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Das sollten Unternehmen beim Thema Homeoffice beachten

Die Arbeitszeit zu Hause verbringen? Corona hat es möglich gemacht. Damit einher gehen aber auch diverse Regelungen und Vorgaben, die sowohl von Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen einzuhalten sind.


In der Früh vom Wecker aus dem Bett geklingelt werden, schnell eine Kleinigkeit essen, gegebenenfalls noch einen Kaffee trinken und dann auch schon mit zig anderen Menschen in einer überfüllten Bahn zum Büro fahren. Das war für einen Großteil der Arbeitnehmer:innen ein ganz klassischer Start in den Tag. Zu Beginn des Jahres 2020 hat sich das allerdings schlagartig geändert: Covid-19 hat dazu geführt, dass viele Menschen ihren Arbeitsalltag nun im Homeoffice verbringen. Anstatt durch den Morgen zu hetzen, kann man beim Wecker vielleicht ein zweites Mal auf "Schlummern" drücken, in Ruhe ein Brot schmieren und den Kaffee genießen – um dann entspannt direkt am Küchentisch, im Arbeitszimmer oder im Sommer sogar auf dem Balkon den Laptop aufzuklappen. Klar, das mobile Arbeiten ist nichts für jede:n. Immerhin entfallen dadurch soziale Interaktionen wie der Plausch am Kaffeeautomaten, gemeinsame Mittagspausen oder Team-Events. Stellt man es jedoch richtig an und strukturiert seinen Arbeitstag, bietet ein Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden einige Vorteile.

 


Doch welche Pflichten – oder sogar Möglichkeiten – ergeben sich aus den Corona-Zeiten für Arbeitgeber:innen? Welche Richtlinien gilt es bezüglich des Datenschutzes zu beachten und haben Beschäftigte während des Arbeitens zu Hause eigentlich eine gesetzliche Unfallversicherung? Viel wichtiger noch: Müssen Firmen ihren Beschäftigten überhaupt Homeoffice anbieten? All dem und der großen Frage, wie es mit dem Homeoffice nach der Pandemie weitergehen könnte, hat sich das Team von Amazon Business angenommen.

 

Homeoffice-Pflicht: Was sagt das Gesetz?
Grundsätzlich muss beachtet werden, dass man in Deutschland kein Recht auf Homeoffice hat. Die Entscheidung, ob von zu Hause aus gearbeitet werden darf oder nicht, liegt einzig und allein beim Arbeitgeber beziehungsweise der Arbeitgeberin. Corona lockert diese Regelung jedoch auf: Durch das erhöhte Risiko sich anzustecken, galt bis zum 30. Juni 2021 eine gesetzliche Homeoffice-Verpflichtung für Arbeitgeber:innen. Diese mussten ihren Beschäftigten überall dort mobiles Arbeiten ermöglichen, wo keine "zwingenden betriebsbedingten Gründe" dagegensprachen. Im Zuge dessen haben bereits viele Firmen entschieden, individuelle Regelungen zum Umgang mit Homeoffice auszuarbeiten. Einige haben sogar entsprechende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten.

Gut zu wissen: Durch die steigenden Corona-Zahlen haben Arbeitnehmer:innen vom 24. November 2021 bis zum 19. März 2022 erneut Anspruch auf das Arbeiten von zu Hause aus.
 

Diese Homeoffice-Regelungen gilt es zu beachten
Da Sie nun eine Übersicht über die gesetzlichen Vorgaben zum Thema mobiles Arbeiten erhalten haben, klären wir in den nächsten Schritten, welche Homeoffice-Regelungen Sie und Ihre Beschäftigten beachten müssen:

 

1. Arbeitszeitgesetz

Genau wie im Büro auch gilt im Homeoffice das sogenannte Arbeitszeitgesetz, kurz ArbZG. Arbeitnehmer:innen müssen darauf achten, dass sie auch zu Hause die Regel zur Höchstarbeitszeit, Ruhepausen sowie das Verbot an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten, einhalten. Da Arbeitgeber:innen die Einhaltung der Vorschriften kaum bis gar nicht überprüfen können, könnte ein Tool zur Zeiterfassung hilfreich sein. Online finden sich hierfür diverse Programme. Des Weiteren kann es ratsam sein, die eigenen Mitarbeiter:innen hin und wieder auf diese Regeln hinzuweisen.



 

2. Arbeits- und Unfallversicherungsschutz



Was die wenigsten wissen: Arbeitgeber:innen müssen ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen nötig sind und eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Das bedeutet aber nicht, dass die Chef:innen jede angestellte Person im eigenen Zuhause besuchen und einen Kontrollgang durch die Wohnung machen. Es erfordert aber eine genaue Befragung der Umstände vor Ort. Zudem sollte man Kenntnis darüber haben, dass der Unfallversicherungsschutz eine Art Upgrade bekommen hat. Dank diesem besteht nun auch eine Versicherung im Haushalt der Versicherten in genau dem gleichen Umfang, wie bei Ausübung der Tätigkeit im Unternehmen. Unterschiedlich gehandhabt wurden bisher beispielsweise Wege, die im eigenen Haushalt zum Beispiel zur Nahrungsaufnahme oder dem Toilettengang zurückgelegt wurden. 

