbeit und Zeit so gestalten, dass genügend Zeitraum für andere wichtige Aufgaben auf der To-Do-Liste bleibt? Welche Tipps und Tricks gibt es, um Stress zu vermeiden und lästige Abläufe und Prozesse, die Zeit fressen, schlanker zu gestalten oder komplett zu automatisieren?

Expert:innen beleuchten Zeitmanagement

In der neuen Videoserie „Spend Your Time Right” von Amazon Business beleuchtet Florian Böhme, Deutschlandchef von Amazon Business, gemeinsam mit Expert:innen verschiedene Facetten des Themas Zeit – vom persönlichen Selbstmanagement der Mitarbeiter:innen, bis hin zum Zeitmanagement in der öffentlichen Beschaffung und zur Zeitersparnis durch die Digitalisierung des Einkaufs.

Das Thema Zeit beschäftigt Unternehmen in den verschiedensten Bereichen, wenn es darum geht, Zeitmanagement bestmöglich zu optimieren, denn dies hat starken Einfluss auf die Performance: Fehlt es etwa beim indirekten Einkauf an Transparenz – also bei der Beschaffung von Tail-Spend-Artikeln wie Reinigungsmitteln, Büromaterialien oder Hard- und Software – kostet das unnötig Zeit und Geld. Gelingt es den Mitarbeiter:innen nicht, ihr Zeitmanagement sinnvoll zu gestalten, sinkt letztendlich die persönliche Zufriedenheit und auch die Wertschöpfung des gesamten Unternehmens.

Auftakt mit „Zeitraumgestalter” Jonas Geißler

Den Auftakt der neuen Videoserie macht Jonas Geißler¹. Der Unternehmer ist Zeitexperte und Co-Autor des Buchs „Alles eine Frage der Zeit”. Er fordert einen neuen, mutigeren Umgang mit Zeit. Firmen sollten seiner Meinung nach, die Logik „Zeit ist Geld” überwinden. Wohlstand solle sich stattdessen am Wachstum der Lebensqualität orientieren. Zeit kann man nicht sparen und auch nicht managen, so das Credo des Autors. „Wir können Zeit nicht managen, wir können sie nur leben.”

In Bezug auf die Arbeitszeit geht Jonas Geißler dabei auf eine Mischung aus klaren zeitlichen Grenzen und den Freiraum dazwischen ein. Es gelte, das Verhältnis neu auszutarieren und zu gestalten. Konkret bedeutet das zum Beispiel: Alte Konzepte wie Sprechzeiten sollten laut Jonas Geißler wieder eingeführt werden. Zeiträume für Meetings und konzentriertes Arbeiten müssten genau definiert werden. Nur "Deep Work", also echte Konzentration, ermögliche eine echte Wertschöpfung im Leben.

Damit es gelingt, einen neuen Umgang mit Zeit in unserem Leben zu lernen, sind nach Ansicht von Jonas Geißler insbesondere auch Führungskräfte gefragt. Denn jede Regel für den Umgang mit Zeit helfe nichts, wenn diese Freiräume und Fokuszeiten durch ihre Ansprüche und Erwartungen torpedieren würden.

Agile New Work Methoden mit Thyra Seitz und Annika Härtel

Wie kann Arbeit in Zukunft gestaltet werden? Wie können wir unser Selbstmanagement optimieren und wie können Führungskräfte Freiraum für kreative und berufliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter:innen schaffen? Mit Fragen wie diesen beschäftigen sich Annika Härtel und Thyra Seitz von New Work München. Florian Böhme, Deutschlandchef von Amazon Business, geht mit den beiden New Work Expertinnen im zweiten Teil der „Spend Your Time Right“-Videoserie den Fragen nach, wieso Unternehmen New Work Methoden anwenden sollten, wie diese die Arbeitswelt verändern und wie gut sie sich etwa im Einkauf mit digitalen Tools kombinieren lassen.

Annika Härtel und Thyra Seitz stellen Arbeitsmethoden vor, die mit ganz klaren Zeitfenstern der Produktivität und Kreativität arbeiten. Sie zeigen, wie sich diese Methoden für agiles Projektmanagement in Organisationen einsetzen lassen, um Zeit zu optimieren, Stress zu vermeiden und Kreativität zu fördern. In Kombination mit der Digitalisierung entfalten die Methoden ihr volles Potential.

Digitalisierung des operativen Einkaufs mit Maik Müller

Wie kann im operativen Einkauf Zeit gespart werden? Welche Tools können dabei helfen? Wie können Effizienzen im Unternehmen gesteigert werden? Maik Müller ist für die Zentralisierung und Digitalisierung des operativen Einkaufs von KWS, einem der größten Saatguthersteller der Welt, zuständig. Gemeinsam mit Florian Böhme beleuchten sie Themen mit dem Fokus auf: Prozessvereinfachung und Standarisierung, um sowohl auf der Anwenderseite als auch im operativen Einkauf Zeit zu sparen.

Unternehmen können durch die Digitalisierung des operativen Einkaufs schätzungsweise 15 bis 20 Prozent an Zeit sparen, so Maik Müller. Dies inspirierte das Unternehmen dazu, den digitalen Chatbot Kevin zu entwickeln. Wie es dazu kam und welches Potential hinter dieser Evolutionsstufe steckt, sehen Sie in unserem Video.

_{E-Procurement in der öffentlichen Beschaffung – Expertise von Prof. Michael Eßig}

Fehlt es Bund, Ländern und Gemeinden in der öffentlichen Beschaffung an Geschwindigkeit? Wird der öffentliche Sektor in dieser Frage oft zu Unrecht kritisiert? Und wie kann der Einkauf von Behörden, Verwaltungen und Co. durch e-Procurement effizienter funktionieren? Diese Fragen diskutiert Florian Böhme mit Prof. Dr. Michael Eßig von der Universität der Bundeswehr München, langjähriger Experte für öffentliches Beschaffungsrecht.

Prof. Eßig erklärt im vierten Video der Kampagne, welches wirtschaftliche Potential in der digitalen Beschaffung steckt und wie wichtig Themen wie Nachhaltigkeit und Innovationsfähigkeit in der öffentlichen Beschaffung sind.

Klicken Sie auf die Pfeile rechts und links neben dem Video, um sich alle vier Videos von „Spend Your Time Right“ anzuschauen. Viel Spaß dabei!

_Referenzen:

_{1 https://www.jonasgeissler.de/}