Gastbeitrag: Wie das Beschaffungsteam von ExxonMobil den Business-Continuity-Plan unterstützt hat

Ich arbeite seit mehr als 15 Jahren bei ExxonMobil und leite derzeit den globalen Einkauf für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO). Im Laufe der Jahre hatte ich viel zu tun, um die verschiedensten Herausforderungen zu bewältigen. Auch wenn man nicht auf alles vorbereitet sein kann – wer Krisen überstehen und in guten Zeiten bestehen will, kommt an einem Thema nicht vorbei: Denn Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren, sind besser dafür gerüstet, ihren Geschäftsbetrieb in guten wie in schlechten Zeiten aufrechtzuerhalten.

In den letzten Monaten haben Unternehmen aller Größen und Branchen ihre Business-Continuity-Pläne in die Tat umgesetzt, einschließlich angepasster Lieferketten und alternativer Arbeitsmodelle. In dieser Zeit wurde Einkaufs-Verantwortlichen klar, ob wir gut auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet sind und ob die Prozesse, die wir vorab definiert haben, uns in schwierigen Zeiten helfen oder eher behindern. Da auch der Einkauf in den letzten Jahren zunehmend auf digitale Transformation und Automatisierung setzt, haben viele Beschaffungsorganisationen – einschließlich unserer Teams bei ExxonMobil – moderne Lösungen entwickelt, die uns unabhängig von der Arbeitsumgebung effektiver machen.

Weltweite MRO-Aktivitäten

Unsere MRO-Gruppe verantwortet einen großen Teil der weltweiten Beschaffungsvorgänge von ExxonMobil, darunter auch die Kapitalbeschaffung und betriebliche Ausgaben. Bei Geschäftsvorgängen unserer Größenordnung setzen wir zunehmend auf Technologien, die Abläufe optimieren und unsere internen Kunden überzeugen. Als Kaufleute bei ExxonMobil konzentrieren wir uns darauf, was für das Unternehmen wichtig ist: wie man die richtigen Produkte und Services bereitstellt und welche Kanäle und Verträge notwendig sind, um Materialien und Services zu beschaffen, damit der Betrieb und einzelne Projekte reibungslos ablaufen. Doch es gibt immer Raum für Verbesserungen, und digitale Technologien spielen dabei eine immer wichtigere Rolle.

So haben wir zum Beispiel vor kurzem eine Cloud-Lösung implementiert, um alle unsere Verträge an einem Ort zu hosten. Nun können Anwender ihre Bestellungen innerhalb einer einfachen, benutzerfreundlichen Plattform aufgeben. Dieses Cloud-basierte System ermöglicht es den Anwendern, unabhängig von ihrem Standort auf Verträge zuzugreifen und automatisch Transaktionen durchzuführen. Manuelle Prozesse sind nicht mehr notwendig. Ein Großteil der MRO-Transaktionen von ExxonMobil betrifft jedoch die spontane Beschaffung kostengünstiger Verbrauchsgüter wie Kleingeräte, einfacher Labor- oder Bürobedarf, Schrauben und Muttern, Elektroartikel und persönliche Schutzausrüstungen (PSA). Die Zeit, die für die Suche, Beschaffung und Kostenaufstellung dieser Art von Artikeln aufgewendet wird, könnte besser in andere, strategischere Aufgaben investiert werden.

Außerdem hatten wir bei solchen Spontangeschäften nicht den Grad an Preistransparenz wie bei unseren strategischeren, vertraglich fixierten Ausgaben. Durch die Konsolidierung all dieser Transaktionen in unserem neuen Procure-to-Pay-System und die Möglichkeit, Amazon Business für den Einkauf von MRO-Verbrauchsmaterial zu nutzen, konnten wir solche Routinekäufe stärker automatisieren und transparenter machen. Darüber hinaus können unsere Kunden im Shop von Amazon Business mehrere Lieferanten von MRO-Verbrauchsmaterialien vergleichen und so günstigere Preise erzielen. Dies führt zu einer Reduzierung unserer Transaktionskosten.

Wir haben positive Rückmeldungen von den Nutzern erhalten, vor allem zur Möglichkeit, innerhalb von Amazon Teams zu bilden. Dies stärke die Zusammenarbeit, ermögliche mehr Transparenz bei Gemeinschaftsausgaben und verbessere durch Ausgabenlimits und den Verweis der Benutzer auf genehmigte Artikel die Einhaltung von Vorschriften. Noch wichtiger ist, dass diese Prozesse unser Team in die Lage versetzt haben, unsere Geschäftstätigkeit weltweit aufrechtzuerhalten – trotz der gegenwärtigen globalen Herausforderungen für unsere Lieferkette. Durch geeignete digitale Tools in unserem Beschaffungssystem und den Fokus auf zuverlässige Lieferketten kam es zu keinen Beeinträchtigungen des Geschäftsbetriebs.

Als Beschaffungsexperte spreche ich oft über die Gesamtkosten für Artikel und Services. Doch viele Einkaufs-Verantwortliche achten nicht genug auf die Kosten des gesamten Prozesses, wenn sie Bestellaufträge ausführen. Wir haben auf Technologielösungen gesetzt, die die Gesamtbeschaffungskosten eines Unternehmens sowohl beim Faktor Zeit als auch beim Budget reduzieren. Wenn Sie zum Beispiel einen teuren Kauf wie eine Turbine tätigen, sind Qualität und Kosten die wichtigsten Faktoren. Wenn Sie jedoch wiederholt niederpreisige Artikel kaufen, müssen Sie die Gesamtkosten dieser Transaktionen im Blick haben – zum Beispiel die Kosten für den Transport des Materials vom Lieferanten zum Endabnehmer. Es sind diese komplexen Fragen im Zusammenhang mit Kosten, Volumen und Lieferketten, die Sie durch die digitale Transformation Ihrer Beschaffungsprozesse lösen können.

All dies sind Daueraufgaben, bei denen ein modernes, digitales Beschaffungssystem helfen kann. Die Verantwortlichen müssen ihren Unternehmen nun zeigen, dass Beschaffung über den reinen Preis von Artikeln hinausgeht. Und dass ein ganzheitliches Konzept vonnöten ist, mit dem man seinen Bedarf sinnvoll einkaufen und gleichzeitig Retouren reduzieren und einen Mehrwert fürs Unternehmen liefern kann. Ich habe erkannt, dass Technologie und Lösungen wie Amazon Business sowohl in Krisen als auch in normalen Zeiten dazu beitragen können, die Transaktionskosten zu minimieren und die Beschaffung zu einem Werttreiber zu machen.

Über den Autor: Mariano Matzkin

Mariano Matzkin ist Global MRO Procurement Manager und überwacht bei ExxonMobil die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen für Wartung, Reparatur und Betrieb.