Top Strategien zur Steigerung von Einsparungen und Effizienzgewinnen im Einkauf

In der heutigen wettbewerbsorientierten Unternehmenslandschaft stehen Beschaffungsteams unter zunehmendem Druck, Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Unternehmen jeder Größe, von kleinen Firmen bis hin zu großen internationalen Unternehmen, finden innovative Wege, ihre Beschaffungsprozesse zu revolutionieren und strategische Unternehmenseinkaufswege zu schaffen.

Durch die Implementierung fortschrittlicher Tools und Strategien für die elektronische Beschaffung straffen Unternehmen ihre Prozesse, reduzieren Redundanzen und sparen wertvolle Zeit für ihre Mitarbeiter. Die Beschaffungsteams erhalten genauere Informationen über die Ausgaben, sodass sie Lieferanten konsolidieren, Skaleneffekte maximieren und unnötige Einkäufe identifizieren können.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele von Unternehmen, die ihre Beschaffungspraktiken erfolgreich umgestellt haben:

AECOM: Optimierungs des Tail Spends und Reduzierung der Prozessschritte

Mit 87.000 Mitarbeitenden auf der ganzen Welt wandte sich das weltweit tätige Ingenieurbüro AECOM an Amazon Business, um die Herausforderungen seiner Ausgaben zu bewältigen.

Eine große Anzahl von Mitarbeitern gab beträchtliche Summen für Artikel wie Schreibwaren und IT-Zubehör bei Amazon aus. Mehr als 80 Mitarbeiter kauften vier oder fünf Artikel pro Monat über ihre persönlichen Amazon-Konten.

Diese Einkäufe wurden mit virtuellen Karten getätigt, und jeder Artikel musste dann einzeln mit einer Rechnung von Amazon abgeglichen werden. Insgesamt umfasste der Einkaufsprozess 16 Aktionen in neun verschiedenen Schritten, die viel Zeit für Mitarbeiter, Manager und Buchhalter in Anspruch nahmen.

AECOM beschloss, den gesamten Einkauf in die Coupa-Beschaffungsplattform zu verlagern, in die Amazon Business als Punchout-Option integriert werden sollte. Dies bedeutete, dass Mitarbeitende weiterhin von dem vertrauten Erscheinungsbild von Amazon profitieren konnten, während sie mit Hilfe der Funktion Guided Buying (eine kostenpflichtige Funktion) Artikel gemäß der Unternehmensrichtlinien bei zugelassenen Lieferanten kauften.

Das neue System hat zu bemerkenswerten Effizienzsteigerungen geführt: Die Anzahl der für den Kauf von Artikeln erforderlichen Aktionen wurde von neun auf fünf reduziert, und die Zeit, die für die Bestellung und den Abgleich von Rechnungen benötigt wird, konnte dank der Funktion Spend Visibility um über 70 Prozent verringert werden.

AECOM hat auch von der kostenlosen Lieferung im Rahmen der Business Prime-Mitgliedschaft profitiert und spart dadurch schätzungsweise mehr als 24.000 Euro pro Jahr.

Vision Multi Academy Trust: Vereinfachung der Rechnungsverwaltung und Zeitersparnis

Der Vision Multi Academy Trust, eine Bildungsorganisation, betreut mehr als 1.200 Kinder aus der Region Greater Manchester und hat einen erheblichen Bedarf an Schreibwaren und anderen wichtigen Artikeln.Der Verwaltungsaufwand, der mit solchen Käufen von geringem Wert, aber hohem Volumen verbunden ist, kann jedoch erheblich sein, und das Finanzteam des Vision Multi Academy Trust musste so effizient wie möglich arbeiten.

Der Trust wandte sich an die Amazon Business-Funktion Pay by Invoice, die es berechtigten Kundinnen und Kunden ermöglicht, eine monatliche Rechnung zu erhalten. „Wenn man eine Packung Stifte oder Schreibwaren für £4  kauft und dafür nur eine Rechnung pro Monat bekommt, statt für jeden einzelnen Kauf eine eigene Rechnung zu erhalten, spart man eine Menge Zeit. Besonders wenn man Hunderte von Einkäufen im Monat hat, macht das einen großen Unterschied“, sagt Darren Cosgrove, Chief Finance Officer bei Vision Multi Academy Trust. „Und das ist etwas, das ich sehr schätze.

