Neue Formen der Beschaffung für Non-Profit-Organisationen

Bestimmte Themen – wie zum Beispiel Transparenz und Effizienz – sind Herausforderungen, mit denen alle Organisationen in ihren Beschaffungsprozessen konfrontiert sind. Gemeinnützige Einrichtungen müssen sich jedoch mit einer Reihe anderer Aspekte auseinandersetzen.

„Organisationen müssen jeden Cent optimal einsetzen und nachweisen, dass möglichst 100 % der Ressourcen direkt für ihre Mission verwendet werden und nicht für den eigenen Geschäftsbetrieb“, sagt Lisa Walker, Supply Chain and Network Operations Practice, bei Deloitte. Diese Verpflichtungen, so notwendig sie auch sein mögen, können gemeinnützige Organisationen davon abhalten, ihre Beschaffungsfunktionen wesentlich zu verbessern.

„Es kann schwer sein, eine Investition zu rechtfertigen, die dazu dient, Kompetenzen auszubauen, die im Endeffekt der Mission mehr zugute kommen könnten“, sagt sie. „Dazu gehören Investitionen in digitale Technologien, um die Effizienz und Wirksamkeit der Ausgaben zu verbessern, oder verwaltete Beschaffungsdienstleistungen, bei denen man Zugang zu erstklassigen Technologien, Mitarbeitern, Fähigkeiten und Fachwissen erhält.“

Wertschöpfung durch Werte

Neben den reinen Kosteneinsparungen muss der moderne Einkauf auch sicherstellen, dass die Lieferanten eines Unternehmens mit den Grundwerten des Unternehmens übereinstimmen, sei es in Bezug auf Lieferantenvielfalt, Nachhaltigkeit oder darüber hinaus. Diese Notwendigkeit kann im gemeinnützigen Sektor noch ausgeprägter sein, „wo Organisationen eine Mission haben und verstehen, wie sich diese Mission in den von ihnen ausgewählten Lieferanten widerspiegelt“, sagt Brent Griffith, Managing Director bei Deloitte. „Es ist besonders wichtig für gemeinnützige Organisationen, dass sie wissen, wie sie eine diverse Lieferantenbasis aufbauen, lokale Lieferanten finden, die die Gemeinschaft unterstützen, und die Nachhaltigkeit ihrer Lieferanten verfolgen können.“

Dank seiner langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit großen gemeinnützigen Organisationen im Gesundheitswesen weiß Sean Ullman, Senior Account Executive, Nonprofit, bei Amazon Business, wie wichtig es ist, das Beschaffungswesen mit der Mission in Einklang zu bringen.

„In der Vergangenheit war es immer so, dass die Verantwortung bei den Spendern lag, aber das muss nicht so sein“, sagt er. „Non-Profit-Organisationen können eine einmalige Investition vervielfachen, indem sie einen strategischen Beschaffungsplan aufstellen, der Lieferanten berücksichtigt, die mit der Mission übereinstimmen, wie z. B. lokale Unternehmen für das Betreiben einer kommunalen Tafel.“

Diese Kombination aus finanzieller Verantwortung und Werten prägt die gesamte Mission einer gemeinnützigen Organisation im Hinblick auf ihre Ausgaben.

„Es geht darum, nachzuweisen, dass sie Investitionen bei denjenigen Lieferanten tätigen, die am besten mit ihren Werten und Zielen übereinstimmen, damit Organisationen beweisen können, dass sie die besten Verwalter ihrer Ausgaben sind“, sagt Walker. Nicht zuletzt deshalb sind sich Experten wie Walker und Griffith einig, dass gemeinnützige Organisationen, die oft mit knappen Budgets und begrenztem Personal arbeiten, digitale Tools nutzen müssen, die echte Transparenz und messbare Vorteile bieten, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen.

In der richtigen Lösung liegt dabei der Schlüssel.

Amazon Business bietet gemeinnützigen Organisationen Zugang zu wettbewerbsfähigen Preisen für Millionen von Produkten. Es erleichtert auch den Zugang zu bevorzugten, missionsorientierten Verkäufern, was das Risiko einer schlechten Reputation verringert und gleichzeitig Effizienz sowie Kostenkontrolle erhöht. „Flexibilität ist der Schlüssel, damit die Beschäftigten fundierte Kaufentscheidungen treffen können“, sagt Ullman.

Indem sie Standards und Richtlinien festlegen, können gemeinnützige Organisationen kostenbasierte Erwägungen mit werte-basierten Erwägungen in Einklang bringen und beide maximieren. „Die Beschäftigten wählen immer noch selbst, was sie kaufen wollen. Sie genießen weiterhin die Preisflexibilität des Marktes, aber es erlaubt der gemeinnützigen Organisation, Richtlinien festzulegen“, sagt Ullman. „Amazon Business sorgt für Transparenz und ermöglicht es Verhaltensweisen zu lenken.“

Ein Toolkit für gemeinnützige Organisationen

Die digitale Beschaffung kann auch ein wichtiges Instrument sein, um gemeinnützigen Organisationen bei der Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien zu helfen, Daten mit Projekten zu verknüpfen und darüber zu informieren, in welchen Bereichen Ausgaben getätigt werden. „Sie brauchen hochwertige Ausgabenanalysen, um zu belegen, dass Sie ein effektiver Betriebsleiter sind“, sagt Walker.

Amazon Business, so Ullman, erfüllt diese Anforderungen durch Funktionen,  die mit Blick auf die Einhaltung von Vorschriften entwickelt wurden. „Für jede Förderzusage gibt es unterschiedliche Bedingungen und damit auch unterschiedliche Erwartungen an die Beschaffung“, sagt er. „Wir können gemeinnützigen Organisationen mit Guided Buying – einer kostenpflichtigen Funktion von Business Prime – helfen, Richtlinien festzulegen, die den Beschäftigten dabei helfen, Einkäufe innerhalb der festgelegten Zuschuss- und Spendenparameter zu tätigen, die oft sehr eng gefasst sind.“

Ullman weist auch darauf hin, dass gemeinnützige Organisationen die Vorteile von Business Prime zu verschiedenen vergünstigten Tarifen nutzen können. Und für diejenigen, die die Cashflow-Vorteile eines erweiterten Kreditrahmens nutzen möchten, bietet Amazon Business Kauf auf Rechnung an. Und da die meisten Beschäftigten mit dem Einkaufserlebnis bei Amazon vertraut sind, kann die Einführung kaum reibungsloser und intuitiver ablaufen.

Entscheidend ist, dass Amazon Business den Vorständen von gemeinnützigen Organisationen bei der Erfüllung ihrer wichtigen Aufgaben hilft, sagt Ullman. „Mitglieder haben viele gleichermaßen wichtige Aufgaben. Sie führen die Organisation, lenken die wirkungsvolle Arbeit und dienen als individuelle Spender und Fürsprecher für die Mission, um andere dazu zu motivieren, zu investieren“, sagt er. „Insgesamt liegt die treuhänderische Verantwortung für die Organisation auf ihren Schultern.“

Ullman ist der Meinung, dass der Versuch, diese Verpflichtungen zu erfüllen, ohne die Beschaffung zu berücksichtigen, eine wichtige Chance ungenutzt lässt. „Bei der Besprechung des Jahresbudgets mit der Führung einer gemeinnützigen Organisation sollten die Vorstandsmitglieder auch über Amazon Business als Teil einer ganzheitlichen Kosteneinsparungslösung sprechen“, sagt er.

Ursprünglich im Wall Street Journal veröffentlicht.