Ob Kleinstunternehmen oder Konzern: So erstellen Sie einen Jahresabschluss

Ähnlich wie die Steuererklärung von Otto Normalverbraucher:innen müssen Unternehmen jährlich einen sogenannten Jahresabschluss erstellen: einen rechnerischen Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahrs. Doch während viele Menschen von der Abgabe der Steuererklärung befreit sind, ist der Jahresabschluss für Unternehmen – zumindest mit doppelter Buchführung – verpflichtend. Er soll den Gewinn sowie den Verlust eines Unternehmens ermitteln und sowohl das gesamte Vermögen als auch alle Schulden offenlegen. Aus dem Ergebnis ist letztlich der wirtschaftliche Erfolg einer Firma ersichtlich.

Obwohl die Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtend ist, unterscheidet sich sein Umfang je nach Größe beziehungsweise Art des Unternehmens. Differenzieren lässt sich hier zwischen Freiberufler:innen, Kleinstunternehmen – Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeiter:innen – sowie land- und forstwirtschaftlichen Betrieben auf der einen und kleinen, mittelständischen sowie großen Unternehmen auf der anderen Seite. Während erstere lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen müssen, ist für letztere der klassische Jahresabschluss vorgesehen.

Das gilt es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu beachten

Wie bereits erwähnt, müssen Kleinstunternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, als Jahresabschluss lediglich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Vereinfacht gesagt, werden hierbei die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt. Übrig bleibt der Gewinn beziehungsweise der Verlust. Alle Vorgaben, nach denen eine EÜR aufgebaut sein muss, finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB). Der Aufbau lässt sich in drei Teile gliedern: Zuerst kümmern Sie sich um die Gewinnermittlung und berechnen die Summe der Betriebseinnahmen. Anschließend sehen Sie sich die Betriebsausgaben genauer an. Dazu zählen unter anderem Raumkosten, aber auch Kfz- und Fahrtkosten. Am Ende können Sie anhand dieser beider Summen den Gewinn oder auch den Verlust berechnen. Im letzten Teil Ihrer EÜR listen Sie ergänzende Angaben, beispielsweise stille Rücklagen oder auch Reserven, sowie zusätzliche Angaben wie getätigte Privatentnahmen und Privateinlagen auf.

So erstellen Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss

Auch für größere Unternehmen, also Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs, gibt es Richtlinien zur Erstellung des Jahresabschlusses. In diesem Fall sind das die sogenannten IFRS-Richtlinien, die International Financial Reporting Standards. Aufgebaut ist der Jahresabschluss schließlich wie folgt: An oberster Stelle steht die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV genannt. Anhand der Bilanz erkennt man das gesamte Vermögen der Firma und wodurch dieses finanziert ist, zum Beispiel Eigenkapital oder Rückstellungen. In der GuV spiegelt sich die unternehmerische Tätigkeit wider. Hier werden alle Aufwände und Erträge gegenübergestellt. Anschließend muss der sogenannte Lagebericht geschrieben werden. Dieser stellt den Geschäftsverlauf einschließlich des Geschäftsergebnisses und die Lage der Kapitalgesellschaft dar. Zum Schluss kommt der Anhang. Dieser enthält Erklärungen sowie Ergänzungen zu den einzelnen Positionen der Bilanz einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung.

Doch was ist eigentlich mit den kleinen und mittelständischen Unternehmen? Die sogenannten KMUs haben die Qual der Wahl. Diese können selbst entscheiden, ob sie ihren Jahresabschluss nach dem HGB oder den IFRS-Richtlinien erstellen.

Ausnahmeregelung für GmbHs

Wer eine GmbH – also eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung – betreibt, muss neben dem korrekten Aufbau und lückenlosen Inhalt noch etwas beachten: Die Gesellschafter:innen sind nicht nur dazu verpflichtet einen Jahresabschluss zu erstellen – sie müssen ihn auch veröffentlichen, und zwar binnen eines Jahres nach dem jeweiligen Geschäftsende. Selbstverständlich wird der Jahresabschluss aber nicht einfach irgendwo im Netz hochgeladen. Nach seiner Erstellung wird er an den Bundesanzeiger gesendet, einer zentralen Plattform für die Speicherung von Unternehmensdaten. Hier erhält jede:r Einblick in die Geschäftszahlen großer Unternehmen. Vergisst oder verweigert ein Unternehmen das Einsenden seines Jahresberichts, ist mit einem Bußgeld von bis zu maximal 25.000 Euro zu rechnen.

Doch auch hier gibt es einige Ausnahmen. So müssen beispielsweise Kleinstunternehmen ihren Abschluss lediglich hinterlegen, nicht aber veröffentlichen. Möchte man anschließend die genauen Unternehmenszahlen einsehen, muss eine Gebühr gezahlt werden.

Jahresabschluss selbst schreiben oder schreiben lassen?

Wir haben nun erklärt, wie man einen Jahresabschluss erstellt. Aber müssen Sie diesen eigentlich selbst schreiben? Nicht zwingend. Viele größere Unternehmen greifen hierbei auf die innerbetriebliche Buchhaltung zurück. Sollte jedoch keine zu Ihrem Betrieb gehören, weil Sie noch in der Startphase oder ähnlichem sind, dann können Sie auch auf externe Hilfe zurückgreifen. Richtige Ansprechpartner:innen sind in diesem Fall Steuerberater:innen. Diese kümmern sich nicht nur um die Erstellung Ihres Jahresabschluss, sie senden diesen auch selbstständig zum Finanzamt. Die Kosten von Steuerberater:innen können sich jedoch schnell auf mehrere tausend Euro belaufen. Von wem Sie den Jahresabschluss auch schreiben lassen, eines sollten Sie auf keinen Fall vergessen: Ihre Unterschrift. Denn erst mit der Unterschrift der haftenden Gesellschafter:innen ist der Jahresabschluss gültig. Anschließend muss der Bericht zehn Jahre aufbewahrt werden.

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