Citi ist ein führendes globales Finanzdienstleistungsunternehmen, das 200 Millionen Kunden in mehr als 160 Ländern und Hoheitsbereichen betreut. Das Unternehmen bietet Verbrauchern, Unternehmen, Behörden und Institutionen ein breites Spektrum an Finanzprodukten und -services, einschließlich Consumer Banking und Kreditvergabe, Corporate Investment Banking, Wertpapiere und Vermögensverwaltung. Die Resource Management Organisation (RMO) von Citi ist seine globale Lieferkettenorganisation mit der Verantwortung von Source to Pay (S2P) für den End-to-End-Lebenszyklusprozess von Lieferanten. Citi arbeitete mit Amazon Business zusammen, um eine digitale Lösung für die Automatisierung, Standardisierung und Vereinfachung des Einkaufsprozesses in einem komplexen Ökosystem einzuführen, in dem interne Beteiligte und Lieferanten mit zahlreichen Rohstoffen handeln. 

Unterstützung eines globalen Ökosystems bestehend aus internen Beteiligten und Lieferanten

Die Mission von Citi ist es, Wachstum und wirtschaftlichen Fortschritt auf der ganzen Welt zu ermöglichen. Um dies zu erreichen, strebt Citi danach, mit finanziellem Einfallsreichtum die besten Ergebnisse für seine Kunden zu schaffen, und somit Lösungen anzubieten, die einfach, kreativ und verantwortungsvoll sind. Diese Erwartungen werden im globalen Lieferkettenmanagement vorangetrieben, da die RMO-Organisation von Citi daran arbeitet, den täglichen Betrieb zu verbessern und den Wert der Partnerschaft mit den Geschäftseinheiten von Citi zu steigern, einschließlich der Institutional Client Group (ICG), der Global Consumer Bank (GCB), der Enterprise Operations & Technology (&EOT) von Citi und der Global Functions.

In den vergangenen Jahren konzentrierte sich die RMO-Organisation von Citi auf die Abdeckung und Standardisierung, im Zuge dessen wurde eine einzige Enterprise Resource Planning Software Solution (ERP) in 94 Ländern implementiert. Dies war eine grundlegende Investition, um Sicherheit und Solidität in der gesamten Lieferkette zu gewährleisten. Im Jahr 2016 konzentrierte sich der nächste Schritt in der Evolution auf die Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse, was das Benutzererlebnis verbesserte, die Beschaffungsprozesse optimierte und den mit einer Lieferkette verbundenen Risiko- und Kontrollrahmen stärkte.

Das Ziel ist es, das Geschäft zu unterstützen, indem Citis internes Einkaufserlebnis mit einem erweiterten digitalen Modell verbessert wird und gleichzeitig Lieferanten eine leicht zu bedienende Umgebung erhalten. RMO konzentrierte sich auf agile Entwicklung, die Eliminierung manueller Berührungspunkte und die Berücksichtigung aller Risikominderungsfaktoren bei der Arbeit in einem stark regulierten Finanzinstitut mit unterschiedlichen Gesetzen in den Regionen.

Vereinfachung der globalen Lieferkette

Die größte Herausforderung der RMO-Organisation von Citi ist die globale Standardisierung unter den Komplexitäten des internationalen Geschäfts, insbesondere in so vielen Ländern. Unterschiede in Währung, Steuerrecht, grenzüberschreitendem Datenschutz und -zugriff sowie Vorschriften, die mit der Verarbeitung von Zahlungen verbunden sind, variieren bei der Verwaltung von Lieferanten in verschiedenen Regionen. Jede dieser Variablen führt letztendlich zu manuellen Berührungspunkten, einer erhöhten Anzahl von Systemen und Punkten mit potenziellen Schwachstellen.

In der Vergangenheit investierte RMO Zeit, um Lieferanten zu überprüfen und Kataloge zu erstellen, die schnell veraltet und nicht benutzerfreundlich waren – oft treibt dieser Ansatz interne Beteiligte dazu, abseits der Kataloge zu kaufen, um Produkte schnell zu erhalten. Es war auch teuer, Beschaffungsveranstaltungen, Onboarding und Transaktionen mit Lieferanten durchzuführen. Sobald Artikel gekauft wurden, mussten sie manuell bei der entsprechende Kostenstelle abgerechnet werden, was Budgetmanagement und Buchhaltungsherausforderungen darstellte.

Nutzen Sie Amazon Business. Citi arbeitet seit 2017 mit Amazon Business zusammen, um Lieferanten in ein vertrautes Einkaufsumfeld zu konsolidieren und so das Erlebnis für Käufer zu verbessern. Anfangs nutzte Citis RMO-Organisation ein zentralisiertes Buying Desk-Team, das im Auftrag interner Beteiligter Lieferungen bei Amazon Business bestellen konnte. Einkäufe wurden über einen Auftrag oder eine Purchasing-Card des Unternehmens getätigt und über das interne System mit Hilfe von Ausgabensoftware von Drittanbietern verbucht. Dies gab dem RMO-Team von Citi Einblick in die Ausgabenbereiche, die es zuvor möglicherweise nicht verwaltet hatte, und erleichterte gleichzeitig das Geschäft. Während dies den Front-End-Einkauf erleichterte, gab es jedoch noch mehr zu tun, um das Benutzer- und Lieferantenerlebnis sowie den Purchase-to-Pay- und Zahlungsabstimmungsprozess zu verbessern. 

