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Beschaffung 2023: zwischen Kostensenkung und echter Wertschöpfung
Wie sollten Beschaffungsleiter ihre Rolle und ihre Fähigkeit definieren, Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen?
In der Geschäftswelt bedeutet Wertsteigerung in der Regel zweierlei: Entweder Ausgaben zu senken oder Einnahmen durch Investitionen zu generieren. Für die Einkaufsabteilungen moderner Unternehmen ist das eine Gratwanderung: Sie beschaffen Produkte und Dienstleistungen, die zur Wertschöpfung benötigt werden, und versuchen gleichzeitig, die Kosten so gering wie möglich zu halten.
In den vergangenen Jahren hat sich der Einkauf zu einem dynamischen Faktor entwickelt: Anstatt als reine Kontrollinstanz für Kosten zu fungieren, stellt man sich die Frage, wie die Beschaffung für Unternehmen echte Werte generieren kann. Besonders vor dem Hintergrund wirtschaftlich unsicherer Zeiten.
Aus meinen Gesprächen mit Branchenvertretern weiß ich: angesichts einer Inflation von 7 Prozent im April 2023 in Europa[1] erwarten viele Unternehmen mehr Effizienz von ihren Beschaffungsteams.
Doch auch wenn sich Kosteneffizienz in Krisenzeiten lohnen kann, darf sich eine effektive Beschaffungsstrategie nicht nur auf das Hier und Jetzt konzentrieren. Wie sollten Beschaffungsleiter:innen also heute ihre Rolle definieren?
Kostensenkungen
Natürlich ist das Kostenmanagement eine wichtige Aufgabe der Einkaufsabteilungen. Wir haben vor kurzem eine Umfrage durchgeführt, in der Beschaffungsleiter:innen in Europa zu ihren Einkaufsprioritäten befragt wurden. Dabei stellte sich heraus: Ein Drittel (34 %) der Einkäufer:innen betrachtet Kostensenkung als die Hauptaufgabe. In erster Linie sollen dabei steigende Transport- und Einkaufspreise sowie Warenknappheit ausgeglichen werden.
Kostensenkung und Wertschöpfung sind bei Chief Procurement Officers (CPOs) immer noch eng miteinander verknüpft. Jüngste Untersuchungen von Deloitte haben ergeben: In 50 Prozent der Fälle, in denen die Einkaufsabteilung an die Buchhaltung oder das Controlling berichtet, wird der Begriff „Wert" mit „Kosten" gleichgesetzt.[2] Zwar gibt es eine Reihe anderer Faktoren, die beim Einkauf eine Rolle spielen, wie etwa Effizienz, Benutzerfreundlichkeit oder Nachhaltigkeit. Doch der Einkauf ist und bleibt dafür zuständig, eine wirtschaftliche Kosten-Nutzen-Bilanz sicherzustellen.
Obwohl Kosteneinsparungen in den Augen der Unternehmensleiter:innen untrennbar mit dem Beschaffungswesen verbunden sind, gibt es Hinweise darauf, dass diese einseitige Sichtweise mittlerweile überholt ist: Das Beschaffungswesen muss seine Definition von „Wert" überdenken, um sich selbst nicht länger auf eine reine Einspar-Funktion zu reduzieren. In der Publikation „Profit from the Source“ der Boston Consulting Group [3] heißt es, dass Unternehmen „das scheinbar Unmögliche" tun müssen, um Kosten zu sparen und gleichzeitig ihr Angebot auszuweiten. Nur so können sie Wettbewerbsvorteile in den Bereichen Innovation, Nachhaltigkeit und Resilienz erreichen.
Wie können Beschaffungsteams beweisen, dass sie auch in schwierigen Zeiten die Initiative ergreifen und mehr sind als Sparkommissar:innen?
Resilienz etablieren
Eine Neudefinition des Einkaufs bedeutet nicht, dass man sich von der Kosten-Nutzen-Rechnung gänzlich verabschieden muss. Ein Weg, wie sich Unternehmen besser aufstellen können, ist der Blick in die Zukunft: Heute zu investieren, um sich künftig gegen Krisen abzusichern.
