So geht richtiges Zeitmanagement

Zeit ist kostbar. Und obwohl sie eine unserer wichtigsten Ressourcen ist, gehen wir oft achtlos mit ihr um. Beginnend bei Businesscalls, die wir ab und an nach Feierabend führen, bis hin zu der schrecklich langweiligen Serie, die wir uns abends noch ansehen. Sollten wir unsere Zeit nicht lieber sinnvoll und effektiv nutzen? Das würde letztlich nicht nur unseren Alltag erleichtern – das richtige Zeitmanagement kann Unternehmen sogar effizienter machen.

In den vergangenen Jahrhunderten haben bereits zahlreiche Ökonom:innen, Manager:innen und sogar Präsident:innen Methoden und Tools entwickelt, dank derer sich die Zeit besser managen lässt. Wir stellen Ihnen die vier besten Techniken vor. Auch über weitere Zeitmanagement-Methoden, die sich ganz einfach in Ihren Alltag integrieren lassen, lesen Sie in unserem Blog.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Eine anstehende Aufgabe jagt die andere, ständig trudeln scheinbar dringende E-Mails ein und das Telefon steht auch nie still: Unsere ständige Erreichbarkeit gepaart mit falscher Zeiteinteilung können echte Zeitdiebe sein. Die meisten Führungskräfte oder Angestellten greifen dann im ersten Moment zur klassischen To-Do-Liste, um bei allem den Überblick zu behalten. Eigentlich der richtige Ansatz. Das Problem: Die Listen sind meist unübersichtlich und ohne Fokus auf die wichtigen Aufgaben. Dadurch arbeiten wir Dinge ab, die wir gar nicht erledigen müssten oder in einer anderen Form erledigen könnten.

Vor allem Selbstständige sind davon betroffen, da sie ihren Alltag eigenständig einteilen müssen. Das richtige Zeitmanagement setzt dem ein Ende und ermöglicht es, Ziele bewusst zu verfolgen, Freiräume zu schaffen, die Fehlerquote zu senken und kann darüber hinaus auch Stress senken, wenn nicht sogar vermeiden. Zeitmanagement ist daher für viele der Schlüssel zu einer guten Work-Life-Balance.

Das Pareto-Prinzip

Sie haben immer etwas zu tun und verstehen nicht, wie Kolleg:innen mit scheinbar weniger Aufwand immer an Ihnen vorbeiziehen? Dann können Sie Ihr Zeitmanagement womöglich mithilfe des Pareto-Prinzips verbessern. Dieses ermöglicht es Ihnen, dass Sie sich während Ihrer Arbeitszeit auf Aufgaben fokussieren, die die größten Auswirkungen auf das angestrebte Ergebnis haben. Benannt wurde die Methode nach Vilfredo Pareto, einem italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen.

Das Prinzip, auch bekannt als Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 Prozent Ihrer Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden können. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse erfordern mit 80 Prozent des Gesamtaufwands die quantitativ meiste Arbeit. Noch verständlicher wird das Pareto-Prinzip anhand einiger Beispiele:

• Im Vertrieb erzielen beispielsweise 20 Prozent der Produkte oder Kund:innen 80 Prozent des Umsatzes
• Bei der Lagerung nehmen 20 Prozent der Waren 80 Prozent des Platzes ein
• Und im Straßenverkehr finden auf 20 Prozent der Straßen 80 Prozent des Verkehrs statt

Wenn Sie das Prinzip von Pareto für sich nutzen wollen, müssen Sie die entscheidenden 20 Prozent aus Ihrem eigenen Stapel herausfiltern. Dadurch können Sie letztlich 80 Prozent der Arbeit bereits mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit erledigen.

Die Eisenhower-Matrix

Benannt nach Dwight D. Eisenhower, US-amerikanischer General der Army, Supreme Commander und später 34. Präsident der Vereinigten Staaten, hilft das Eisenhower-Prinzip vor allem beim Priorisieren von Aufgaben. Sollten Sie also beispielsweise dazu neigen, zu viel Zeit mit dem Beantworten von E-Mails zu verbringen oder sich Ihren Kalender von Terminen und Telefonaten diktieren lassen, ist die Eisenhower-Matrix die richtige Zeitmanagement-Methode für Sie.

Ziel ist es, alle Aufgaben dank vier verschiedener Quadrate zu clustern. Quadrat Nummer eins enthält die sogenannten A-Aufgaben. To-dos, die sowohl dringend als auch wichtig sind und die Sie sofort und selbst erledigen müssen. Quadrat Nummer zwei enthält B-Aufgaben. Diese To-dos sind zwar ebenfalls wichtig, haben aber nicht zwingend eine Dringlichkeit. Sie können diese daher exakt terminieren und somit zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen. In Quadrat Nummer drei befinden sich die C-Aufgaben. Obwohl diese dringend erledigt werden sollten, sind sie nicht unbedingt wichtig. Diese Aufgaben eignen sich daher besonders zum Delegieren. Zu guter Letzt befinden sich im vierten Quadrat die D-Aufgaben. Also To-dos, die weder dringend noch wichtig sind. D-Aufgaben landen somit in der Ablage oder – bestenfalls – direkt im Papierkorb.