„Benutzer wollten ein vereinfachtes Erlebnis“, sagte Guillermo Bambach, Global RMO Source to Contract Process Owner bei Citi. „In Zusammenarbeit mit Amazon Business begann Citi damit, jede Transaktion vollständig zu automatisieren, sodass jeder Kauf an die richtige Kostenstelle codiert, die Zahlung verarbeitet und zusätzliche Schritte reduziert werden.“

Die Vision von Citi bestand darin, automatisierte End-to-End-Prozesse zu schaffen, um die globale Effizienz zu steigern, zunächst durch die Auswahl von Amazon Business für den Einkauf in den Vereinigten Staaten und Kanada, gefolgt von Pilotprojekten im Vereinigten Königreich und in Deutschland. Citi ermöglichte dann eine Integration des Bestellens über PunchOut von seinem ERP zu Amazon Business, wodurch es ermöglicht wurde, innerhalb bestehender Systeme aus dem Amazon Business Store zu kaufen und Tausende von Lieferanten an einem Ort zu konsolidieren. Das Ergebnis war eine höhere betriebliche Effizienz und Rationalisierung der Einkaufstätigkeiten von Citi.

Als Nächstes arbeitete Citi mit Amazon Business zusammen, um Einkaufsrichtlinien für das Guided Buying unter Verwendung der Standard Products and Services Codes (UNSPSC) der Vereinten Nationen festzulegen – dem Branchenstandard für Codes für Waren und Dienstleistungen. Dies ermöglichte es Citi, Beschränkungen für das, was Mitarbeiter ohne manuelle Genehmigungsüberprüfung über das Geschäft kaufen könnten, festzulegen, während Käufe in Übereinstimmung mit den Buchhaltungssystemen klassifiziert wurden. Citi ermöglichte den Zugriff auf Amazon Business als bevorzugte Quelle für Waren und Dienstleistungen für alle internen Beteiligten in den USA. Mit diesen Integrationen konzentrierte sich Citi dann auf den Aufbau eines vollautomatischen Genehmigungs-, Zahlungs- und Abstimmungsprozesses.

Implementierung eines vollautomatisierten S2P-Prozesses (Source to Pay)

Heute finden interne Beteiligte im Amazon Business Store das, was sie benötigen, und versenden es direkt dorthin, wo es benötigt wird. Für jede Transaktion wird eine eindeutige virtuelle Kartennummer elektronisch und sicher von der branchenführenden Kartenplattform von Citi generiert, ohne dass der Benutzer daran beteiligt ist. Wenn sie innerhalb des genehmigten Schwellenwerts für den Kaufbetrag liegt, ist die Transaktion abgeschlossen, wird sofort bezahlt und abgestimmt, was für Benutzer Zeit spart, die in strategischere Bemühungen reinvestiert werden kann. Der einzige zusätzliche Schritt wird automatisch an einen zusätzlichen Genehmiger weitergeleitet, wenn der Kaufbetrag über einem festgelegten Schwellenwert liegt.

In diesem Fall werden die Kreditkartendaten der Ebene 3 für jede Transaktion elektronisch an das Buchhaltungssystem von Citi weitergeleitet, wodurch die höchste Detailstufe der Einzelposten für jede Transaktion erreicht wird. Amazon Business bietet dann ähnliche Informationen der Ebene 3 für Einkäufe mit zusätzlicher Sichtbarkeit. Diese Daten fließen von Amazon Business über die Citi Card-Plattform zurück zum ERP von Citi.

„Die End-to-End-Transaktion ist jetzt vollständig automatisiert, ohne manuelle Bearbeitung – Bestellung, Rechnungsstellung und Ausgaben sind vollständig automatisiert, ohne manuellen Eingriff“, sagte Bambach. „Die detaillierten Einkaufsdaten, die das Unternehmen bei Amazon-Käufen erhält, ermöglichen es Citi, das Programm für unsere Beteiligten und Lieferanten kontinuierlich zu bereichern. Citi arbeitet aktiv an einem Programm, um bestehende Lieferanten zu ermutigen, Amazon Business beizutreten, was ihnen selbst und Citi Vorteile bringt. Die Lieferanten profitieren von der automatisierten Infrastruktur, dem Kontakt mit potenziellen Neukunden und der Vereinfachung ihrer Lieferkette.“

Mit der neuen Automatisierung und den Daten, die für jede Transaktion bereitgestellt werden, baut das RMO-Team von Citi auch Datenfunktionen auf, um Trends zu identifizieren, um Vorhersagen zu erstellen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu finden. Wenn interne Kunden über Amazon Business einkaufen, leiten Echtzeitdaten sie zu den Lieferanten, die den besten Preis bieten, und sparen so Geld für die Organisation. Amazon sagt voraus, was Kunden als Nächstes wollen und hilft Citi, diesen Bedarf mit der richtigen Quelle zu verbinden.

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