Geschäftliches und Privates trennen: Wie sich die Ausgabenverwaltung vereinfachen lässt

Kleine und mittlere Unternehmen können ihre Ausgaben wirksamer verwalten, indem sie geschäftliche und private Ausgaben trennen.

am 28.Januar 2025

Wenn kleine und mittlere Unternehmen wachsen, kann die Verwaltung der Finanzen immer komplizierter werden. Ein wichtiger Schritt, damit die Finanzabläufe weiter reibungslos funktionieren, ist die Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben. Diese Trennung kann einen großen Unterschied machen, was die Verwaltung des Cashflows, die Verfolgung der Ausgaben und strategische Kaufentscheidungen in kleinen und mittleren Unternehmen angeht.

Auswirkungen auf Cashflow, Transparenz und Zahlungsabstimmung
Die Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben kann zu einer größeren Unklarheit in Bezug auf den Cashflow führen. Das kann sich wiederum auf wichtige Entscheidungen wie die Begleichung ausstehender Rechnungen, Investitionen in Wachstum und die Deckung der Betriebskosten auswirken. Es lässt sich dann nur schwer verfolgen:

wie viel Bargeld für geschäftliche Anforderungen verfügbar ist;
wann und wo der Cashflow ein- oder ausgeht;
wie viele Einkäufe der Mitarbeitenden kategorisiert und geprüft werden müssen.

Ohne eine klare Trennung besteht die Gefahr, dass der Cashflow nicht optimal verwaltet wird, was Zeit kostet und mögliche Kosteneinsparungen verhindert. Darüber hinaus wird es schwierig, die Ausgaben in relevante Kategorien einzuteilen und fundiertere Entscheidungen zur Kosten- und Ausgabenkontrolle zu treffen. Es ist schwieriger zu erkennen, welche eingekauften Produkte zum Wachstum oder Betrieb des Unternehmens beigetragen haben, wo die Budgets für bestimmte Abteilungen zugewiesen wurden und wie Einkaufsentscheidungen auf Grundlage früherer Einkaufstrends optimiert werden können. Das Fehlen einer klaren Nachverfolgung macht es schwierig, bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen, die das Geschäftsergebnis verbessern könnten. Außerdem ist es äußerst zeitaufwändig, jede einzelne Ausgabe zu verbuchen, sie als geschäftlichen Einkauf zu kategorisieren, dem Team die Kosten für private Zahlungen zu erstatten und diese Ausgaben abzustimmen.

Bessere Finanzplanung, mehr Kontrolle und ein vereinfachter Prozess
Die Trennung der beruflichen und privaten Finanzen bietet viele Vorzüge: Steuervorteile, eine bessere Finanzplanung, mehr Transparenz und größere Zeitersparnisse, die für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können. Bei Trennung der Finanzen erhalten kleine und mittlere Unternehmen einen genaueren Überblick über ihre finanzielle Lage. Genaue Aufzeichnungen ermöglichen eine bessere Budgetierung und präzisere Prognosen und eröffnen mehr Möglichkeiten, von Jahr für Jahr zu sparen. Zudem verbessert die Trennung die Ausgabenkontrolle, da kleine und mittlere Unternehmen dadurch den Cashflow überwachen, Ausgabenlimits festlegen und unnötige Ausgaben von Mitarbeitenden eindämmen können. So wird gewährleistet, dass die Unternehmensressourcen angemessen zugeteilt werden. Darüber hinaus vereinfacht die Abtrennung der geschäftlichen Ausgaben die Buchführung. Aus Sicht der Rechnungsprüfung sorgt dies für eine saubere Buchführung, da alle geschäftsbezogenen Ausgaben bereits erfasst sind. Dadurch entfällt ein Großteil manueller Buchungskorrekturen und Rückverfolgungen. Die eingesparte Zeit kann stattdessen für strategische Entscheidungen und das Unternehmenswachstum genutzt werden.

Möglichkeiten zur Trennung der Ausgaben
Als erster Schritt können kleine und mittlere Unternehmen ein reines Geschäftskonto für Einkäufe in Betracht ziehen, beispielsweise Amazon Business. Ein zentrales Einkaufskonto sorgt dafür, dass alle finanziellen Transaktionen an einem Ort gebündelt und übersichtlich verwaltet werden. Nachfolgend sind fünf Schritte für den Einstieg in Amazon Business aufgeführt:

Ein Amazon Business-Konto anlegen: Die Registrierung für Amazon Business ist kostenlos und völlig unkompliziert. Außerdem können Sie die E-Mail-Adresse Ihres privaten Amazon-Kontos nutzen und zwischen Ihrem privaten Konto und dem Amazon Business-Konto hin und her wechseln.
Benutzer einladen: Geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, alles Benötigte zu bekommen, und behalten Sie dabei zugleich die Ausgaben im Blick. Laden Sie Benutzer ganz einfach zum Beitritt zu Ihrem Konto ein. Diese behalten dabei ihre eigenen Anmeldedaten. Die Einkäufe aller sind sicher, während Sieals Kontoadministrator Einblick in die Auswahl und Ausgaben der Angestellten erhalten.
Listen erstellen: Für einfachere Wiederholeinkäufe können Sie verschiedene Arten von Listen erstellen, um die Effizienz zu steigern und die Entwicklung hin zu Smart Business Buying zu fördern.
Einblicke in Ausgaben erhalten: Visualisieren Sie die Ausgabendaten mithilfe anpassbarer oder vorgefertigter Dashboards und Berichte, um die Fortschritte bei der Umsetzung Ihrer Ziele zu verfolgen.
Business Prime beitreten: Sicher Sie sich mit Amazon Business Prime Vorteile für Ihr Unternehmen, darunter schnelle, kostenlose Lieferungen, flexible Zahlungsbedingungen und vieles mehr.

Darüber hinaus bietet ein reines Geschäftskonto für Einkäufe weitere Vorteile, wie den Zugang zu mehr unternehmensrelevanten Kategorien und besseren Preisen, was den Einkauf für Ihr Unternehmen noch komfortabler macht.

Zudem ist es wichtig, Ihr Team für die Trennung von geschäftlichen und privaten Einkäufen zu sensibilisieren, indem klare Richtlinien zu Spesenabrechnungen und der Nutzung privater Kreditkarten festgelegt werden. Mit klaren Grenzen und einem zentralen Geschäftskonto wird das Einkaufsmanagement einfacher – und der Aufwand für Abstimmungen und Spesenverwaltung erheblich reduziert.

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