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Dein Dental GmbH
Wie Dein Dental durch Prozessoptimierung mit Amazon Business die Effizienz steigern und Kosten einsparen konnte
Veröffentlicht am
26.Juli 2024
Übersicht
Dein Dental ist ein Netzwerk zahnmedizinischer Versorgungszentren mit Sitz in Deutschland, das als Teil der European Dental Group (EDG) tätig ist. Das Unternehmen engagiert sich für die Förderung der Mundgesundheit und sieht diese als entscheidenden Faktor für das allgemeine körperliche Wohlbefinden und die Lebensqualität. Mit 45 Standorten in Deutschland hat Dein Dental es sich zur Aufgabe gemacht, jedem Patienten maßgeschneiderte Zahnbehandlungen bereitzustellen und dabei die Bedeutung der Mundpflege hervorzuheben.
Herausforderungen des dezentralen Einkaufs- und Rechnungswesens
Der Beschaffungsprozess von Dein Dental ist stark dezentralisiert, wobei jede Zahnarztpraxis ihre Einkäufe und Buchhaltungsprozesse selbstständig verwaltet. Bisher überwachte die Buchhaltungsabteilung den Betrieb bei Amazon, indem sie für jeden Standort Budgets festlegte. Die Zahlung per SEPA-Lastschriftverfahren und die freie Auswahl unter allen Anbietern führten aufgrund von Mehrfachrechnungen zu erheblichem Verwaltungsaufwand und Ineffizienzen in der Finanzbuchhaltung.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ging das Unternehmen eine Partnerschaft mit Amazon Business ein. Anfänglich nutzte Dein Dental sein Unternehmenskonto nur für die schnelle und kostengünstige Beschaffung von IT-Zubehör und Büromaterial. Das Unternehmenskonto sowie die Rechnungs- und Zahlungsarten mussten jedoch umstrukturiert werden, da eine Tochtergesellschaft der Dein Dental verkauft wurde. Für die Umstrukturierung wurde ein umfassender Projektplan entwickelt, an dem 42 Gruppen und 30 Benutzer beteiligt waren. Innerhalb von ca. zwei Monaten wurde das neue Kundenkonto eingerichtet und das bestehende Dein Dental-Unternehmenskonto angepasst.
Schritt für Schritt zur Optimierung des Unternehmenskontos
Das neu optimierte Unternehmenskonto von Dein Dental besteht nun aus 44 juristischen Einheiten, jede mit Untergruppen für die IT-Abteilung und andere notwendige Abteilungen wie Empfang, Einkauf und Marketing. Insgesamt 60 Benutzer sind derzeit im Konto registriert und haben an einer einstündigen Administratorschulung teilgenommen, in der die Kontoumstrukturierung detailliert beschrieben und Einblicke in zukünftige Verbesserungen der Verwaltungsprozesse gegeben wurden. Alle Standorte sind dazu übergegangen, auf diesem Konto einzukaufen. Monatlich wird eine konsolidierte Rechnung ausgestellt. Dieser rationalisierte Prozess verringerte den Arbeitsaufwand der Finanzbuchhaltungsteams für die Kreditorenbuchhaltung. Schnelle, kostenlose Lieferung und Rabatte aus der Business Prime-Mitgliedschaft dienen als zusätzliche Vorteile.
Diese Konsolidierung trug dazu bei, die Kosten zu senken und die Effizienz der Finanzabläufe zu steigern und gleichzeitig die Ausgabenkontrolle zu verbessern. Bisher erforderte das dezentralisierte Beschaffungssystem mehrere Genehmigungsprozesse für jede Bestellung, was den Aufwand für die Buchhaltung und Zahlungsabstimmung erhöhte. Nach der Implementierung profitiert das Unternehmen nun von erheblichen Kosteneinsparungen.
“Durch die gezielte Einrichtung und Konfiguration unseres Unternehmenskontos gehen wir davon aus, rund 80 % der bisherigen Prozesskosten einzusparen.”
— Daniel Ralf, Leiter der Buchhaltung bei Dein Dental
Effizienzgewinne und geplante Weiterentwicklungen
Dein Dental plant, die Effizienzgewinne aus der Zentralisierung seines Amazon Business-Kontos durch eine stärkere Automatisierung seiner Einkaufsprozesse noch weiter zu steigern und so zusätzliches Potenzial in seinen Abläufen freizusetzen. Durch die Nutzung der Einkaufserkenntnisse von Business Prime wird das Unternehmen seine Funktionen zur Rechnungsverarbeitung regelmäßig überprüfen und verbessern, und plant in Zukunft, die elektronische Rechnungsstellung zu integrieren. „Aufgrund der Effizienzgewinne erwarten wir eine stärkere Fokussierung auf automatisierte Prozesse, um weitere Potenziale nutzen zu können,“ sagte Herr Ralf. „Wir werden unsere Kontostruktur regelmäßig überprüfen und gemeinsam mit Amazon Business weitere Optimierungsprojekte planen.“
Strategische Umstrukturierung durch Amazon Business-Partnerschaft
Durch die Zusammenarbeit mit Amazon Business hat Dein Dental nicht nur seine Beschaffungsprozesse verbessert und erhebliche betriebliche Effizienzen und Kosteneinsparungen erzielt. Es hat auch gezeigt, wie durch strategische Umstrukturierungen und technologiegestützte Lösungen komplexe geschäftliche Herausforderungen bewältigt werden können, indem ein optimiertes und effizienteres System zur Verwaltung von Beschaffungs- und Finanzprozessen geschaffen wird.
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