Steuern sparen: Welche Ausgaben kann ich als Freiberufler absetzen?

Welche Betriebsausgaben können Selbstständige von der Steuer absetzen?

Die Einkommensteuer wird anhand der Steuererklärung vom Gewinn eines Unternehmens an das Finanzamt abgeführt. Dieser ergibt sich aus der Summe Ihrer Einnahmen abzüglich sämtlicher Betriebsausgaben, wie die Werbungskosten bei Selbstständigen heißen. Ermittelt werden sie über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Zu den Ausgaben, die Sie als Freiberufler*in steuerlich absetzen können, gehören beispielsweise die Miete für Büroräume, Sozialversicherungsbeiträge, aber auch Büromaterialien wie Druckerpapier, IT-Produkte wie Laptops und Smartphones oder Hygieneprodukte wie Papierhandtücher und Seife. Wichtig ist immer, dass diese Ausgaben einen Bezug zu Ihrer beruflichen Tätigkeit haben und Sie diese per Rechnung belegen können.

Arbeitsmittel

Um Arbeitsmittel steuerlich abzusetzen, müssen diese zu 90 Prozent gewerblich genutzt werden. Alles, was darunter liegt, muss als Privatentnahme besteuert werden. Zu den Arbeitsmitteln gehört die Ausstattung des Büros, beispielsweise Möbel wie Tische und Stühle, sämtlicher Schreibbedarf, Computer und Drucker, Software, Fachliteratur und Werkzeuge. Auch Arbeitskleidung und deren Reinigung sind von der Steuer absetzbar.

Büro und Arbeitszimmer

Wenn Sie Büro-, Produktions- oder Lagergebäude betrieblich nutzen, um Einkünfte zu erzielen, können Sie die Miete sowie Fixkosten wie Heizung, Strom und Wasser als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Als Freiberufler*in können Sie zudem die Kosten für ein Arbeitszimmer in Ihrem Haus oder in Ihrer Wohnung unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen. Wenn das Arbeitszimmer Betriebsstätte oder Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit ist, gibt es bei der Absetzung keine Höchstgrenze. Falls dies nicht zutrifft, Ihnen aber für die im Arbeitszimmer ausgeübte berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht (z. B. weil es in Ihrer Werkstatt oder Lagerhalle kein Büro für die Buchhaltung gibt), sind immerhin noch bis zu 1.250 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben absetzbar. Zu den abzugsfähigen Kosten für das Arbeitszimmer gehören außerdem unter anderem Reparatur- und Renovierungskosten, Beiträge zu Hausversicherungen, Müllabfuhr und Energiekosten.

Fahrtkosten 

Für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können Sie eine Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer des kürzesten Wegs steuerlich geltend machen. Mit der Entfernungspauschale werden sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten, also zum Beispiel auch Garagenmiete, Parkgebühren, Finanzierungs- und Reparaturkosten. Wenn Sie Ihren Pkw als Freiberufler*in oder Selbstständige*r zu mehr als 90 Prozent für Ihre berufliche Tätigkeit oder Ihre Firma nutzen, sind alle Ausgaben wie Kraftstoff, Kfz-Haftpflicht, Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung als Werbungskosten abzugsfähig.

Reisekosten

Wenn Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit reisen, können Sie die Aufwendungen von der Steuer absetzen. Hierzu zählen Fahrt- und Übernachtungskosten, Pauschalen für die Verpflegung bei ein- oder mehrtägigen Reisen, sowie Ausgaben für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck.

