Das müssen Unternehmen über elektronische Rechnungen wissen

Bereits seit Juli 2011 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln. Unternehmen ist es seither also freigestellt, ob sie ihre Rechnungen in der bis dato klassischen Papier- oder in elektronischer Form an ihre Kund:innen versenden. Bund und Länder gehen aber noch einen Schritt weiter: Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung sind seit November 2020 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Das gilt sowohl für Deutschland als auch für ganz Europa. Doch ganz gleich, ob Sie eine elektronische Rechnungen an andere Unternehmen, Kund:innen oder den Bund versenden: Damit von der Erstellung bis zur Archivierung alles reibungslos ablaufen kann, müssen einige Richtlinien beachtet werden.

ZUGFeRD, XRechnung und Co.: Diese Begriffe sollten Sie kennen

Bevor Sie eine E-Rechnung erstellen, sollten Sie wissen, dass diese in verschiedenen Formen auftreten kann: Als so genannte strukturierte Datei, als unstrukturierte Datei oder als hybride Datei.

Strukturierte Dateien werden mit XML formatiert und bestehen, ähnlich wie das bekannte HTML-Format, aus Tags, die zwischen spitzen Klammern stehen. Dieses Format kann lediglich von Computern gelesen werden. Unstrukturierte Dateien hingegen sind in der Regel ein PDF- oder Word-Dokument. Dieses kann wiederum nur von Menschen gelesen werden. Da jedoch sowohl Maschinen als auch Menschen Rechnungen im elektronischen Format lesen können müssen, gibt es hybride Dateien. Eine hybride Datei wird zumeist im gleichen Atemzug mit dem ZUGFeRD-Format genannt – Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland. ZUGFeRD kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format.

Aufgrund der Vorgaben der EU-Richtlinien war die Entwicklung eines weiteren Formats nötig. Dieses kommt vor allem beim Austausch mit Behörden und Regierungen ins Spiel: bei öffentlichen Auftraggebern ist als Standard die XRechnung zu verwenden. Anforderung war hier, dass alle relevanten Rechnungsdaten automatisch, sprich ohne manuelle Eingriffe, verarbeitet und auch in weitere Unterlagen eingebunden werden können. Ziel des neuen XRechnung-Standards ist es, einen vollständig IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu etablieren – auch europaweit.

Wichtige Anforderungen für elektronische Rechnungen

Damit das Finanzamt Ihre elektronische Rechnung als gleichwertiges Dokument zur klassischen Papierrechnung ansieht, müssen Sie neben den grundsätzlichen Standards und Informationen – wie beispielsweise Name, Adresse, Bestellnummer – auf bestimmte Richtlinien achten. So muss die elektronische Rechnung vor allem für Menschen lesbar sein. Diese Anforderung wird zum Beispiel durch das bereits genannte hybride ZUGFeRD-Format gewährleistet. Darüber hinaus müssen Rechnungen im elektronischen Format erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden können. Eine abfotografierte Papierrechnung, die anschließend per Mail versendet wird, gilt daher nicht als E-Rechnung. Doch auch die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit müssen garantiert sein. Gewährleisten können das Unternehmen entweder durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder aber durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren.

Am allerwichtigsten ist jedoch, dass die Rechnungsempfänger:innen der elektronischen Rechnung zustimmen. Normalerweise erfolgt diese Zustimmung über die AGBs eines Unternehmens. AGBs sollten den Hinweis enthalten, dass das Unternehmen seine Rechnungen auf elektronischem Wege versendet. Kaufen Kund:innen dann etwas über den Webshop, müssen sie im letzten Schritt vor dem Kauf bestätigen, dass sie die AGBs gelesen haben – und stimmen somit der E-Rechnung zu.

Elektronische Rechnungsstellung: Das gilt in Sachen Aufbewahrung

Genau wie die typische Papierrechnung, müssen elektronische Rechnungen für eine gewisse Zeit archiviert werden. Die GoBD, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation, schreiben 10 Jahre vor. Wichtig ist dabei, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen unveränderbar abgelegt werden müssen. Kernziel ist es, dass die gesamte Dokumentation aller betrieblichen Prozesse im Falle einer Betriebsprüfung gänzlich nachvollzogen werden können.

Vorteile, die eine elektronische Rechnung mit sich bringt

Was dank dem Format XRechnung und XML-basierten Dateien im ersten Moment ziemlich kompliziert und nach einer schwierigen Software klingt, birgt letztlich viele Vorteile für Unternehmen. Allem voran der Fakt, dass Prozesse in der Buchhaltung dadurch für alle Beteiligten deutlich vereinfacht werden. Kein Wunder also, dass E-Rechnungen in der EU und auch weltweit perspektivisch vermehrt angewendet werden sollen. Zudem ermöglicht diese Art der Rechnungsstellung eine direkte, ortsunabhängige und kostenfreie Übertragung. Briefpapier, -umschläge und Porto entfallen nämlich komplett. Des Weiteren sind Ihre Lagerräume nicht länger vollgestopft mit zahlreichen Ordnern, in denen Rechnungen abgeheftet sind. E-Rechnungen ermöglichen eine platzsparende, digitale Lagerung.

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_Referenzen

_{https://www.e-rechnung-bund.de/}

_{https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-node.html}