Für Joe Basar, Associate Partner bei McKinsey, spielt der Aufbau des Beschaffungsprozesses hier eine entscheidende Rolle. Basar vertritt die Ansicht, dass der Fahrplan für die Zukunft aus drei Phasen besteht: Sofortige Maßnahmen zur Verbesserung der Sichtbarkeit, fortschrittliche Lösungen für eine hohe Widerstandsfähigkeit und langfristige Maßnahmen zur Bewältigung künftiger Risiken.[4] Für Basar wird echte Wertschöpfung durch Investitionen in leistungsstarke Tools erreicht, die das Verständnis, die Bewertung und Umsetzung neuer Einkaufskonzepte vereinfachen. Sie stellen sicher, dass Unternehmen finanzielle Herausforderungen heute und in Zukunft bewältigen können.
Natürlich werden Investitionen in der aktuellen Wirtschaftslage kritisch betrachtet – doch Kostensenkungen und Investitionen schließen sich nicht aus. Bei der Beurteilung, wo Kosten kompensiert werden können, sollte das Beschaffungsteam eine proaktive Rolle übernehmen: vorschlagen, wo Einsparungen reinvestiert werden sollten, besonders in Bereichen, die die Resilienz eines Unternehmens stärken.
Wertschöpfung jenseits der Buchhaltung
Die Konjunktur ist nicht der einzige externe Faktor, der Unternehmen heute beeinflusst. Für viele sind soziale und ökologische Kriterien ebenso wichtig. Andere investieren aktiv in ihre Beschaffungsprozesse, um Effizienzsteigerung und Risikomanagement zu optimieren.
Unseren Ergebnissen zufolge hat für mehr als die Hälfte (59 %) der Einkäufer:innen die Verbesserung der Nachhaltigkeit in der Beschaffung in diesem Jahr oberste Priorität – deutlich mehr als für diejenigen, die die Kosten in den Vordergrund stellen. Es ist erstaunlich: selbst in der aktuell weltweit angespannten Wirtschaftslage hat das Thema Kostensenkungen die Nachhaltigkeit nicht vom ersten Platz verdrängt. Weniger überraschend erscheint dieser Umstand, wenn man bedenkt, dass zwei Drittel des Nachhaltigkeits-Potentials eines durchschnittlichen Unternehmens bei seinen Zulieferern liegen. Das bedeutet, dass ein ganzheitlicher ökologischer Wandel in den meisten Unternehmen ohne die aktive Beteiligung der Einkaufsabteilung nicht zu erreichen ist.[5]
Und es gibt weitere Prioritätskonflikte für die Beschaffung. Fast die Hälfte (48 %) der Einkäufer ist der Meinung, dass die Steigerung der Effizienz innerhalb der Beschaffungsabteilung die wichtigste Verbesserung für 2023 sein wird.[8] Dazu könnten die Herausforderungen des Arbeitsmarktes gehören, eine verbesserte Lieferkettentransparenz oder die Entwicklung einer Governance-Strategie (nachhaltige Unternehmenspolitik).
Diese Ziele schließen einander nicht aus. Eine Analyse von McKinsey hat ergeben, dass Unternehmen, die in Sachen Environment, Social, Governance (ESG-Kriterien) am besten abschneiden, ein bis zu 20 % schnelleres Wachstum und eine höhere Bewertung als ihre Konkurrenten verzeichnen. Gleichzeitig senkt ein hohes ESG-Niveau die Kosten um bis zu 10 % [6].
Der Einkauf als strategisches Element kann diese Werte heute für jede Firma generieren. Angesichts der Konjunktur muss jedoch jedes Unternehmen selbst beurteilen, welche Philosophie seine Einkaufsabteilung verfolgt, um nicht nur kurzfristig zu überleben, sondern auch langfristig erfolgreich zu sein.
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[3] https://www.bcg.com/capabilities/operations/profit-from-the-source
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