Bewirtungskosten

Für Geschäftsessen im Rahmen Ihrer selbstständigen Tätigkeit, etwa mit Kund*innen, gewährt das Finanzamt den Abzug von Bewirtungskosten. Wichtigste Voraussetzung: Damit das Finanzamt den Betrag anerkennt, muss dieser angemessen und plausibel sein. Sofern die richtigen Belege vorliegen, sind bis zu 70 Prozent als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar. Ihr Beleg muss nicht nur den Ort und den Anlass, sondern auch alle beteiligten Personen auflisten.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Gerade für Existenzgründer*innen ist die Reglung zur Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) wichtig. Wenn Sie ein Fahrzeug oder einen Laptop für Ihre berufliche Tätigkeit kaufen, schreiben Sie den Kaufpreis in der Regel auf mehrere Jahre verteilt ab. Doch das lohnt sich nicht beim Kauf von Gegenständen, die vergleichsweise wenig kosten. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Anschaffungen mit einem Wert von bis zu 800 Euro (ohne Umsatzsteuer), für die eine Absetzung mittels einer vereinfachten (einmaligen und sofortigen) Abschreibung erlaubt ist.

Tipp: Für alle Wirtschaftsgüter über 800 Euro gibt das Finanzministerium regelmäßig aktualisierte AfA-Listen² (Abschreibung für Abnutzung) heraus, anhand derer Sie sich orientieren können, wie lange der übliche Abschreibungszeitraum ist. Dies ist besonders interessant bei geplanten Investitionen mit hohen Kosten.

Sonstige Ausgaben

Es gibt noch eine ganz Reihe weiterer von der Steuer absetzbarer Kosten, die für Freiberufler*innen und Selbstständige wichtig sind. Dazu zählen Fort- und Weiterbildungskosten (allerdings nur, solange das Finanzamt einen erkennbaren Zusammenhang zu Ihrer Tätigkeit sieht), Internet- und Handykosten, Kontogebühren, Beiträge für Berufsverbände, berufsspezifische Versicherungen, Kosten für die Erstellung/Verwaltung der Website sowie für die Nutzung von Patenten oder Marken und Ausgaben für Werbung (Achtung: diese heißen Werbekosten und sind nicht zu verwechseln mit den Werbungskosten!). Außerdem können Sie die Aufwendungen für die Bezahlung externer Dienstleistungen von unabhängigen Fachleuten wie Rechtsanwält*innen oder IT-Expert*innen steuerlich geltend machen.

Tipp: Wenn Ihnen ein*e Steuerberater*in bei der Steuererklärung hilft, können Sie diese Kosten ebenfalls absetzen und dadurch zusätzlich Geld sparen.

Sonderausgaben

Neben den Betriebsausgaben können Freiberufler*innen und Selbstständige Sonderausgaben wie Beiträge für die Renten- und die Krankenversicherung, Spenden, Kirchensteuern sowie Beiträge für Haftpflichtversicherungen in der Steuererklärung geltend machen.

Altersvorsorge

Für Unternehmer*innen, Selbstständige oder Freiberufler*innen ist die eigenständige Altersvorsorge besonders wichtig, da sie oftmals nicht in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. Sie haben Anspruch auf einen Sonderausgaben-Abzug für die Zahlung von Altersvorsorge-Beiträgen in ihrer Einkommensteuererklärung. Außerdem werden die Riester-Rente und die Rürup-Rente staatlich gefördert.

Krankenversicherung / Pflegeversicherung

Als Selbständige*r können Sie sich freiwillig für eine gesetzliche Krankenversicherung entscheiden oder haben die Möglichkeit, eine private Krankenversicherung abzuschließen. Die sogenannte Basisversorgung, die den Großteil Ihrer Krankenversicherung ausmacht, können Sie von der Steuer absetzen. Nicht abzugsfähig sind Wahltarife und Zusatzleistungen. Alle mit einer privaten Krankenversicherung müssen zusätzlich eine private Pflege-Pflichtversicherung (PPV) abschließen. Selbständige sind über die die freiwillige Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung gleichzeitig auch pflegeversichert.

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_Referenzen

_{¹ Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.}

_{² https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/AfA_Tabellen/afa_tabellen.html}

_{„Einkommen- und Lohnsteuer”, Bundesministerium der Finanzen. 2019. (URL: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/Broschueren_Bestellservice/2017-12-12-Einkommen_Lohnsteuer_lang.pdf?__blob=publicationFile&v=4)}

_{https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/pflege/online-ratgeber-pflege/die-pflegeversicherung.html}