Tipps für den Kauf auf Rechnung

Bei Amazon Business finden Sie die Auswahl und den Komfort, den Kunden an Amazon schätzen – mit besonderen Vorteilen für Unternehmen. Mit „Kauf auf Rechnung” können Sie den Einkauf für Ihre Firma vereinfachen. Die Zahlungsoption ist nur für qualifizierte Kunden per Einladung verfügbar und verleiht Ihrem Betrieb kurzfristige Kaufkraft mit 30 Tagen Zahlungsziel ganz ohne Gebühren oder Zinsen*. Außerdem bietet „Kauf auf Rechnung” mehrere Vorteile, die andere Amazon Business-Funktionen perfekt ergänzen. Erfahren Sie mehr zur Einrichtung von „Kauf auf Rechnung” in unserem Videotutorial.

Diese Zahlungsoption kann als ein Cashflow- und Management-Tool innerhalb der Einkaufs-Toolbox von Amazon Business betrachtet werden. Hier sind fünf Tipps, wie Sie Ihr Amazon Business-Konto optimal nutzen.

1. Legen Sie Rollen und Berechtigungen fest, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen

Amazon Business macht es für Administratoren einfach, schnell neue Benutzer hinzuzufügen und Rollen zuzuweisen.

Administratoren haben vollen Zugriff auf das Amazon Business-Konto und den Kreditrahmen von “Kauf auf Rechnung”. Im Gegensatz zu Administratoren können Anforderer jedoch nur Bestellungen aufgeben, Zahlungsarten hinzufügen und Bestellungen genehmigen. Somit hat Ihre Einkaufsabteilung nur Zugriff auf die nötigen Funktionen.

Ein Administrator kann Benutzern auch die Rolle Finanzen und Buchhaltung zuweisen, die Benutzern ermöglicht, Kontodetails wie Rechnungen, Gutschriften und Bestellhistorie einzusehen, ohne Zugriff auf das vollständige Geschäftskonto zu erhalten. Sie können zum Beispiel Ihrem Kreditorenbuchhalter eine Finanzrolle zuweisen, damit er Fragen zur Buchhaltung bearbeiten kann.

Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen und Rollen zuzuweisen, wählen Sie Business Konto verwalten im Dropdown-Menü und Personen (unter Personen + Gruppen) aus. Geben Sie nun unter Personen hinzufügen die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein und weisen Sie die entsprechende Rolle zu.

2. Erstellen Sie individuelle Rechnungsvorlagen

Über “Kauf auf Rechnung” können Sie Rechnungen an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mehrere Rechnungsadressen hat, können Sie für jede Adresse eine eigene Vorlage erstellen und diese Vorlage verschiedenen Gruppen innerhalb des Unternehmens zuweisen. Diese Funktion kann für Unternehmen mit verschiedenen Standorten, mehreren Schulen innerhalb eines Landkreises oder den spezifischen Kostenstellen innerhalb eines Unternehmens hilfreich sein. Benutzerdefinierte Vorlagen ermöglichen es Ihrem Unternehmen auch, PDF-Rechnungen an unterschiedliche E-Mail-Adressen zu senden, so dass Manager verschiedener Gruppen oder Standorte die für sie spezifischen Rechnungen erhalten.

Jeder Administrator ist in der Lage, eine Rechnungsvorlage zu erstellen. Wählen Sie dazu die Option Rechnungsvorlage verwalten, die sich im Abschnitt Kauf auf Rechnung Ihres Business-Kontos befindet.

Sie können das Tool auch als Standard-Zahlungsoption in externen ePayment-Systemen, wie Coupa oder Arriba, festlegen.

3. Nutzen Sie die regelmäßige Rechnungsstellung für mehr Flexibilität

Anders als bei vielen Bezahlmethoden kann Ihr Unternehmen mit “Kauf auf Rechnung” konsolidierte Rechnungen je nach Bedarf jeden Monat, jede zweite Woche oder jede Woche erhalten.

Einige Unternehmen benötigen eine detaillierte Rechnungsstellung pro Bestellung. Andere schätzen die vereinfachte Kontenabstimmung mit aufgeschlüsselten Rechnungen, den die regelmäßige Rechnungsstellung bietet. Somit können Sie eine einmalige Zahlung einplanen oder anpassen, sobald ihre Organisation Rechnungen erhält. Mit “Kauf auf Rechnung” können Sie Rechnungen auch nach Gruppe und/oder Bestellnummer trennen.

Was auch immer Sie benötigen, Amazon Business bietet Ihnen mit „Kauf auf Rechnung“ die Flexibilität, die Sie je nach Bedarf brauchen.

4. Passen Sie Einkaufsrichtlinien und Genehmigungen an

Durch die Einrichtung von Genehmigungsprozessen, die Einschränkung von Produktkategorien und die Festlegung von bevorzugten Produkten können Administratoren dazu beitragen, die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien im gesamten Betrieb sicherzustellen. Dieses automatisierte System vereinfacht den administrativen Überwachungsprozess und erhöht die organisatorische Transparenz, sodass Sie nicht jeden Einkauf überprüfen müssen – das spart Zeit und Aufwand.

Mit der Funktion Guided Buying können Sie bei “Kauf auf Rechnung” die vom Unternehmen bevorzugten Produkte und Lieferanten festlegen, um unnötige Ausgaben einzudämmen und sicherzustellen, dass die Einkäufer eine kosteneffektive Wahl treffen. Die Funktion spart Ihren Einkäufern Zeit, da sie schnell finden können, wonach sie suchen, ohne sich genaue Modellnummern merken oder auf eine freigegebene Produktliste verweisen zu müssen. Die Nutzer können während des Einkaufs und beim Zahlungsvorgang aus einer kuratierten Selektion wählen.

Über die Gruppenfunktion können Administratoren Richtlinien für Guided Buying für verschiedene Geschäftsbereiche, Abteilungen, Standorte oder Zahlungsmethoden einer Organisation festlegen. So können Sie zum Beispiel Ihrer IT-Gruppe erlauben, Produkte aus der Kategorie „Laptop-Computer” zu kaufen, aber anderen Gruppen den Kauf dieser Art von Produkten untersagen.

5. Zugriff auf Berichte zum Überprüfen und Abstimmen von Rechnungen

Erhalten Sie Zugriff auf Berichte zum Überprüfen und Abstimmen von Rechnungen

Sie können verschiedene Berichte überprüfen und erstellen, um den Abgleich von Rechnungen zu erleichtern. Unter „Beschaffungsanalysen“ können Sie einen Bericht über Bestellungen erstellen, um Rechnungsdetails wie die Bestellnummer, die Bestell-ID und den Bestellstatus sowie den fälligen Rechnungsbetrag, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und andere Details zu überprüfen. Legen Sie einfach einen Datenbereich fest und laden Sie die CSV-Datei herunter. (Grafikidee: Beispiel-Screenshot)

Es gibt mehrere Filteroptionen zur Anpassung der Berichte, sodass Sie sich auf die Einkaufsdetails konzentrieren können, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Zudem können Sie diese Anpassungen so speichern, dass Sie sie jedes Mal verwenden können, wenn Sie auf die Berichte zugreifen.

Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Zahlungsarten, die Amazon Business seinen Kunden anbietet, wie etwa Bezahlen per Kreditkarte oder Amazon Pay. Weitere Hilfe bei der Anpassung Ihres Kontos finden Sie unter Business Accounts Help & Customer Service.

_{*vorbehaltlich positiver Bonitätsprüfung}