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American International School
Zuverlässige Lieferung & Kontrolle über Belege und Rechnungen mit Amazon Business
Veröffentlicht am
11.Dezember 2020
Über AIS
The American International School (AIS) in Wien unterrichtet mehr als 800 Schüler aus der Region und aller Welt vom Kindergarten bis zur zwölften Klasse. Weit über die Region hinaus genießt die privat geführte Einrichtung einen guten Ruf, denn Exzellenz und Charakterbildung stehen im Zentrum der Ausbildung. Vom Klassenzimmer über den Sportplatz und Konzertsaal bis hin zum freiwilligen Engagement: Die persönliche Weiterentwicklung, das Ausleben von Talenten und Leidenschaften und das interkulturelle Miteinander der Kinder aus über 50 Ländern werden am Standort Wien besonders gefördert.
Die Einkaufsstrategie
Für Thomas Fuchs, Purchasing Officer der American International School in Wien, ticken Privatschulen ähnlich wie privatwirtschaftlich geführte Unternehmen. „Wir haben andere Bedürfnisse, benötigen andere Artikel und greifen auf andere Lieferanten zu – aber in puncto Effektivität und Effizienz agieren wir wie jeder andere Wirtschaftsbetrieb auch. Auf die Einkaufsstrategie trifft das in besonderem Maße zu.“ Dabei macht der Lehrbetrieb keine Abstriche bei der Qualität. Es gehört zur Philosophie der Einrichtung, exzellentes Lehrpersonal bereitzustellen und mit einer hochwertigen Schulausstattung und moderner Technik ein gutes Lernklima für Schüler und Lehrer zu schaffen. Fuchs beschreibt die Anforderungen: „Bei sämtlichen Beschaffungsvorgängen kommt es auf eine schnelle und zuverlässige Lieferung an. Die richtigen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, ist ein enorm wichtiger Aspekt für unseren Lehrbetrieb. Ob es um IT-Ausstattung in den Klassenzimmern, Lehrmaterialien oder die Druckerpatrone im Lehrerzimmer geht: Jede Verzögerung führt zu Störungen. Es gilt, immer vorausschauend zu sein und im akuten Fall schnell zu reagieren.“
„Am wichtigsten ist uns jedoch die Funktion Beschaffungsanalysen. Von der höheren Transparenz haben wir sofort profitiert, und die einfache Möglichkeit, nach Rechnungen zu suchen, macht unser Leben ein ganzes Stück einfacher. Wir geben jetzt Auftragsnummern an und finden sie auf den Rechnungen wieder – ein großer Vorteil für alle Beteiligten.“
— Thomas Fuchs, Purchasing Officer der American International School
Die Herausforderung
Um den Aspekt Schnelligkeit zu erfüllen, setzt die AIS seit Jahren auf Amazon. „Wir haben früh die Lieferoption „Prime“ für uns entdeckt und damit unseren Wunsch nach schnellem und flexiblem Versand erfüllt. Zeitraubend war es jedoch, Belege und Rechnungen aufzufinden und zuzuordnen. In der Vergangenheit hatte die AIS zudem mit komplizierten Prozessen zu kämpfen. „Wir mussten im ersten Schritt die Bücher in Amazon suchen, die Details dann einzeln in das Order-Tool der Schule eintragen und den Vorgang genehmigen lassen. Anschließend galt es, die Bücher in Amazon erneut einzeln einzugeben und zu bestellen – ein doppelter Aufwand, der uns wertvolle Zeit kostete. Damit wir unsere Prozesse unmittelbar in Amazon abbilden können, haben wir unseren Account direkt nach der Einführung von Amazon Business in ein geschäftliches Konto umgewandelt.”
Die Lösung
Kauf auf Rechnung, schnelle Lieferung mit Business Prime und Ersparnisse bei den Lieferkosten: Es gibt viele Gründe, warum die AIS auf Amazon Business setzt. „Durch die Umstellung haben sich die Lieferzeiten für uns nochmal verbessert und auch die Lieferkosten konnten wir senken. Unsere Lehrer bekommen jetzt mehr für ihr Geld“, erklärt Fuchs. Eins zu eins abbilden lassen sich auch die Genehmigungsprozesse der Schule. Neben dem Einkaufsverantwortlichen können heute zum Beispiel die Mitarbeiter der beiden Bibliotheken eigenhändig Bestellungen aufgeben. Sie wurden als Benutzer im Unternehmenskonto angelegt, benötigen jedoch vorab die Freigabe des Einkaufs. „Am wichtigsten ist uns jedoch die Funktion Beschaffungsanalysen. Von der höheren Transparenz haben wir sofort profitiert, und die einfache Möglichkeit, nach Rechnungen zu suchen, macht unser Leben ein ganzes Stück einfacher. Wir geben jetzt Auftragsnummern an und finden sie auf den Rechnungen wieder – ein großer Vorteil für alle Beteiligten.“ Von Laptops und Whiteboard-Tafeln über Lehrbücher bis hin zu Deko, Kunst- und Bastelbedarf bestellt die Schule heute alles auf Amazon Business. Die Einrichtung profitiert von einem persönlichen Kundenbetreuer und kann ihr Budget bestmöglich ausschöpfen, denn die Funktionen sind speziell auf die Bedürfnisse des Bildungssektors abgestimmt.