Außerdem arbeitete das Unternehmen mit Amazon Business zusammen, um bevorzugte Lieferanten zu identifizieren, genehmigte Arbeitsabläufe einzurichten und die Konten zu zentralisieren. So konnte es von einer effektiveren Preisgestaltung und schnelleren Lieferungen dank verbesserter Genehmigungsprozesse profitieren.

Der Trust prüft nun das Potenzial für weitere Kosteneinsparungen durch Großeinkäufe, mit denen Ogranisationen beim Kauf einer größeren Anzahl von höherwertigen Artikeln bessere Preise erzielen können. „Jedes Kind hat ein Tablet erhalten“, sagt Cosgrove. „Der nächste Schritt besteht darin, jedem Kind einen Eingabestift bereitzustellen. Wir wollen herausfinden, wie wir mit Großbestellungen für diese Art von Artikeln Zeit und Geld sparen können.“

Nottingham Trent Universität: Förderung der Nachhaltigkeit durch lokale Beschaffung

Im Rahmen ihres Ziels, bis 2040 klimaneutral zu werden, nutzt die Nottingham Trent University Amazon Business, um ihre Nachhaltigkeitsbemühungen zu verbessern. Das System bevorzugt lokale Lieferanten bei der Produktsuche, reduziert die Kohlenstoffemissionen bei der Lieferung und unterstützt die lokale Wirtschaft.

„Studenten wollen an Universitäten gehen, die das Thema Nachhaltigkeit ernst nehmen“, sagt Claire Davies, Managerin für nachhaltige Beschaffung an der Nottingham Trent University. „Wir haben Lieferanten aus den East Midlands ausgewählt, die bei der Produktsuche an erster Stelle erscheinen. So können wir die lokale Wirtschaft unterstützen und den Kohlendioxidausstoß reduzieren, indem wir die Anzahl der zurückgelegten Kilometer verringern.

Die Universität hat auch Nachhaltigkeitszertifikate eingesetzt, damit die Menschen die Vorteile sehen können, die sich daraus ergeben.

Gordon Food Service: Bessere Kontrolle und Unterstützung von Initiativen zur Vielfalt

Die Kontrolle nicht autorisierter Einkäufe von nicht verwalteten Lieferanten war die treibende Kraft für den Lebensmitteldienstleister Gordon Food Service. „Wir hatten viele Lieferanten ohne Vereinbarungen und Amazon Business konnte uns wirklich helfen, diese Kategorien zu identifizieren und mehr Kontrollen einzuführen“, sagt Jeff Howard, Category Manager für indirekte Beschaffung bei Gordon Food Service.

Die Zusammenarbeit mit Amazon Business stellte außerdem sicher, dass die Mitarbeiter nur bei geprüften Lieferanten einkaufen konnten, die die DEI-Kriterien (Diversity, Equity and Inclusion) erfüllen. „Die Möglichkeit, bestimmte Artikel, die unsere DEI-Kriterien erfüllen, zu kennzeichnen und sie für unsere Nutzer sichtbar zu machen, ist enorm“, sagt Howard.

Das Unternehmen hat auch von besseren Berichtsmöglichkeiten profitiert, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Ausgaben genauer zu untersuchen und weitere Bereiche zu identifizieren, in denen diese konsolidiert oder eliminiert werden könnten.

Herausforderungen und Zukunftstrends meistern

Auch wenn neue Beschaffungslösungen zahlreiche Vorteile bieten, sollten Unternehmen auf mögliche Herausforderungen bei der Implementierung vorbereitet sein, wie z.B. das Änderungsmanagement und die Systemintegration. Die langfristigen Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosteneinsparungen und strategische Beschaffung überwiegen jedoch oft diese anfänglichen Hürden.

Die Trends im Beschaffungswesen deuten darauf hin, dass Nachhaltigkeit, Lieferantenvielfalt und datengesteuerte Entscheidungsfindung immer wichtiger werden. Unternehmen, die diese Trends effektiv nutzen können, , werden voraussichtlich weitere Verbesserungen in ihren Beschaffungsprozessen und -ergebnissen erzielen.