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So erstellen Sie eine Rechnung als Freiberufler

Rechnungen sind eines der häufigsten Anliegen deutscher Freiberufler*innen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie wissen müssen, damit Sie immer richtig abrechnen.

Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit von Freiberufler*innen. Dieser Prozess dauert oft länger als ihnen lieb ist, da die Rechnungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften berechnet, korrekt ausgefüllt, versendet, bis zur Zahlung verfolgt und abgelegt werden müssen. Darum muss mindestens ein Nachweis davon für Ihre Buchhaltung aufbewahrt werden.

Damit Sie wissen, wie Sie eine Freiberufler-Rechnung richtig erstellen, erklären wir Ihnen daher alles, was Sie bei der Ausstellung einer korrekten Rechnung wissen müssen.


Was ist eine Freiberufler-Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem die Informationen zu einer Transaktion oder einem Kauf und Verkauf von Waren und / oder Dienstleistungen gesammelt werden. Obwohl es unterschiedliche Dokumente gibt, die dieselben Informationen erfassen können, ist eine Rechnung rechtlich dadurch gekennzeichnet, dass sie das Wort „Rechnung“ im selben Dokument enthält.

Freiberufler-Rechnungen sind solche, die Sie für jede ausgeübte Tätigkeit ausstellen. Sollten Sie diese versehentlich verlieren oder an zwei oder mehr verschiedene Kund*innen senden müssen, können Sie Duplikate der Rechnung erstellen, die Sie im Dokument mit dem Wort „Duplikat“ kennzeichnen.


Wann muss ein Freiberufler eine Rechnung schreiben?

Je nach System, dem die Person oder das Unternehmen, das die Rechnungen ausstellt, unterstellt ist, haben diese die eine oder andere Regelmäßigkeit. Es gibt beispielsweise monatliche oder vierteljährliche Rechnungen.

Bei längerfristigen Arbeiten müssen Sie die Periodizität vorher mit dem*der Vertragspartner*in abstimmen, denn bei einer Beschäftigung mit einer Dauer von einigen Monaten oder sogar Jahren ist es besser, ein regelmäßiges Einkommen aufzubauen, das Liquidität während der gesamten Arbeitszeit garantiert – so, als handele es sich um ein Gehalt.


Welche Elemente sollten Rechnungen für Freiberufler enthalten?

Jede Rechnung für Freelancer*innen muss eine Reihe von spezifischen Merkmalen erfüllen. Diese dienen sowohl der Einordnung als auch der Darstellung aller Steuerinformationen, die sie enthalten muss. Nur so ist sie vollständig transparent1:

  • Daten der selbstständigen Person: Alle Rechnungen müssen den vollständigen Namen (Vor- und Nachname) und die Personalausweis- oder Steuernummer des Ausstellers sowie die steuerliche Anschrift des Selbstständigen (Anschrift, mit der Sie sich als Selbständiger und in der Gewerbesteuer gemeldet haben) enthalten.
  • Kundendaten: Es handelt sich um die gleichen wie bei Selbstständigen, d. h. Vorname, Nachname, Personalausweis- oder Steuernummer (je nachdem, ob es sich um eine natürliche Person, eine*n andere*n Selbstständige*n oder ein Unternehmen handelt) und die steuerliche Anschrift. Es ist wichtig, dass tatsächlich ein Name genannt wird, nur der Unternehmensname reicht dabei nicht. Im Zweifelsfall können Sie immer den*die Geschäftsführer*in angeben.
  • Rechnungsnummer: Dies ist die Nummer, mit der Sie die Rechnung identifizieren. Sie sind numerisch ab der ersten Rechnung bis zum Ende des Geschäftsjahres zu bestellen. Wenn das Geschäftsjahr endet, müssen Sie mit der Nummerierung von vorne beginnen. Diese Angabe ist ein entscheidendes Element, das auf keiner Rechnung fehlen darf, da Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind und das Finanzamt dessen Einhaltung überprüft.
  • Rechnungsdatum: Dies ist normalerweise das Ausstellungsdatum der Rechnung oder das Datum des Auftragsabschlusses.
  • Inhalt der Rechnung: Warum wurde die Rechnung verschickt, was wurde geleistet? In welchem Zeitraum oder an welchem Datum wurde es geleistet?
  • Rechnungsbetrag netto: Wie hoch sind die Kosten der erbrachten Dienstleistungen ohne Mehrwertsteuer oder Einkommensteuer? Es sollten sowohl die einzelnen Dienstleistungen aufgeführt sein als auch ein Gesamtbetrag für alle abzurechnenden Leistungen.
  • Steuersatz: Der Umsatzsteuersatz, der auf die Rechnung angewendet wird, muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Unter Umständen sind Sie allerdings dank der sogenannten Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit. Wenn das der Fall ist, muss es auf der Rechnung mit einem Satz erwähnt werden.


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Referenzen

1. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.

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