Dank der Einteilung in verschiedene Quadranten sorgt die Methode, die Eisenhower geprägt hat, langfristig für mehr Produktivität bei den Mitarbeiter:innen und somit im ganzen Unternehmen.

Die ABC-Analyse

Vielleicht haben Sie sich eine der nachfolgenden Fragen auch schon mal gestellt: Welche Kund:innen sorgen für den größten Anteil am Unternehmensumsatz? Welche Produkte oder Dienstleistungen leisten den größten Beitrag zum Unternehmensgewinn? Und welche Rohstoffe verursachen die höchsten Lagerkosten? Antworten hierauf kann die ABC-Analyse liefern. Eine Methode, die vor allem in der Betriebswirtschaft Anwendung findet. Dank einer ABC-Klassifizierung lässt sich die grundlegende Ausrichtung eines Unternehmens prüfen und Faktoren aufzeigen, die zum entscheidenden Erfolg beitragen.

Zum Einteilen in die Gruppen A, B oder C eignen sich Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Zeitaufwand. Objekte, also beispielsweise Kund:innen oder Produkte, die in Kategorie A eingeteilt werden, sind sehr wichtig für den jeweiligen Betrieb. Kategorie B ist wichtig und alles, was unter Kategorie C fällt, ist weniger wichtig. Doch wie funktioniert diese Klassifizierung in der Praxis? Stellen Sie sich vor Ihr Unternehmen verkauft ein einfaches weißes Oberteil für zehn Euro. Aktuell haben Sie einen Kund:innenstamm von drei Personen. Zuerst überprüfen Sie den IST-Zustand und listen in einer Tabelle auf, welche:r Kund:in monatlich wie viel kauft. Sagen wir Nummer 1 kauft 20 Oberteile für insgesamt 200 Euro, Nummer zwei kauft 10 Oberteile für 100 Euro und Nummer drei kauft lediglich ein Oberteil für 10 Euro. Nun teilen Sie diese Käufer:innen entweder in die A-Klasse, nach B-Kund:innen oder in die Klasse C ein. Je nachdem, wie wichtig jede einzelne Person für Ihr Unternehmen ist.

Dank der ABC-Methode werden Sie künftig viel leichter erkennen, welche Käufer:innen für Ihren Betrieb am wichtigsten sind, um diese umfangreicher zu betreuen. So sparen Sie letzten Endes nicht nur Geld für falsche Marketingmaßnahmen, sondern auch wertvolle Zeit.

Die ALPEN-Methode

Was im ersten Moment nach einem netten Ski-Ausflug klingt, soll dabei helfen, Ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren. Entwickelt wurde die Methode von Lothar Seiwert, einem deutschen Autor und Redner. Sie zeigt, wie Sie Ihren Tag für größtmögliche Effektivität nutzen und strukturieren können. Dazu sind fünf Schritte nötig, die namensgebend für die Methode sind:

1. Aufgaben definieren: Eine Übersicht aller To-dos und Projekte verschaffen
2. Länge schätzen: Schätzen Sie, wie lange Sie für jede Aufgabe benötigen. Anhand der Summe können Sie sehen, ob Sie das geplante Tagespensum bewältigen können
3. Pufferzeiten einplanen: Verplanen Sie immer nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. 40 Prozent sind für unerwartete Ereignisse, Bio-Pausen oder soziale Interaktionen reserviert
   
4. Entscheidungen treffen: Entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie zuerst angehen. Bei der Priorisierung kann die Eisenhower-Methode nützlich sein
   
5. Nachkontrolle: Checken Sie am Abend, wie erfolgreich Ihre Planung war und ob Sie Ihre Ziele erreicht haben

Da sie so schnell und einfach umzusetzen ist, zählt die Die ALPEN-Methode zu den populärsten Zeitmanagement-Methoden. Denn selbst in noch so stressigen Arbeitsalltagen, lassen sich To-do-Listen dank dieser Analyse unkompliziert sortieren und priorisieren.

Natürlich gibt es neben diesen Techniken noch zahlreiche andere Methoden, mithilfe derer Sie Ihr Zeitmanagement optimieren können. Ein weiteres Beispiel ist unter anderem das "Getting Things Done"-System. Doch auch diverse Apps und sogar Bücher wie "Eat that Frog" von Brian Tracy sind hilfreiche Ansätze und liefern nützliche Informationen. Natürlich finden sich im Netz auch Seminare und Kurse, in denen erklärt wird, was Selbstmanagement ist und wie effektives Zeitmanagement funktioniert. Unser Tipp: Testen Sie einfach verschiedene Methoden aus und finden Sie so letztlich die optimale für sich und Ihren Arbeitsalltag.

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