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So funktioniert die Eintragung ins Handelsregister
Ob Einzelunternehmer:in oder OHG: Für fast alle Kaufleute besteht die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Dies gilt es zu beachten.
Wer ein Unternehmen gründet, muss sich nicht nur um die passende Finanzierungsform und einen Businessplan kümmern oder sich mit dem Thema Gründungskosten auseinandersetzen. Auch eine Eintragung in das sogenannte Handelsregister ist hier früher oder später vonnöten. Hierbei handelt es ich um ein Verzeichnis, das von den Registergerichten bei den Amtsgerichten geführt wird und in dem alle Kaufleute mit ihren Unternehmensdaten aufgelistet sind. Unterschieden wird hier in zwei Abteilungen: Die Abteilung A (HRA) und Abteilung B. Beide haben aber gemein, dass neben dem Namen der Firma unter anderem auch die Rechtsform, der Unternehmenssitz, alle Mitglieder der Geschäftsführung sowie der Höhe des Stamm- beziehungsweise Grundkapitals eingetragen werden. Vor einigen Jahren noch analog in Papierform, existiert das Handelsregister seit dem 1. Januar 2007 ausschließlich in elektronischer Form. Diese Umstellung spart nicht nur allerhand Papier, Interessierte können so auch viel einfacher die Daten der Unternehmen einsehen. Gerade für potenzielle Kund:innen oder Geschäftspartner:innen, die kurz vor einem Vertragsabschluss stehen, ist das nützlich.
Diese Unternehmen müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen
Doch nicht jede:r, der:die ein Unternehmen betreibt oder sich gerade selbstständig gemacht hat, ist dazu verpflichtet sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH, UG und AG, Personengesellschaften wie OHG oder KG und Einzelunternehmen, die einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb betreiben, besteht die klare Pflicht zur Handelsregistereintragung. Freiberufler:innen sowie einzelne Selbstständige werden hingegen nicht ins Handelsregister eingetragen. Für Kleingewerbe gilt wiederum eine kleine Ausnahmeregelung. Denn diese können auf freiwilliger Basis entscheiden, ob sie eine Eintragung ins Handelsregister wünschen. Mit dem Eintrag werden sie zum Kaufmann beziehungsweise zur Kauffrau und müssen dann als Grundlage für ihre Geschäfte nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), sondern das Handelsgesetzbuch (HGB) nutzen. Die Eintragung sollte jedoch wohl überlegt sein. Denn wie so oft hat die Medaille auch hier zwei Seiten.
Vorteile der Eintragung ins Handelsregister:
Der Eintrag ins Handelsregister schafft vor allem Vertrauen. Denn potenzielle Geschäftspartner:innen, Kund:innen sowie Lieferanten aber auch Geldgeber:innen wie Banken bekommen dadurch ein Gefühl von Transparenz und Sicherheit. Doch auch langfristig gesehen hat der Eintrag in das Handelsregister sein Gutes: Wer einmal eingetragen ist, darf selbstständig agierende Niederlassungen an anderen Standorten eröffnen. Und welche:r Unternehmer:in träumt nicht von einer Expansion der eigenen Firma? Ein weiterer – und wichtiger – Vorteil ist, dass das eingetragene Unternehmen unter einem Fantasienamen geführt werden darf. In der Geschäftsbezeichnung muss also nicht mehr der Name der Geschäftsführung stehen.
Nachteile der Eintragung ins Handelsregister:
Mit dem Eintrag ins Handelsregister gehen aber auch einige Verpflichtungen einher. Ganz ähnlich wie bei der klassischen Steuererklärung muss, wer erst mal im Handelsregister eingetragen ist, jährlich einen kaufmännisch geführten Geschäftsbericht vorlegen. Die Rede ist hier von der doppelten Buchführung. Eine einfache Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben reicht dann nicht mehr aus. Vor allem für kleine Betriebe, die nur wenige Ressourcen haben, kann dies zu einer Belastung werden.
So klappt die Eintragung für Unternehmen
Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht kompliziert. Natürlich kann es aber nützlich sein, sich von einem:r Berater:in – beispielsweise von der IHK – helfen zu lassen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf deren Website.
Wie schon erwähnt erfolgt die Eintragung mittlerweile elektronisch – und zwar bei Ihrem zuständigen Amtsgericht. Und Eintragen müssen Sie sich auch gar nicht selbst. Das übernimmt Ihr:e Notar:in. Diese:r prüft vor ab all Ihre Unterlagen und beglaubigt diese. Zudem müssen Sie ihm:ihr auch einen Beleg über die Einzahlung Ihres Stammkapital vorlegen. Hat Ihr Notar oder Ihre Notarin alle nötigen Papiere beisammen, übernimmt er oder sie die Eintragung im Handelsregister und sendet anschließend alle nötigen Dokumente an das Amtsgericht. Um die Arbeit hier zu erleichtern, können Sie im Vorfeld bereits einmal schriftlich nachfolgende Informationen festhalten:
- Name des Unternehmens
- Name des:der Geschäftsführer:in und der persönlich haftenden Gesellschafter:innen
- Namen vertretungsberechtigter Personen
- Rechtsform
- Firmensitz und Sitz aller Zweigstellen und Niederlassungen
- Höhe des Grund-, Stamm- und Kommanditkapitals
- Unternehmensgegenstand
- Datum der Ersteintragung
Gut zu wissen: Der Eintrag ins Handelsregister ist leider nicht kostenlos. Neben den Gebühren, die für eine:n Notar:in anfallen, müssen Sie in der Regel mit 100 bis 300 Euro rechnen. Dabei kommt es aber vor allem auf die Rechtsform an. So können auf Gründer:innen einer GmbH auch schon mal 700 Euro zukommen.
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