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Dank Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsprozessen Vorschriften einhalten
Die Lösung „Einkaufsrichtlinien & Genehmigungen“ von Amazon Business bietet viele Vorteile, mit denen Sie Ihren Einkaufsprozess verbessern können.
Manchmal ist die Einhaltung von Genehmigungsprozesse und Einkaufsrichtlinien in Unternehmen schwierig. Warum eigentlich? Ganz egal, ob Sie in einem kleinen oder großen Unternehmen als Administrator*in tätig sind, unsere umfassende Lösung „Einkaufsrichtlinien & Genehmigungen“ hilft Ihren Teams bei der Einhaltung aller Vorschriften und Regeln. Die Hauptvorteile sind:
1. Reduzieren Sie Ausgaben außerhalb der Richtlinien
Legen Sie Ausgabenlimits für Bestellungen fest, um „wildes Einkaufen“ in Ihrem Unternehmen einzugrenzen. So sorgen Sie dafür, dass sich Einkäufer*innen innerhalb dieser Grenzen bewegen oder Genehmigungen für höhere Ausgaben einholen müssen.
2. Vereinfachen Sie das Verwalten von Rechnungen
Sorgen Sie dafür, dass Produkte einfach zu erkennen sind, für die Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer zum Download zur Verfügung stehen. Sobald Sie die entsprechende Richtlinie aktivieren, werden Produkte mit Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer in Suchergebnissen und auf Produktseiten mit „eingeschränkt” oder „blockiert” markiert.
3. Fördern Sie den Kauf empfohlener Produkte
Finden Sie heraus, welche Produkte oder Lieferanten in Ihrem Unternehmen bevorzugt werden und beschränken oder blockieren Sie Produktkategorien und Lieferanten, um das Einkaufsverhalten im gesamten Unternehmen strategisch zu steuern. Damit veranlassen Sie Einkäufer*innen, Produkte aus bevorzugten Kategorien oder von entsprechenden Anbietern zu kaufen, und verhindern, dass eingeschränkte oder blockierte Artikel gekauft werden.
Für Produkte und Lieferanten, die Sie als eingeschränkt klassifiziert haben, können Sie Freigabestellen bestimmen, die für solche Bestellungen eine Genehmigung erteilen müssen, wenn sie ein*e Einkäufer*in tätigen will. Diese Funktion bietet Guided Buying allen Business Prime-Mitgliedern. Genehmigungsprozesse können so schnell und effizient abgewickelt werden. Wenn Sie noch kein Business Prime-Mitglied sind, können Sie sich zur kostenlosen Testversion anmelden, um die Vorteile von Guided Buying zu nutzen.
4. Managen Sie den Einkauf und vermeiden Sie Engpässe
Guided Buying hilft Ihnen, Inkonsistenzen in den Prozessen zu vermeiden, die individuelle Kaufgewohnheiten mit sich bringen. Außerdem hilft es, Geld zu sparen, indem es Käufer*innen dazu bringt, das gleiche Produkt häufiger zu kaufen. Die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien im Unternehmen zu forcieren, muss den Einkaufsprozess nicht verlangsamen. Sie können jeder Richtlinie eine oder mehrere zuständige Freigabestellen zuweisen, zum Beispiel um eine schnellere Bearbeitung der Genehmigungsprozesse zu ermöglichen. Mit der Funktion „Chargenfreigabe“ kann die Freigabestelle mehrere Aufträge gleichzeitig genehmigen, sodass Käufer*innen jederzeit bekommen, was sie brauchen.
5. Verbessern Sie die Transparenz im Einkauf
Führen Sie in den Workflow ein, dass eine Freigabestelle Kommentare zu Einkaufsrichtlinien abgibt, um zu erläutern, warum sie Anträge genehmigt, ablehnt oder um Anpassungen bittet. Solche Informationen erhöhen die Transparenz und ermöglichen es Einkäufer*innen unkompliziert zu bestellen, was sie benötigen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter*innen mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. Gleichzeitig helfen sie Ihnen, die Kontrolle über den Einkauf zu behalten.
Wenn Sie Geschäftskunde von Amazon Business sind, besuchen Sie zunächst die Seite Einkaufsrichtlinien und Genehmigungen, zu finden unter „Einkaufsrichtlinien” in den Business-Einstellungen. Wenn Sie kein Geschäftskunde von Amazon Business sind, erstellen Sie ein kostenloses Konto und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Einkäufer*innen unterstützen und Ihre Ausgaben in den Griff bekommen können.
“Durch die Möglichkeit, Warengruppen zu sperren beziehungsweise Genehmigungsprozesse auszulösen, erhalten wir weitere Unterstützungsinstrumente, um unsere Einkaufsrichtlinien einzuhalten.”
— Sascha Scharne, Gruppenleiter Investitions- und Dienstleistungseinkauf bei ERCO
