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So hat Nokia seine Beschaffung international optimiert

Nokia – die meisten werden diesen Begriff wohl mit dem 3310 verbinden. Dem Mobiltelefon der 90er und frühen 2000er. Dabei hatte das Unternehmen ursprünglich eine ganz andere Ausrichtung: Was als finnische Papierfabrik begann, wurde später Marktführer in der Telekommunikationsbranche und der weltweit bedeutendste Mobiltelefonhersteller. Mittlerweile setzt das Unternehmen auf Innovation sowie Technologie in Mobilfunk-, Festnetz- und Cloud-Netzen.

Auch in Sachen Einkauf hat sich bei Nokia seit seinen dezentralisierten 3310-Zeiten vieles verändert. Das Unternehmen setzt heute dank Amazon Business auf eine zentralisierte, digitalisierte Beschaffung – und zwar im internationalen Raum. In über 100 Ländern rund um den Globus sind mittlerweile mehr als 90.000 Mitarbeiter:innen für Nokia tätig.

 

Durch den Ausbau neuer Standorte – gerade in ausländischen Märkten – wachsen aber auch die Herausforderungen im Einkauf. Das weiß auch Charlotte de Brabandt, Senior Customer Advisor bei Amazon Business. Sie hat sich mit Jonny Pellegrino, Head of Indirect Procurement bei Nokia und Márton Török, Nokias Head of Negotiation & Process Centre zusammengesetzt und gefragt, welche interkontinentalen Arbeitsabläufe es gibt und wie man Beschaffungsprozesse über mehrere Zeitzonen hinweg gestaltet.

Herr Pellegrino, Sie arbeiten in Madrid. Herr Török, Sie in Budapest. Ihre Teams arbeiten teilweise in ganz anderen Ländern. Gibt es signifikante Unterschiede und Herausforderungen im Beschaffungsprozess von Kontinent zu Kontinent?

Ja, die gibt es. Am besten passt hier das Beispiel der Vertragsunterzeichnungen: Man kennt das ja aus dem persönlichen Leben: Wenn wir Verträge bekommen und unterschreiben müssen, sei das nun der Handyvertrag oder gar Arbeitsverträge, setzen wir in der Regel eine elektronische Unterschrift darunter und verschicken das Dokument per Mail.

Jonny Pellegrino, Head of Indirect Procurement bei Nokia

In einigen Ländern und Regionen, beispielsweise dem mittleren Osten, arbeiten wir jedoch immer noch mit manuellen Unterschriften. Sprich, wenn dort Verträge unterzeichnet werden müssen, werden diese händisch unterschrieben und anschließend per Post versendet. Man hat die Antwort also nicht nach wenigen Minuten im Mail-Postfach, sondern manchmal erst Tage oder Wochen später im Briefkasten.

Spielen hier auch kulturelle Unterschiede eine entscheidende Rolle?

In gewisser Weise tun sie das, ja. Vom Verhandlungsstil bis hin zum Stakeholder-Management gibt es von Region zu Region tatsächlich Unterschiede. Unsere Beschaffungs-Teams sind auf diese jedoch sehr gut vorbereitet und wissen, wie sie damit umgehen müssen.

Sie haben zu Beginn von elektronischen Unterschriften gesprochen. Digitale Technologien vereinfachen diverse Prozesse enorm. Sehen Sie hier dennoch Herausforderungen?

Jein. Herausforderungen bestehen beispielsweise durch die unterschiedlichen Vertrags- und Gesetzgebungsverfahren in den unterschiedlichen Ländern. Zudem gibt es in jeder Region verschiedene Managementsysteme und zahlreiche Anforderungen der Interessengruppen an bestimmte Produkte und Dienstleistungen. Nicht zu vergessen die zeitlichen Hindernisse bei einer globalen Verwaltung. Die Digitalisierung kann hier aber ein wichtiger Faktor sein, um all dies zu harmonisieren und gleichzeitig eine digitale Plattform zu schaffen, die uns dabei helfen kann, die oben genannten Risiken zu mindern. Natürlich spielen Kostenersparnisse hier auch eine wichtige Rolle.

Einmal allgemein gefragt: Welche Veränderungen erhoffen Sie sich von der Digitalisierung?

Zum einen können so natürlich Plattformen geschaffen werden, die einen besseren Überblick aller Anbieter:innen bieten. Aber auch weniger Genehmiger:innen und vor allem weniger Bearbeitungszeit für Antragsteller:innen. Das spart am Ende des Tages nämlich wertvolle Zeit, Ressourcen und Kosten.

Márton Török, Nokias Head of Negotiation & Process Centre

Schön wäre es aber auch, wenn sich im gesamten Team eine “digitale Denkweise” verbreiten würde. Denn in unserem Alltag haben wir uns bereits an die digitale Welt gewöhnt und nutzen zum Beispiel Soziale Netzwerke, um Produkte zu bestellen oder mit anderen Menschen in Kontakt zu treten. Die gleiche Umgebung sollten wir an unseren Arbeitsplätzen schaffen, um unser Arbeiten und Leben so zu erleichtern. Digitale Marktplätze, Punch-Out- und Spot-Buy-Initiativen sind geeignete Instrumente, um dieses Umfeld zu erzeugen.

Sie haben kürzlich in Frankreich, Deutschland, England, Spanien und Italien Amazon Business implementiert, um ihren Einkauf zu zentralisieren. Können Sie uns etwas über dieses Pilotprojekt erzählen?

Es handelt sich hierbei um eine Fast-Track-Initiative. Mit Hilfe von Amazon Business konnten wir eine Schnittstelle für unsere Kund:innen schaffen, die nun ihre Produkte direkt im Guided-Buying-System bestellen können. Nutzer:innen können dank der digitalen Services von Amazon Business mit einer virtuellen Kreditkarte oder einer Firmenkreditkarte bezahlen und die Kosten direkt in unserem internen Concur-System abrechnen. Wir haben uns letztlich für diese europäischen Länder entschieden, da sie in der “Handhabung” einfach sind. Heißt: Wir haben Teammitglieder vor Ort, die den Prozess überwachen können.

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