Digitalisierung im Einkauf: Wie digitale Tools die Beschaffung vereinfachen

Der Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch wächst, per Telefon sollen Sie unablässig Genehmigungen erteilen und Rechnungen versenden Sie am Ende des Tages immer noch mit der Firmenpost? Das geht doch auch einfacher – und vor allem effizienter. Die Industrie 4.0 macht's möglich, denn im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung sind zahlreiche nützliche Tools entstanden, mithilfe derer sich die Prozesse in der Beschaffung deutlich angenehmer gestalten lassen. So können Sie letztlich nicht nur wertvolle Zeit sparen – sondern auch unnötige Kosten senken.

Leichter gesagt als getan. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wagen eher selten den Schritt hin zur Prozessautomatisierung und somit zu E-Procurement oder nutzen Einkaufsanalyse-Tools. Zu groß ist die Angst vor möglicherweise zu teuren, komplexen und aufwendigen Programmen. Dabei müsste sich doch längst herumgesprochen haben, dass sich die elektronischere Art des Einkaufs nicht nur für größere Unternehmen rechnet.

Denken auch Sie schon länger über die digitale Transformation Ihres Unternehmens, speziell für Ihren Einkauf nach, haben sich bisher aber weder mit der Technologie noch mit der Umsetzung oder den möglichen Vorteilen auseinandergesetzt? Kein Problem: Amazon Business hat für Sie die drei wichtigsten Argumente gesammelt, die für die Digitalisierung Ihres Einkaufs sprechen.

1. Sie können Ihre Kosten senken

Einer der größten und gleichzeitig wichtigsten Vorteile der Digitalisierung und den damit einhergehenden Lösungen ist wohl, dass Sie allerhand Kosten einsparen können. Zwar ist die Installation beziehungsweise der Kauf der Systeme nicht kostenfrei, dafür sparen Sie aber auf lange Sicht. Das beginnt zum Beispiel bei der Lagerhaltung: Anstatt auf Masse zu kaufen und die Kapazitäten Ihrer Lagerräume auszureizen, können Ihre Einkäufer:innen mithilfe der digitalen Systeme Lieferpräferenzen festlegen und die Ware genau dann erhalten, wenn diese auch wirklich gebraucht wird. Durch Spend Visibility können Sie zudem Ihre Einkäufe analysieren und somit feststellen, in welchen Kategorien die höchsten Ausgaben stattfinden. Das hilft Ihnen dabei unnötige Kosten zu senken und so die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu steigern.

Ein weiterer Vorteil ist, dass zahlreiche analoge Prozesse und Daten digitalisiert werden können. Anstatt Informationen weiterhin auf Papier festzuhalten, können Sie diese in übersichtlichen Dashboards einsehen. So sparen Sie nicht nur Geld beim Papierkauf und kommen dem papierlosen Büro ein Stückchen näher – sie leisten gleichzeitig einen Beitrag für eine bessere Umwelt.

2. Sie sparen wertvolle Kapazitäten

Geld ist aber nicht das Einzige, was Sie durch eine digitale Transformation sparen können: Da durch die Automatisierung Ihrer Beschaffungsprozesse zahlreiche Arbeitsabläufe entfallen, können sich Ihre Mitarbeiter:innen im Einkauf anderen Aufgaben zuwenden. Überlegen Sie einmal: In der Regel besteht der klassische Einkaufsprozess aus unterschiedlichen Schritten. Zuerst müssen die Einkäufer:innen natürlich das passende Produkt suchen – und dann auch noch einen entsprechenden Lieferanten auswählen. Als Nächstes muss die Genehmigung zum Kauf eingeholt, die Buchhaltung einbezogen und zu guter Letzt die Rechnung verbucht werden. Wieso sich also mit unproduktiver Zettelwirtschaft aufhalten, wenn die Zeit stattdessen für strategische Aufgaben wie Management, die Pflege von Partnerschaften oder zur Umsetzung der Unternehmensvision genutzt werden kann?

Von der Produktsuche bis hin zu Genehmigungen: Digitale Lösungen bündeln all Ihre Abläufe in nur einem System. Dank Guided Buying-Möglichkeiten können Sie Einkaufsrichtlinien definieren, Ihre bevorzugten Produkte und die entsprechenden Lieferanten festlegen. Zusätzlich können Sie definieren, welche Mitarbeiter:innen welche Produkte mit welchem Budget kaufen können. So können strategische Einkäufer:innen ihr Know-How noch besser einbringen.

3. Sie schaffen mehr Transparenz

Die Jahre 2020 und 2021 haben uns vor allem gelehrt, dass es wichtig ist, die Versorgung und damit die Lieferfähigkeit eines Unternehmens zu sichern. Ebenfalls ein großes Learning aus den vergangenen Monaten: Große Containerschiffe können sehr schnell in engen Kanälen feststecken. Zu wissen, wann, wo und wie eine Lieferung eintrifft, ist demnach unablässig. Natürlich hält die Digitalisierung auch für dieses Thema – Transparenz – passende Lösungen bereit, entsprechende Investitionen zahlen sich daher schnell aus. Durch sogenanntes Process Mining lassen sich beispielsweise komplexe Verbindungen von Prozessverläufen in Lieferketten transparent darstellen. Zum einen so, wie sie tatsächlich laufen und so, wie sie im Idealfall ablaufen sollten. Durch diesen Vergleich können Sie Optimierungspotenzial entlang der ganzen Lieferkette aufdecken.

Aber auch Risiken lassen sich durch die Digitalisierung beziehungsweise entsprechende Technologien schon früh erkennen. Einige digitale Lösungen greifen zum Beispiel auf externe Quellen zurück und sammeln Daten über die Wetterlage, Streikankündigungen, Hinweise auf politische Konflikte – oder auch die Ausbreitung von Virusinfektionen.

Ist der Schritt hin zur Digitalisierung erst einmal gewagt, bringen entsprechende Lösungen zahlreiche Vorteile für den Einkauf mit sich. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sollten sich mit diesem Thema beschäftigen und sich im Einkauf digitaler und automatisierter aufstellen. Wem Begriffe wie "Industrie 4.0" und "Einkauf 4.0" immer noch fremd sind, sollte in Sachen Digitalisierung auf eine:n erfahrene:n Beratungspartner:in zurückgreifen. Online finden sich hier entsprechende Informationen.

Wir konnten Sie mit unseren Argumenten überzeugen – Sie möchten den Einkauf im Unternehmen digitalisieren? Amazon Business bietet die passenden digitalen Lösungen an: Von A wie Analysetools über G wie Genehmigungsprozesse bis hin zu S wie Systemintegration. Darüber hinaus bieten wir Ihnen zahlreiche Mengenrabatte und tagesaktuelle Angebote.