 

3. Datenschutz


Noch viel mehr als im Unternehmen bestehen im Homeoffice hohe Anforderungen an die Datensicherheit und die IT-Infrastruktur. Denn während man am Arbeitsplatz im Büro Dokumente ablegen kann, sind Arbeitnehmer:innen in den eigenen vier Wänden dazu verpflichtet, gewisse Datenschutzvorkehrungen zu treffen. So müssen diese gewährleisten, dass zu Hause keine dritte Person – also Familienangehörige, Partner:innen oder Freund:innen – Zugang zum PC, dem Arbeitstelefon oder eben Dokumenten haben. Erforderliche Maßnahmen sind hier das Sperren des Arbeitsrechners oder -telefon, sobald man den Platz verlässt. Dokumente können in einer Mappe im Schreibtisch oder Schrank aufbewahrt werden. Um auch digital höchste Sicherheit zu gewährleisten, kann es sich für Datentransfers lohnen, eine VPN-Verbindung einzurichten. Informationen zu entsprechenden IT-Systemen finden Sie online.

 

Mobiles Arbeiten macht eine neue Arbeitskultur erforderlich


Nicht nur Datenschutz, Unfallversicherung und Co. stellten viele Arbeitgeber:innen anfangs vor eine Herausforderung. Auch hinter dem Thema Arbeitskultur war und ist nach wie vor ein großes Fragezeichen in vielen Betrieben. Denn wie kann diese zustande kommen, wenn die Beschäftigten nicht zusammen in einem Raum sitzen? Anstelle sich über den Schreibtisch hinweg etwas zuzurufen oder für eine kurze Frage ins benachbarte Büro zu gehen, werden nun Mails oder Nachrichten via Instant-Messaging-Dienst ausgetauscht. Oder anders gesagt: Die Kommunikation leidet. Hinzu kommt, dass sich laut einer Studie des Future Forum von Slack stolze 83 Prozent der Befragten ein mobiles oder hybrides Arbeiten wünschen. Demnach wollen gerade einmal 17 Prozent der Arbeitnehmer:innen wieder permanent ins Büro zurückkommen und den klassisch geregelten Arbeitsalltag. Neben der mangelnden Face-to-Face-Kommunikation tritt jedoch noch ein weiteres, nicht minder wichtiges Problem auf: Durch das Arbeiten im heimischen Büro beklagen viele ein mangelndes Zugehörigkeitsgefühl, fühlen sich von den Vorgesetzten sogar weniger unterstützt. Das kann letztlich zu Unzufriedenheit und weniger Motivation führen. Eine große Aufgabe für Vorgesetzte.

 

Wichtig ist hier, dass Mitarbeiter:innen stetig informiert und mögliche Ängste genommen werden. Dazu gehört auch, dass sie regelmäßig befragt werden. Verschiedenste Online-Tools ermöglichen es, die aktuelle Stimmung abzufragen, Meinungen einzuholen oder Ideen zu sammeln. Firmen, die intern nicht aktiv mit ihren Mitarbeiter:innen kommunizieren, werden auch keine gute Kultur etablieren und aufrechterhalten können. Denken Sie doch auch einmal über einen digitalen Treffpunkt nach. Denn nur weil Beschäftigte nicht im Büro sind beziehungsweise dorthin kommen wollen, heißt das nicht, dass sie keinen "Platz" brauchen, um sich auszutauschen. Eine ganz simple und leicht umsetzbare Idee sind regelmäßige Meetings, in denen sich Kolleg:innen untereinander oder mit der Führungsebene austauschen können; eine Art Kaffeeklatsch. Oder veranstalten Sie hin und wieder ein paar gemeinsame Team-Events in lockerer Atmosphäre, um den Zusammenhalt zu stärken und auch außerhalb der Arbeit zu connecten.


 

Homeoffice in der Zeit nach der Pandemie

Wie lange uns Covid-19-Infektionen noch beschäftigen werden, ist ungewiss. Sicher ist aber, dass auch nach der Pandemie Homeoffice ein großes Thema bleiben wird. Während sich in den vergangenen Jahren viele Arbeitgeber:innen gegen das mobile Arbeiten gesträubt haben, zeigen die vergangenen Monate, dass es sich vom heimischen Büro aus genauso gut, wenn nicht sogar besser arbeitet. Bedenken Sie allein die Ressourcen, die man spart: Zeit und Fahrkosten, die bei jeder:m im Jahr für den Arbeitsweg anfallen. Wer nun aber denkt, dass das Abschaffen der Fünf-Tage-Woche im Büro die ultimative Lösung ist, irrt. Das belegen bereits zahlreiche Studien, die während Covid-19 erstellt wurden. Stattdessen legen Untersuchungen nahe, dass zwei bis drei Tage im eigenen Arbeitszimmer ideal für mehr Zufriedenheit und Produktivität sind.

 

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Referenzen:

https://www.zeit.de/2021/08/homeoffice-firmenkultur-flexibilitaet-unternehmen- kommunikation-digitalisierung


 

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