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So nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll und effektiv
Sie wollen Ihr Unternehmen effizienter machen? Mit einigen kleinen Tipps und Tricks ist das sehr gut durchführbar. Wir verraten, wie Sie Ihr Zeitmanagement optimieren.
Bereits in der Antike war man davon überzeugt, dass Zeit ein kostbares Gut ist und man diese deshalb gut nutzen sollte. Benjamin Franklin prägte dann das Sprichwort „Zeit ist Geld”. In seinem Werk „Advice to a Young Salesman” von 1748 gab er den Nachwuchs-Kaufleuten den Rat mit auf den Weg: „Remember, that time is money”.
Planen Sie ihre Aufgaben so gut wie möglich
Das, was Franklin vor fast 300 Jahren den Jüngeren mit auf den Weg gab, das gilt auch heute noch: Man sollte seine Zeit nutzen und kann dadurch viel gewinnen. Am besten gelingt das mit einigen Tipps und Tricks. Am wichtigsten ist auf jeden Fall, seine Zeit zu planen. Ein praktisches Hilfsmittel hierbei ist ein Kalender, entweder ein elektronischer oder ein klassischer Kalender, in den Sie handschriftlich Ihre Termine eintragen.
Sollten Sie sich für die handschriftliche Version entscheiden, hat das den Vorteil, dass Sie sich die Termine von vornherein besser merken können. Denn was Sie einmal selbst aufgeschrieben haben, das bleibt besser im Gedächtnis. Sie können sich dann also leichter daran erinnern, dass Sie zu dieser und jener Stunde diese bestimmte Verabredung oder den Termin haben. Sie müssen natürlich nicht sofort Ihr ganzes Leben planen. Am besten ist es, wenn Sie wichtige Termine für die nächsten drei Monate notieren, für alles andere bietet sich eine Wochenplanung an. So wissen Sie immer genau, welche Aufgaben in der kommenden Woche auf Sie zukommen und behalten den Überblick.
Nehmen Sie sich Zeit und setzen Sie Prioritäten
Wenn Sie nun Ihre Terminplanung und Ihren Kalender organisiert haben, sich Ziele für jede Woche setzen (Beispiel: „Ich will diese Aufgaben erledigen”) und wissen, welche Arbeit in den kommenden Tagen ansteht, dann haben Sie den größten Schritt schon gemacht. Sie werden nun bereits deutlich schneller und effektiver durch Ihren Arbeitstag und auch durch das Privatleben kommen. Wenn Ihnen dabei allerdings trotzdem einmal alles über den Kopf wächst, beispielsweise weil unerwartete Termine spontan dazukommen:
Setzen Sie Prioritäten! Gerade, wenn es stressig wird, ist es wichtig, dass Sie alle anstehenden Arbeiten nach Ihrer Wichtigkeit sortieren und diese dann auf Ihrer Liste von oben nach unten erledigen. Es ist sinnvoll, sich hierfür Zeit zu nehmen, um einen genauen Überblick zu bekommen. Sollte dann mal etwas „hintenanstehen” müssen, was Sie nicht schaffen, dann ist das auch in Ordnung. Es bringt nichts, einfach alles abzuarbeiten, ohne Rücksicht darauf, ob Sie es überhaupt noch in Ihren Tag integrieren können. Denn wenn Sie das tun, dann sind Sie weder schnell nocheffizient. Sondern Sie erledigen zwar alle Aufgaben, aber keine davon so gut, wie Sie eigentlich könnten.
Nutzen Sie digitale Hilfsmittel
Es gibt außerdem eine Reihe von digitalen Lösungen, mit denen Sie – zusätzlich zu Ihrer Zeitplanung und Prioritätensetzung – noch effektiver arbeiten können: Mit den passenden Apps können Sie sich Unterstützung auf Ihr Handy holen, etwa Anwendungen, mit denen Sie To-Do-Listen anlegen und abarbeiten können. Mit Amazon Business können Sie die Einkäufe für Ihr Unternehmen einfach erledigen und Zeit sparen. Dank der Tools „Guided Buying” und „Spend Visibility” können Sie viele Prozesse automatisieren.
Falls Sie noch mehr zum Thema Zeitmanagement erfahren möchten: Florian Böhme, Deutschlandchef von Amazon Business, spricht in unserer neuen Videoserie „Spend Your Time Right” mit Expert:innen zu verschiedenen Aspekten des Themas Zeit – vom persönlichen Selbstmanagement der Mitarbeiter:innen, bis hin zum Zeitmanagement in der öffentlichen Beschaffung und zur Zeitersparnis durch die Digitalisierung des Einkaufs.
